Formatos de factura electrónica: Facturae, UBL y Verifactu

Un cliente te escribe: "Mándamela como factura electrónica", sin decir formato ni dar instrucciones. Da por hecho que ya sabes a qué se refiere.

La mayoría de los autónomos en España llega a este punto y se bloquea. Han oído palabras que asustan (Facturae, Verifactu, EN 16931, factura estructurada), suponen que necesitan a su gestor para distinguirlas y acaban enviando el PDF de toda la vida, esperando que nadie se queje.

Aquí va la versión corta y, después, la parte que nadie te cuenta: para la mayoría de tus clientes solo necesitas, en realidad, un formato concreto. Vamos a aclarar cuál.

Facturae, UBL y XML son todos "factura electrónica", pero por dentro son distintos

Todos estos formatos siguen la misma norma europea, EN 16931. Esa es la regla que define qué cuenta como factura electrónica estructurada en España (y en toda la UE). La diferencia está en el envoltorio.

Facturae es el formato XML español. Es un fichero de datos legible por máquina, estructurado en bloques (cabecera, datos de emisión, impuestos, totales, líneas, datos de pago) y firmado electrónicamente. No está pensado para que lo leas tú a simple vista: está pensado para que el software del receptor lo procese de forma automática. Es el formato que exige la Administración pública.

UBL y UN/CEFACT (CII) son otras dos formas de generar una factura electrónica en XML, también conformes a EN 16931, muy usadas en el comercio internacional y en Europa. El reglamento español de factura electrónica B2B admite varias de estas familias: Facturae, UBL, UN/CEFACT (CII) y EDIFACT.

Misma norma, distintas "carcasas". Lo importante para ti no es la sintaxis interna, sino esto: una factura electrónica de verdad es un fichero estructurado, no un PDF renombrado.

Qué formato de factura electrónica necesitas según el cliente

Aquí es donde suele desaparecer el agobio.

Facturae es el formato del sector público (B2G). Si facturas a un ministerio, a una comunidad autónoma, a un ayuntamiento o a una universidad pública (cualquier Administración), normalmente te exigen Facturae presentada por FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas. Desde 2015, toda factura dirigida a la Administración debe ser electrónica (Ley 25/2013), aunque cada organismo puede dejar fuera de la obligación las facturas de importe inferior a 5.000 €. En la práctica, si trabajas con lo público, lo más seguro es asumir que Facturae por FACe es la única opción que tienes.

Para empresas privadas (B2B), lo que importa es que envíes un fichero estructurado conforme a EN 16931, no un PDF suelto. La factura electrónica entre empresas y profesionales está regulada por el Real Decreto 238/2026, que admite Facturae, UBL, CII o EDIFACT, y obliga además a comunicar el estado de la factura (aceptación, rechazo, pago) en un plazo máximo de cuatro días.

Así que el árbol de decisión honesto es diminuto:

• ¿Facturas a una Administración pública? Facturae por FACe.
• ¿Facturas a una empresa privada? Un fichero estructurado EN 16931 (Facturae o UBL, según lo que acepte su plataforma).
• ¿Facturas a un particular (B2C)? Un PDF normal todavía vale. El mandato es para B2B y B2G.

Puedes ver las distintas familias de formatos de factura electrónica con más detalle, pero esa decisión cubre el 95 % de los casos.

"Vale, pero ¿esto no es ya obligatorio?"

En parte. Seamos precisos, porque las fechas se confunden por todas partes, y aquí conviene separar dos obligaciones distintas que la gente mezcla:

1) La factura electrónica B2B obligatoria (formato). Viene del RD 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Obliga a emitir y recibir facturas entre empresas en formato estructurado conforme a EN 16931. Los plazos no arrancan de golpe: empiezan a contar cuando entre en vigor la orden ministerial técnica que desarrolla la solución pública de facturación. A partir de ahí se aplican 12 meses para las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y 24 meses para el resto de empresas y profesionales. Según las previsiones que se barajan a día de hoy (la orden técnica se espera a lo largo de 2026), eso situaría la obligación en torno a 2027 para las grandes y 2028 para autónomos y pymes; son fechas estimadas hasta que se publique la orden, así que conviene confirmarlas cuando salga. En todo caso, como autónomo de a pie, tu plazo es el último tramo.

2) Verifactu (antifraude del software). Es otra cosa. Verifactu y el Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) exigen que tu programa de facturación garantice la integridad de cada factura: registros encadenados con un hash, firma electrónica, un código QR y la marca **VERI*FACTU**. No va del formato en que envías la factura, sino de cómo la genera tu software. Según los plazos vigentes, entra en vigor el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresas y autónomos.

Resumiendo: Verifactu te dice cómo debe comportarse tu programa; el RD 238/2026 te dice en qué formato envías la factura a otra empresa. Y, en la práctica, el "mandato" llega a tu puerta cuando tu cliente más organizado decide que ha actualizado sus sistemas y te pide la factura estructurada antes incluso de su propia fecha límite.

Cómo crear una factura electrónica sin pelearte con el XML

Esta es la pregunta detrás de la búsqueda "factura electrónica formato": ¿qué fichero tengo que generar y cómo? El consejo habitual es desalentador: contrata un programa de contabilidad complejo, aprende a manejarlo o pásaselo todo a tu gestor.

Pero no tiene por qué ser así. La parte del XML estructurado es exactamente lo que el software debería hacer en silencio, por debajo. Tú rellenas la factura como siempre (cliente, conceptos, importe) y la herramienta genera el fichero estructurado válido por ti. Porque no deberías tener que pensar en XML, y desde luego no deberías editarlo a mano.

Un par de comprobaciones rápidas antes de elegir cualquier herramienta:

• ¿Genera un fichero válido conforme a EN 16931, y no un PDF que has renombrado?
• ¿Gestiona bien el IVA, incluida la inversión del sujeto pasivo cuando facturas a una empresa de otro país de la UE con un NIF-IVA (número de IVA intracomunitario) válido?
• ¿Puede producir el formato que toca (Facturae para la Administración, EN 16931 para B2B) sin obligarte a empezar de cero?

Si tienes dudas con el IVA o el IRPF según el tipo de cliente, repásalo en la guía de IVA antes de emitir.

Dónde encaja Clozo

Esta es la parte en la que Clozo te puede ayudar. Escribes la factura una vez y Clozo genera por ti un fichero válido en el formato español que necesites: tú eliges, en un clic. Puedes ver todo lo que incluye en sus funciones, y los planes y precios están en precios. El IVA de la UE se calcula automáticamente, inversión del sujeto pasivo incluida, así que no andas comprobando tipos a mano cuando facturas a una empresa de Berlín o Ámsterdam. Sin licencias de programas pesados, sin asesoría en nómina, sin XML a mano. Y, como diferencia frente a la mayoría de herramientas para autónomos, cada documento lleva firma electrónica con valor legal y rastro de auditoría (eIDAS), para que la conformidad del cliente quede registrada.

Para que quede claro qué significa eso: Clozo genera por ti el formato de fichero correcto. No transmite la factura por ninguna red ni la presenta ante la Administración por ti: eso lo decides tú con el fichero que has creado.

Así que la próxima vez que un cliente te escriba "mándamela como factura electrónica", sabrás la respuesta en cinco segundos: empresa privada, fichero estructurado EN 16931; Administración pública, Facturae por FACe. Y crear cualquiera de los dos debería costarte más o menos lo mismo que escribir una factura de toda la vida.

Crea tu factura electrónica con Clozo y deja de pelearte con el formato.