Factur-X et formats de facture électronique expliqués

Un client vous écrit : « Envoyez-moi ça en facture électronique », sans préciser ni le format ni la marche à suivre. Il attend simplement que vous sachiez ce qu'il veut dire.

La plupart des auto-entrepreneurs se figent à cet instant. Ils ont entendu trois mots un peu intimidants — Factur-X, UBL, CII —, en concluent qu'il faudrait un expert-comptable pour les départager, et finissent par envoyer un PDF classique en espérant que personne ne fera la remarque.

Voici la version courte, puis la partie que personne ne vous dit : pour la plupart de vos clients B2B, vous n'aurez besoin que d'un seul de ces formats. Voyons lequel.

Factur-X, UBL et CII sont tous des « factures électroniques », mais construits différemment

Les trois formats suivent la même norme européenne, EN 16931. C'est elle qui définit ce qui compte comme facture électronique structurée en France. La différence est dans l'emballage.

Factur-X est un format hybride. C'est un PDF classique (techniquement un PDF/A-3) qui transporte en plus un fichier XML lisible par machine, embarqué à l'intérieur. Un seul fichier fait donc deux métiers : vous et votre client le lisez comme n'importe quelle facture, et le logiciel comptable de votre client en extrait les données automatiquement. Vous l'ouvrez, vous voyez une facture normale. Sous le capot, les données structurées sont déjà là.

UBL et CII sont du XML pur. Plutôt qu'un PDF, ce sont des données structurées que les logiciels de gestion s'échangent et traitent automatiquement. Pas de PDF lisible par défaut : il faut un visualiseur dédié pour les afficher de façon humaine.

Petite anecdote utile : Factur-X a été co-développé par la FNFE-MPE en France et le Forum Elektronische Rechnung Deutschland en Allemagne — c'est le cousin direct du format allemand ZUGFeRD, bâti sur la même norme. Même standard, deux philosophies : Factur-X dit « gardons-le aussi lisible par un humain » ; UBL et CII disent « rien que la donnée, pas de décor ».

Quel format vous faut-il vraiment ?

C'est ici que la panique disparaît généralement.

Factur-X est le choix pratique pour les clients privés (B2B). Votre client TPE, agence ou start-up veut un fichier que son logiciel peut lire et un document qu'un humain peut vérifier. Factur-X lui donne les deux. Pour la demande quotidienne « envoyez-moi ça en facture électronique » émanant d'une entreprise privée, Factur-X est presque toujours la bonne réponse.

UBL ou CII : quand le client l'exige. Certaines entreprises, souvent de grands comptes équipés de logiciels métiers, demandent explicitement du XML pur. Si c'est le cas, vous produisez le format demandé — mais ce n'est pas le scénario par défaut d'un freelance.

Secteur public (B2G) : Chorus Pro. Si vous facturez un ministère, une collectivité, une mairie ou une université publique, le dépôt passe par Chorus Pro, qui reste la plateforme obligatoire pour le secteur public en France.

L'arbre de décision honnête tient donc en quelques lignes :

• Vous facturez une administration ? Le dépôt se fait via Chorus Pro.
• Vous facturez une entreprise privée ? Factur-X (et votre client sera content).
• Le client exige du XML pur ? UBL ou CII.
• Vous facturez un particulier (B2C) ? Un PDF classique reste possible côté facture — mais la réforme prévoit un e-reporting des données de vente B2C, transmis à l'administration via une plateforme agréée.

Pour creuser le sujet des formats, on détaille tout sur la page formats de facture électronique de Clozo.

« Mais ce n'est pas déjà obligatoire ? »

En partie. Le calendrier de la facturation électronique 2026 sème la confusion partout, alors soyons précis sur les dates.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir une facture électronique structurée (Factur-X, UBL ou CII). À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ont aussi l'obligation d'en émettre. Autrement dit, même si vous n'envoyez que des PDF aujourd'hui, un client peut légalement vous adresser un fichier Factur-X, et vous êtes censé savoir le traiter.

L'émission est échelonnée :

• Jusqu'au 31 août 2027, en tant que micro-entreprise, TPE ou PME, vous pouvez encore émettre vos factures comme aujourd'hui.
• À partir du 1er septembre 2027, l'obligation d'émettre des factures électroniques — et de transmettre vos données de transaction (e-reporting) — s'applique aussi aux micro-entreprises, TPE et PME, dont les auto-entrepreneurs.

Si vous êtes auto-entrepreneur, votre échéance ferme pour émettre est donc le 1er septembre 2027. Le piège, le voici : vos clients vous demandent déjà la facture électronique maintenant, bien avant leur propre date butoir, parce qu'ils ont mis à jour leurs systèmes. En pratique, l'« obligation » arrive à votre porte le jour où votre client le plus organisé en décide ainsi.

À noter aussi : la transmission ne se fait plus via un portail public d'émission. Vous passez par une plateforme agréée (PA, anciennement PDP) par l'administration, directement ou via une solution compatible. Le portail public de facturation (PPF) a été recentré, depuis octobre 2024, sur un rôle d'annuaire et de concentrateur de données.

Comment créer une facture Factur-X sans logiciel de spécialiste

C'est la vraie question derrière la recherche « créer une facture Factur-X », et le conseil habituel est décourageant : prenez un logiciel comptable lourd, apprenez-le, ou confiez tout à un expert-comptable.

Mais vous n'êtes pas obligé. La partie « XML embarqué » est exactement le genre de chose qu'un logiciel doit faire en silence, en arrière-plan. Vous remplissez votre facture comme vous l'avez toujours fait (client, lignes, montant), et l'outil génère pour vous le fichier structuré valide. Car vous ne devriez jamais avoir à penser au XML — et encore moins à l'éditer à la main.

Un rapide test de réalité avant de choisir un outil :

• Produit-il un fichier EN 16931 valide, et pas un simple PDF que vous avez renommé ?
• Gère-t-il correctement la TVA, y compris l'autoliquidation quand vous facturez une entreprise d'un autre pays de l'UE disposant d'un numéro de TVA valide ?
• Peut-il sortir plusieurs formats, pour qu'un client exigeant en UBL ne vous renvoie pas à la case départ ?

Pour la partie TVA et autoliquidation, notre guide TVA résume l'essentiel.

Là où Clozo intervient

C'est précisément la partie sur laquelle Clozo peut vous aider. Vous rédigez la facture une fois, et Clozo produit pour vous un fichier Factur-X valide (le PDF/A-3 hybride avec le XML embarqué) ou un fichier XML pur : votre choix, en un clic, dans le bon format — voyez nos tarifs pour les formules qui incluent les formats de facture électronique structurés. La TVA européenne est calculée automatiquement, autoliquidation comprise, donc vous ne re-vérifiez pas les taux face à une entreprise privée à Berlin ou à Amsterdam. Pas de logiciel comptable lourd, pas d'expert-comptable à demeure, pas de XML à la main.

Soyons clairs sur ce que cela veut dire : Clozo génère le bon format de fichier pour vous. Clozo n'est pas une plateforme de transmission et ne dépose pas vos factures à votre place auprès de l'administration — il vous remet le fichier conforme, prêt à être envoyé ou déposé. Autrement dit : Clozo génère le fichier Factur-X ; le dépôt sur Chorus Pro ou via une plateforme agréée (PA, ex-PDP), c'est vous qui le faites — Clozo ne s'y connecte pas. Vous retrouvez le détail de ce que fait l'outil sur la page fonctionnalités, et nos tarifs restent pensés pour les auto-entrepreneurs.

La prochaine fois qu'un client écrit « envoyez-moi ça en facture électronique », vous connaîtrez la réponse en cinq secondes : client privé, Factur-X ; format XML pur exigé, UBL ou CII ; administration, dépôt sur Chorus Pro. Et produire l'un ou l'autre devrait vous prendre à peu près le temps qu'il vous a toujours fallu pour écrire une facture normale.

Créer ma facture électronique avec Clozo.