Crear una factura como autónomo en 2026: guía

La forma más rápida de no cobrar como autónomo es enviar una factura a la que le falta un dato. El departamento de administración del cliente la abre, ve que no aparece tu NIF o que el desglose del IVA no cuadra, y te la devuelve. En vez de estar a 30 días del cobro, vuelves al día cero, con el añadido de tener que escribir un correo incómodo.

Así que, antes de ver cómo crear la factura, dejemos claro qué hace que una factura de autónomo sea realmente válida.

Qué datos obligatorios debe llevar una factura

La Agencia Tributaria (AEAT) es muy concreta en esto, y el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) lo deja por escrito. Una factura completa dirigida a una empresa o a otro autónomo debe incluir:

• Tus datos fiscales: nombre y apellidos (o denominación), domicilio y tu NIF. El NIF es tu identificador fiscal como autónomo; si trabajas con clientes de la UE necesitas además el NIF-IVA y estar dado de alta en el ROI (más abajo).
• Los datos del cliente: nombre o razón social, domicilio y NIF.
• Un número de factura correlativo y sin saltos. Si anulas una, déjalo registrado y no reutilices el número. En una inspección lo revisan.
• La fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que prestaste el servicio.
• Una descripción clara del trabajo, con cantidades y precios.
• La base imponible y el desglose del IVA: el tipo (normalmente el 21%) y la cuota correspondiente.
• La retención de IRPF cuando proceda (lo vemos en el punto siguiente).
• El importe total a pagar.

Hay una regla de plazo que pilla a muchos. Cuando facturas a una empresa o a otro profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA. Terminas un proyecto en marzo: tu factura sale, como tarde, el 15 de abril.

Existe una versión reducida, la factura simplificada, para importes pequeños: hasta 400 € (IVA incluido) con carácter general, o hasta 3.000 € en ciertos servicios (hostelería, transporte de viajeros, ventas a domicilio…). Para el trabajo freelance habitual es poco frecuente: para un sprint de diseño de 1.200 € necesitas la factura completa. Y no la confundas con la factura proforma: esta es un presupuesto con formato de factura, sin validez fiscal y sin numeración oficial; sirve para que el cliente apruebe el importe antes de emitir la factura real.

El IRPF: el dato que no existe fuera de España

Aquí está la diferencia grande respecto a otros países: además del IVA, en tus facturas suele aparecer una retención de IRPF. Es dinero que el cliente no te paga a ti, sino que adelanta a Hacienda en tu nombre.

• El tipo general es el 15%.
• Los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante el año de alta y los dos siguientes, si cumplen los requisitos.
• Solo se aplica cuando facturas a otro autónomo, una empresa o una persona jurídica por una actividad profesional. A un cliente particular no se le aplica retención, porque no tiene la obligación de ingresarla.

En la práctica: sumas el 21% de IVA a la base imponible y restas la retención de IRPF. Si te lías con qué tipo aplicar a cada cliente, una herramienta que lo calcule por ti te ahorra el error más caro.

Paso a paso: cómo crear una factura como autónomo

Esta es la secuencia real. Una vez tienes tus datos guardados, son unos cinco minutos.

1. Numérala. Elige un formato y mantenlo: 2026-001, 2026-002, etc. La única regla es que no haya saltos.
2. Añade a las dos partes. Tu nombre y NIF arriba; el nombre legal y NIF del cliente debajo.
3. Detalla el trabajo. Una línea por entregable: "Rediseño web, 12 horas × 75 €". Las líneas vagas tipo "consultoría" invitan a preguntas; las concretas se pagan antes.
4. Aplica los impuestos. Suma el 21% de IVA. Resta el IRPF (15% o 7%) si el cliente es empresa o autónomo. ¿Facturas a una empresa de otro país de la UE? Ese es el caso de la inversión del sujeto pasivo (ver más abajo).
5. Indica el total, el plazo y cómo pagar. Lo habitual son 30 días. Añade tu IBAN o, mejor, un enlace de pago: un enlace con tarjeta o transferencia SEPA en la propia factura elimina el hueco del "ya lo hago luego" donde mueren las facturas.
6. Guárdala. Hacienda exige conservar tus facturas durante el plazo de prescripción de cuatro años; el Código de Comercio sube esa cifra a seis años por la vía mercantil. En la práctica, lo recomendable es guardarlas seis años. Un archivo ordenado no es opcional.

Si quieres una base para empezar, puedes ver los formatos de factura que generamos y partir de ahí en lugar de pelearte con una plantilla de Excel.

La inversión del sujeto pasivo (cliente UE)

Si tu cliente es una empresa con IVA en otro país de la UE —pongamos un estudio en Berlín— no aplicas el IVA español: aplicas la inversión del sujeto pasivo. Facturas sin IVA, pones el NIF-IVA válido del cliente y añades la mención "Operación intracomunitaria exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley del IVA".

Hay condiciones: ambos debéis estar dados de alta en el ROI y tener un NIF-IVA válido, y debes comprobar el número del cliente en VIES antes de enviar. Un NIF-IVA inválido o mal tecleado hace que la exención se caiga, y serás tú quien tenga que resolverlo en la próxima declaración. Para profundizar en los tipos de IVA y casos intracomunitarios, mira nuestra guía de IVA.

Qué es la factura electrónica y cuándo la necesitas de verdad

Aquí es donde muchas guías de "cómo crear una factura" se quedan en silencio.

Un PDF es una foto de una factura. Una factura electrónica es un dato estructurado que un ordenador lee directamente, sin que nadie tenga que reteclearlo en un programa de contabilidad. En España el formato de referencia para el sector público es Facturae, firmado electrónicamente.

¿Cuándo la necesitas? Si facturas a las administraciones públicas, la factura electrónica en formato Facturae es obligatoria desde el 15 de enero de 2015 (Ley 25/2013) y se entrega a través de un punto general de entrada como FACe. La ley permite que cada administración deje fuera de esa obligación las facturas de hasta 5.000 €, pero es una excepción potestativa: muchos organismos exigen la factura electrónica igualmente.

Para el B2B entre autónomos y empresas, hoy un PDF limpio sigue valiendo. Conviene no confundir dos normativas distintas. Por un lado está Verifactu: con el RD-ley 15/2025, la obligación de usar un software de facturación adaptado llega a las sociedades el 1 de enero de 2027 y a los autónomos el 1 de julio de 2027. Ojo: Verifactu no te obliga a emitir factura electrónica —puedes seguir entregando un PDF—, sino a que el programa con el que la generas cumpla unos requisitos antifraude: código QR, registro encadenado con huella (hash), sello de tiempo y la posibilidad de enviar el registro a la AEAT. Por otro lado, la factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley Crea y Crece, Ley 18/2022) ya tiene reglamento de desarrollo: el Real Decreto 238/2026, publicado en marzo de 2026. Su aplicación se hará por fases —primero las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y, más tarde, el resto de empresas y autónomos— y arrancará en función de una orden ministerial pendiente que regule la solución pública de facturación, por lo que las fechas exactas aún no están cerradas. Y en paralelo, el paquete europeo ViDA empuja la factura electrónica B2B transfronteriza hacia obligatoria en torno a 2030.

Así que la pregunta útil no es solo "¿es obligatorio ya?". Es: "¿puedo generar una factura electrónica válida el día que un cliente o la ley me la pidan?". Poder decir que sí ahora te evita correr después.

Una aclaración honesta, porque se confunde mucho: generar el archivo de la factura electrónica y transmitirlo a un portal o registro oficial son dos cosas distintas. Producir un fichero correcto es la parte que tú, como autónomo, normalmente necesitas; cómo llega luego a la administración es un paso aparte de la capa de transporte, que no gestionas tú.

Donde encaja Clozo

Si prefieres no montar todo esto a mano cada vez, este es justo el flujo para el que construimos Clozo: también somos freelance y conocemos el dolor de armar facturas manualmente. Funciona así: envías un presupuesto profesional, el cliente lo firma digitalmente con una firma electrónica con valor legal (eIDAS, con registro de auditoría de IP y marcas de tiempo) y cobras el anticipo y el resto por un único enlace —tarjeta o transferencia SEPA—, sin comisiones añadidas por transacción.

Cuando toca facturar, Clozo valida los NIF-IVA en tiempo real contra VIES, aplica automáticamente la inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias y produce la factura en el formato válido que necesites (por ejemplo, el fichero Facturae). Una aclaración importante: Clozo genera el archivo de la factura; el envío o la presentación a un registro o portal oficial —FACe, la solución pública de la AEAT u otra plataforma— lo haces tú o tu asesoría. Clozo no se conecta a esos sistemas ni transmite por ti. El tiempo registrado se convierte en factura y los gastos quedan controlados para tu archivo. Clozo genera el fichero en el formato válido que necesites; consulta en precios qué planes incluyen cada función. Puedes empezar a crear facturas gratis desde 0 €: el plan gratuito incluye la firma electrónica con valor legal y la generación de PDF. Tienes el detalle en funciones y en precios.

En resumen

Hacer una factura en España es sencillo: solo exige cuidar los detalles. Pon bien tu NIF, el del cliente, un número correlativo sin saltos y el desglose de IVA (21%) y de IRPF (15% o 7%) cuando proceda; emítela antes del día 16 del mes siguiente; y consérvala al menos cuatro años (seis por la vía mercantil). Añade un enlace de pago (tarjeta o transferencia SEPA) para que sea el enlace quien reclame el cobro por ti. Y ten claro qué es la factura electrónica antes de que te la pida un cliente —o antes de que llegue Verifactu—.

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