Leitfaden zu Umsatzsteuer & E-Rechnung

Verstehen Sie die EU-Umsatzsteuerregeln und E-Rechnungs-Pflichten für Freiberufler — verständlich erklärt, mit Beispielen.

So funktioniert die Umsatzsteuer für EU-Freiberufler

Ihre umsatzsteuerliche Behandlung hängt von drei Dingen ab: wer Ihr Kunde ist (Unternehmen oder Privatperson), wo er sich befindet und was Sie verkaufen (allgemeine Leistungen oder digitale / TBE-Leistungen). Hier sind die fünf Szenarien, die Clozo automatisch abbildet.

1 · Inländischer Kunde (gleiches Land)

Anwendbar, wenn: Ihr Kunde befindet sich im selben Land wie Sie.
USt.-Satz: Ihr inländischer USt.-Satz
Beispiel: Ein Designer aus Berlin stellt einem Kunden in München eine Rechnung → 19 % DE-USt.
Rechtsgrundlage: Art. 44 & 45, Richtlinie 2006/112/EG

2 · EU-B2B — Reverse-Charge-Verfahren

Anwendbar, wenn: Ihr Kunde ist ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat.
USt.-Satz: 0 % — Ihr Kunde schuldet die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land
Beispiel: Ein Designer aus Berlin stellt einem Unternehmen in Amsterdam mit gültiger NL-USt-IdNr. eine Rechnung → 0 % + Hinweis „Reverse-Charge-Verfahren“ auf der Rechnung.
Rechtsgrundlage: Art. 196, Richtlinie 2006/112/EG (Ort der Leistung: Art. 44); §13b UStG

3 · EU-B2C — allgemeine Leistungen

Anwendbar, wenn: Ihr Kunde ist eine Privatperson oder ein nicht umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land, und Sie erbringen allgemeine Leistungen (Design, Beratung, Entwicklung, Texterstellung, Coaching, Fotografie, Übersetzung usw.).
USt.-Satz: Ihr eigener inländischer USt.-Satz (Land des Leistenden)
Beispiel: Ein Designer aus Berlin erstellt ein Logo für eine Privatperson in Amsterdam → 19 % DE-USt.
Rechtsgrundlage: Art. 45, Richtlinie 2006/112/EG

4 · EU-B2C — digitale / TBE-Leistungen

Anwendbar, wenn: Sie verkaufen Telekommunikations-, Rundfunk- oder auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen (SaaS-Abonnements, vorproduzierte Online-Kurse, E-Books, Software-Downloads, Streaming-Inhalte, digitale Vorlagen) an Privatpersonen in einem anderen EU-Land.
USt.-Satz: USt.-Satz des Kundenlandes (Bestimmungsland)
Beispiel: Ein Kursanbieter aus Berlin verkauft Zugang zu einem Online-Kurs an eine Privatperson in den Niederlanden → 21 % NL-USt. (sofern Sie nicht unter der 10.000-€-Schwelle liegen).
Rechtsgrundlage: Art. 58 & 59c, Richtlinie 2006/112/EG

5 · Kunde außerhalb der EU

Anwendbar, wenn: Ihr Kunde befindet sich außerhalb der EU (USA, Vereinigtes Königreich, Schweiz usw.).
USt.-Satz: 0 % — außerhalb des Anwendungsbereichs der EU-Umsatzsteuer
Beispiel: Ein Berater aus Berlin stellt einem Kunden in New York eine Rechnung → 0 % + Hinweis „Leistung außerhalb der EU erbracht“.
Rechtsgrundlage: Art. 44 & 59, Richtlinie 2006/112/EG

Kleinunternehmer-Regelungen zur USt.-Befreiung

In den meisten EU-Ländern müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen, solange Ihr Jahresumsatz unter einer nationalen Schwelle bleibt. Der entsprechende gesetzliche Hinweis wird automatisch auf Ihren Rechnungen angezeigt, sobald Sie Ihr Regime in den Einstellungen auswählen.

Land	Regelung	Schwelle (2025–2026)	Rechtsgrundlage
Deutschland	Kleinunternehmer	25.000 € im Vorjahr UND 100.000 € im laufenden Jahr	§19 UStG
Niederlande	KOR (Kleineondernemersregeling)	20.000 €	art. 25 Wet op de omzetbelasting 1968
Frankreich	Franchise en base	37.500 € Dienstleistungen / 85.000 € Waren	art. 293 B CGI
Österreich	Kleinunternehmer	55.000 €	§6 Abs. 1 Z 27 UStG
Spanien	Régimen de franquicia	85.000 €	Ley 37/1992 (neue Regelung ab 2025-01-01)
Italien	Regime forfettario	85.000 €	Legge 190/2014 art. 1 commi 54-89
Polen	Zwolnienie podmiotowe	200.000 PLN	art. 113 ust. 1 ustawy o VAT

Grenzüberschreitende EU-Kleinunternehmer-Regelung (ab 2025-01-01)

Die Richtlinie (EU) 2020/285 hat eine EU-weite Kleinunternehmer-Regelung eingeführt. Liegt Ihr gesamter EU-Umsatz unter 100.000 € und sind Sie in Ihrem Heimatland registriert, können Sie eine EX-Kennung beantragen und auch bei grenzüberschreitenden Umsätzen von der Umsatzsteuer befreit bleiben. Clozo wird diese Funktion in einer späteren Version unterstützen.

E-Rechnungs-Pflichten nach Ländern

Die EU führt schrittweise die Pflicht zu strukturierten (XML-basierten) Rechnungen für B2B-Transaktionen ein. Clozo erzeugt jedes erforderliche Format automatisch anhand des Kundenlandes — Sie müssen nichts konfigurieren.

Legende:In KraftIn VorbereitungFreiwilligKeine Pflicht

Land	Status	Details	Format
Deutschland	In Kraft (Empfang), in Vorbereitung (Ausstellung)	Empfang seit 2025-01-01 verpflichtend. Ausstellung stufenweise: Umsatz > 800.000 € ab 2027-01-01, alle inländischen B2B-Umsätze ab 2028-01-01. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber trotzdem annehmen.	XRechnung, ZUGFeRD 2.1 (Factur-X)
Belgien	In Kraft	Alle B2B-Transaktionen erfordern seit 2026-01-01 strukturierte E-Rechnungen (straffreie Toleranz im Q1 2026).	Peppol BIS Billing 3.0
Frankreich	In Vorbereitung	Große Unternehmen ab 2026-09-01; KMU ab 2027-09-01. Übermittlung über eine zertifizierte Dematerialisierungsplattform (PDP) oder Chorus Pro.	Factur-X (PDF/A-3 + eingebettetes XML)
Italien	In Kraft	B2B verpflichtend seit 2019; ausgeweitet auf das Regime forfettario ab 2024-01-01. Alle Rechnungen laufen über das SdI (Sistema di Interscambio).	FatturaPA
Spanien	In Vorbereitung	Königliches Dekret im März 2026 beschlossen. Stufenweise Einführung: Unternehmen mit Umsatz > 8 Mio. € ab 2027-10-01, KMU ab ca. 2028. VeriFactu (zertifizierte manipulationssichere Abrechnung) ist eine separate Pflicht, die für bestimmte Steuerpflichtige bereits in Kraft ist.	FacturaE + VeriFactu
Polen	In Vorbereitung	KSeF (nationales E-Rechnungssystem). Große Steuerpflichtige (> 200 Mio. PLN) ab 2026-02-01, alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen ab 2026-04-01, Kleinstunternehmer ab 2027-01-01. Sanktionen werden bis 2026-12-31 ausgesetzt.	KSeF XML
Österreich	B2G verpflichtend, B2B freiwillig	B2G-Rechnungen seit 2014; B2B bleibt freiwillig. Peppol ist der bevorzugte Übertragungsweg.	ebInterface 6.1, Peppol BIS
Niederlande	Freiwillig	Keine nationale Pflicht. Peppol BIS ist im B2G-Bereich und bei großen B2B-Abnehmern weit verbreitet; SimplerInvoicing-Ökosystem.	Peppol UBL, ZUGFeRD (grenzüberschreitend)
Übrige EU	Überwiegend freiwillig	Prüfen Sie die aktuellen Regeln bei Ihrer nationalen Steuerbehörde. Peppol BIS Billing 3.0 ist der De-facto-Standard für den grenzüberschreitenden Austausch.	Peppol BIS Billing 3.0

Die EU-Richtlinie ViDA (VAT in the Digital Age), beschlossen im März 2025, macht strukturierte E-Rechnungen für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 2030 verpflichtend.

So reichen Sie die FatturaPA beim SdI ein

Das italienische Sistema di Interscambio (SdI) ist die staatliche Clearingstelle für alle B2B-E-Rechnungen. Clozo erstellt die konforme XML — Sie übermitteln sie.

Clozo übermittelt Ihre FatturaPA NICHT automatisch an das SdI. Sie müssen sie innerhalb von 12 Tagen nach Rechnungsausstellung selbst über einen der unten genannten Kanäle einreichen. Das SdI kann fehlerhafte Rechnungen ablehnen (Notifica di Scarto) — in diesem Fall haben Sie 5 Tage, um sie zu korrigieren und erneut einzureichen.

1
XML erstellen
Öffnen Sie das signierte Angebot und klicken Sie im E-Rechnungs-Menü auf 'FatturaPA XML'. Clozo erstellt eine unsignierte XML-Datei, die gemäß der AdE-Namenskonvention benannt ist (IT{PartitaIVA}_{progressivo}.xml), mit Ihrem Regime-Code RF19, dem Natur-Code N2.2 in jeder Zeile und dem gesetzlichen Hinweis zu L. 190/2014 im Feld Causale. Eine digitale Signatur (CAdES/XAdES) ist für B2B gemäß AdE-provvedimento vom 30.04.2018 NICHT erforderlich.
2
Übermittlung an das SdI über einen von drei Kanälen
Alle drei Kanäle sind offizielle Endpunkte der Agenzia Entrate. Für Freiberufler mit geringem Rechnungsvolumen sind das Webportal oder PEC meist am einfachsten.
AdE-Webportal
Melden Sie sich bei 'Fatture e Corrispettivi' auf ivaservizi.agenziaentrate.gov.it an (Authentifizierung über SPID/CIE/CNS) und laden Sie die XML hoch. Kostenlos.
PEC-E-Mail
Hängen Sie die XML an eine PEC-Nachricht an, die gesendet wird an sdi01@pec.fatturapa.it
FatturAE-App
Kostenlose Mobil-/Desktop-App der AdE. Laden Sie die XML hoch und signieren Sie sie über Ihr SPID.
3
SdI-Belege in der Agenzia Entrate überwachen
Das SdI sendet innerhalb von 5 Tagen Benachrichtigungen zurück. Prüfen Sie das Portal 'Fatture e Corrispettivi' oder Ihr PEC-Postfach auf folgende Statusmeldungen:
- RC — Ricevuta di Consegna — erfolgreich an den Kunden zugestellt. Die Rechnung ist rechtskräftig.
- NS — Notifica di Scarto — Rechnung abgelehnt (Validierungsfehler). Korrigieren Sie die XML und reichen Sie sie innerhalb von 5 Tagen erneut ein.
- MC — Mancata Consegna — Das SdI konnte den Empfänger nicht erreichen. Senden Sie die XML selbst (per E-Mail) an den Kunden; er kann sie dann über das AdE-Portal herunterladen.

Für fehlgeschlagene (NS) oder nicht zugestellte (MC) Rechnungen finden Sie die vollständige AdE-Referenz unter agenziaentrate.gov.it → Fatturazione elettronica → FAQ.

Was Clozo auf Ihre Rechnung setzt (Art. 226)

Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG listet alle Pflichtangaben für eine EU-USt.-Rechnung auf. Clozo füllt sie alle automatisch aus Ihrem Profil und den Angebots-Daten.

✓Fortlaufende Rechnungsnummer — Art. 226(2)
✓Rechnungsdatum — Art. 226(1)
✓USt-IdNr. des Leistenden — Art. 226(3)
✓USt-IdNr. des Kunden (bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens) — Art. 226(4)
✓Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien — Art. 226(5)
✓Beschreibung und Menge der Leistungen — Art. 226(6)
✓Leistungsdatum — Art. 226(7) — wird angezeigt, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
✓Bemessungsgrundlage je Steuersatz, USt.-Satz, USt.-Betrag — Art. 226(8-10)
✓Grund für Steuerbefreiung oder Nullsatz — Art. 226(11)
✓Wörtlicher Hinweis „Reverse-Charge-Verfahren“, sofern anwendbar — Art. 226(11a)
✓Verweis auf Anzahlungsrechnungen in der Schlussrechnung — Art. 220(4) + 226(14)

Mehrwertsteuer-Rechner

Ich bin in

Mein Kunde ist in

Mein Kunde hat eine Mehrwertsteuernummer

Ich bin mehrwertsteuerlich registriert

EU-Mehrwertsteuersätze 2025-2026

Sätze zum Stand 20.04.2026 — Änderungen vorbehalten. Bestätigen Sie den aktuellen Satz bei Ihrem Finanzamt, bevor Sie eine Erklärung abgeben.

Land	Ländercode	Normalsatz
Austria	AT	20%
Belgium	BE	21%
Bulgaria	BG	20%
Croatia	HR	25%
Cyprus	CY	19%
Czech Republic	CZ	21%
Denmark	DK	25%
Estonia	EE	24%
Finland	FI	25.5%
France	FR	20%
Germany	DE	19%
Greece (EL)	GR	24%
Hungary	HU	27%
Ireland	IE	23%
Italy	IT	22%
Latvia	LV	21%
Lithuania	LT	21%
Luxembourg	LU	17%
Malta	MT	18%
Netherlands	NL	21%
Poland	PL	23%
Portugal	PT	23%
Romania	RO	21%
Slovakia	SK	23%
Slovenia	SI	22%
Spain	ES	21%
Sweden	SE	25%

Glossar

Umsatzsteuer (USt.): Value Added Tax (Mehrwertsteuer). Verbrauchsteuer auf Waren und Dienstleistungen in der gesamten EU. Sie wird von Unternehmen erhoben und an die nationale Steuerbehörde abgeführt.
B2B: Business-to-Business. Ihr Kunde ist ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen (verfügt über eine USt-IdNr.).
B2C: Business-to-Consumer. Ihr Kunde ist eine Privatperson oder ein Unternehmen ohne USt.-Registrierung.
Ort der Leistung: Das Land, dessen Umsatzsteuerregeln auf eine Transaktion anwendbar sind. Bei Dienstleistungen: in der Regel dort, wo der Leistende ansässig ist (B2C allgemein), oder dort, wo der Kunde ansässig ist (B2B nach Art. 44 oder TBE nach Art. 58).
Reverse-Charge-Verfahren: Mechanismus, bei dem der Leistungsempfänger (und nicht der Leistende) die Umsatzsteuer in seinem eigenen Land schuldet. Gilt bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen nach Art. 196 MwStSystRL bzw. §13b UStG.
TBE-Leistungen: Telekommunikations-, Rundfunk- und auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen: SaaS-Abonnements, vorproduzierte Online-Kurse, E-Books, Software-Downloads, Streaming-Inhalte, digitale Vorlagen, Klingeltöne. Der Ort der Leistung bei B2C richtet sich nach Art. 58.
OSS (One-Stop-Shop): EU-Portal zur Erklärung grenzüberschreitender B2C-Umsatzsteuer in einer einzigen Quartalsmeldung, ohne Registrierung in jedem einzelnen Bestimmungsland.
IOSS (Import-OSS): Gleiches Prinzip wie OSS, jedoch für geringwertige Einfuhren aus Drittländern (Waren unter 150 €).
VIES: VAT Information Exchange System. EU-Datenbank zur Prüfung von USt-IdNrn. über alle Mitgliedstaaten hinweg. Clozo prüft hier die USt-IdNr. Ihres Kunden, bevor das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird.
Peppol: Pan-European Public Procurement On-Line. Netzwerk und Standards für den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen innerhalb der EU (und darüber hinaus).

Quellen

Alle nachstehenden Verweise sind Primärquellen, die wir beim Aufbau der USt.-Engine von Clozo und dieses Leitfadens herangezogen haben.

Diese Anleitung dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine steuerliche, rechtliche oder berufliche Beratung dar. Die Angaben entsprechen unserem Verständnis der EU- und nationalen Mehrwertsteuervorschriften zum Stand 20.04.2026 und können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Umsatzsteuersätze, Schwellenwerte und E-Rechnungspflichten variieren je nach Mitgliedstaat und individueller Situation. Clozo übernimmt keine Haftung für Entscheidungen, die auf Grundlage dieser Inhalte getroffen werden. Wenden Sie sich vor jeder umsatzsteuerlichen Handlung an einen in Ihrem Land zugelassenen Steuerberater. Die Rechenergebnisse sind Schätzungen — die endgültige umsatzsteuerliche Behandlung legt die nationale Steuerbehörde des Leistungsorts fest.