Compliance · Article 11.4
Retención de 10 años: GoBD §147 AO y sus equivalentes en la UE
Los documentos fiscalmente relevantes — facturas, recibos, acuerdos firmados, registros de pago — deben estar disponibles para un inspector de la administración tributaria durante diez años. Clozo lo aplica en el lado del servidor en todas las jurisdicciones de la UE.
«Conserve sus facturas durante diez años.» La mayoría de los autónomos de la UE conocen esa regla pero no su fuente legal. La formulación alemana — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), que implementa el §147 de la Abgabenordnung (AO) — es la más estricta de la UE y la que Clozo aplica de forma uniforme. Este artículo explica qué significa realmente «retención» en virtud de esa norma, cuáles son sus obligaciones y cómo Clozo la implementa sin que usted tenga que preocuparse por ello.
Why this works this way
§147 AO — la norma alemana. En virtud del §147 Abs. 3 AO, los siguientes documentos deben conservarse durante diez años (Aufbewahrungspflicht):
- Libros, registros, balances de apertura, estados financieros anuales - Inventarios - Cartas comerciales recibidas y copias de las cartas comerciales enviadas - Justificantes de asiento y facturas - Documentos de aduanas - Otros documentos relevantes para la tributación
El período de retención comienza al final del año natural en el que se realizó el último asiento o se emitió el documento. Por lo tanto, la retención de una factura del 15-04-2026 corre hasta el 31-12-2036, no hasta el 15-04-2036.
La GoBD («Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff», en vigor desde el 01-01-2020, última revisión el 28-09-2022 por el BMF) operacionaliza el §147 para los registros electrónicos. Cinco principios fundamentales:
1. Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit (trazabilidad + verificabilidad) — cada asiento debe ser reconstruible a partir de los datos originales. 2. Wahrheit + Klarheit + Fortlaufende Aufzeichnung (veracidad + claridad + registro continuo) — los documentos deben reflejar la realidad, ser legibles y no tener lagunas. 3. Vollständigkeit (integridad) — no puede omitirse ningún documento del registro. 4. Richtigkeit (corrección) — los asientos son correctos tal como se registran. 5. Unveränderbarkeit (inmutabilidad) — una vez registrado, un asiento no puede modificarse silenciosamente. Las correcciones deben realizarse mediante asientos correctivos claramente marcados (Stornobuchungen).
El requisito de inmutabilidad es lo que impulsa la regla de «sin edición tras el envío» de Clozo: una vez enviada una propuesta y emitida una factura, el documento no puede reescribirse silenciosamente — solo puede corregirse mediante un Storno (STR-) o una cadena de enmiendas. Véase el artículo 5.10 (edición después de enviar) y la Sección 7 (enmiendas).
Equivalentes en países de la UE. La GoBD es ley alemana, pero Clozo aplica 10 años de forma uniforme porque casi todos los Estados miembros de la UE tienen una norma paralela y 10 años es el período máximo habitual:
| País | Estatuto | Retención |
|---|---|---|
| Alemania | §147 Abs. 3 AO | 10 años |
| Países Bajos | Algemene wet inzake rijksbelastingen Art. 52 Lid 4 (libros generales); Wet OB 1968 Art. 35a (facturas específicas de IVA) | 7 años general, 7 años IVA, 10 años para registros de bienes inmuebles |
| Francia | LPF Art. L102 B | 6 años para el acceso de la autoridad fiscal; el código comercial Art. L123-22 exige por separado 10 años para los libros contables |
| España | LGT 58/2003 Art. 70 | 4 años para la liquidación fiscal + 6 años conforme al Código de Comercio Art. 30 |
| Italia | DPR 600/1973 Art. 22 + DPR 633/1972 (IVA) | 10 años (código civil) + 5-10 años (fiscal según actividad) |
| Austria | §132 BAO | 7 años (general) — ampliado a 10 años para casos específicos |
| Polonia | Ordynacja podatkowa Art. 86 §1 + Ustawa o VAT Art. 112 | 5 años (fiscal) + más largo para actividades específicas |
| UE (específico de IVA) | Directiva 2006/112/CE Art. 244 | Los Estados miembros fijan el período; mínimo efectivo ~6 años |
Clozo aplica 10 años porque: (a) es el requisito alemán y la mayoría de los autónomos alemanes usan la plataforma; (b) ser más largo que el mínimo local no perjudica; (c) preserva el registro de auditoría del eIDAS durante la misma ventana. Si su norma nacional es más corta (p. ej., España 6 años), la retención más larga de Clozo no la viola — simplemente tiene los documentos disponibles más tiempo del exigido.
Qué significa «retenido» según la GoBD. Tres requisitos operativos:
1. Legibilidad — el documento debe permanecer legible en su forma visual original. PDF/A y PDF (con fuentes integradas) satisfacen este requisito; los formatos propietarios que vinculan el archivo a una sola aplicación no. Clozo emite PDF con fuentes integradas.
2. Buscabilidad por máquina — el inspector fiscal («GoBD-Datenzugriff» según el §147 Abs. 6 AO) puede solicitar los documentos en formato legible por máquina para sus herramientas de auditoría. Clozo puede exportar el conjunto completo por usuario como paquete JSON + PDF a petición.
3. Inmutabilidad — el archivo que almacena debe ser idéntico al que creó originalmente. Clozo utiliza el indicador legal_hold de Cloudflare R2 en cada acuerdo firmado, cada factura, cada recibo; incluso los administradores de Clozo no pueden eliminar un objeto marcado dentro del período de retención.
Interacción con el Art. 17 del RGPD (derecho de supresión). El Art. 17(3)(b) del RGPD exime explícitamente de la obligación de supresión cuando el tratamiento es necesario «para el cumplimiento de una obligación legal [...] que requiera el tratamiento según el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento». Las obligaciones de retención fiscal conforme al §147 AO y sus equivalentes son exactamente eso. Por lo tanto, si solicita la supresión de su cuenta, Clozo: - Suprime sus datos personales de cuenta (nombre, correo, hash de contraseña, información de contacto) — datos cubiertos por los Arts. 6(1)(b) y (a). - Conserva facturas, recibos, acuerdos firmados, registros de auditoría — datos cubiertos por el Art. 6(1)(c) de obligación fiscal — hasta que expire el período de retención. Tras la ventana, procede la supresión. - Mantiene el registro de auditoría de la propia solicitud de supresión conforme a la responsabilidad del Art. 5(2).
Esto está documentado en la sección 4 de nuestra Política de Privacidad y el flujo de autoservicio del RGPD muestra claramente la excepción antes de que confirme.
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