Btw- en e-factureringsgids
Begrijp de EU-btw-regels en e-factureringsverplichtingen voor freelancers — in begrijpelijke taal, met voorbeelden.
Hoe btw werkt voor EU-freelancers
Je btw-behandeling hangt af van drie zaken: wie je klant is (bedrijf of particulier), waar die is gevestigd, en wat je verkoopt (algemene diensten of digitale / TBE-diensten). Hieronder de vijf scenario's die Clozo automatisch afhandelt.
1 · Binnenlandse klant (zelfde land)
- Van toepassing wanneer
- Je klant is gevestigd in hetzelfde land als jij.
- Btw-tarief
- Je binnenlandse btw-tarief
- Voorbeeld
- Een in Berlijn gevestigde designer factureert een klant in München → 19% DE btw.
- Juridische grondslag
- Artikelen 44 en 45, Richtlijn 2006/112/EG
2 · EU B2B — verleggingsregeling
- Van toepassing wanneer
- Je klant is een btw-plichtig bedrijf in een andere EU-lidstaat.
- Btw-tarief
- 0% — je klant draagt de btw af in het eigen land
- Voorbeeld
- Een in Berlijn gevestigde designer factureert een bedrijf in Amsterdam met een geldig NL-btw-nummer → 0% + vermelding "Btw verlegd" op de factuur.
- Juridische grondslag
- Artikel 196, Richtlijn 2006/112/EG (plaats van dienst: artikel 44)
Opmerking: Clozo valideert het btw-nummer van je klant via VIES (de EU-database). Als de validatie mislukt, vragen we je om handmatig te bevestigen voordat we de verleggingsregeling toepassen.
3 · EU B2C — algemene diensten
- Van toepassing wanneer
- Je klant is een particulier of een niet-btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land, en je levert algemene diensten (design, consultancy, ontwikkeling, copywriting, coaching, fotografie, vertaling, enz.).
- Btw-tarief
- Je eigen binnenlandse btw-tarief (land van de dienstverlener)
- Voorbeeld
- Een in Berlijn gevestigde designer maakt een logo voor een particulier in Amsterdam → 19% DE btw.
- Juridische grondslag
- Artikel 45, Richtlijn 2006/112/EG
Opmerking: Dit is de standaard voor het meeste freelancewerk. Geen OSS-registratie nodig, geen grensoverschrijdende drempel om bij te houden.
4 · EU B2C — digitale / TBE-diensten
- Van toepassing wanneer
- Je verkoopt telecommunicatie-, omroep- of elektronisch verleende diensten (SaaS-abonnementen, vooraf opgenomen online cursussen, e-books, softwaredownloads, streamingcontent, digitale templates) aan particulieren in een ander EU-land.
- Btw-tarief
- Het btw-tarief van het land van je klant (bestemming)
- Voorbeeld
- Een in Berlijn gevestigde cursusmaker verkoopt toegang tot een online cursus aan een Nederlandse particulier → 21% NL btw (tenzij je onder de drempel van € 10.000 blijft).
- Juridische grondslag
- Artikelen 58 en 59c, Richtlijn 2006/112/EG
Uitzondering op de drempel: Vrijstelling van € 10.000: als je totale grensoverschrijdende B2C-omzet uit TBE-diensten (en intracommunautaire afstandsverkopen van goederen) onder de € 10.000 per kalenderjaar blijft — en ook in het voorgaande jaar onder deze grens lag — mag je je binnenlandse tarief blijven toepassen. Zodra je de drempel overschrijdt, moet je het tarief van het bestemmingsland hanteren en je registreren bij het EU-Eén-loket-systeem (OSS).
Eén-loket-systeem: OSS is het vereenvoudigde portaal waarmee je grensoverschrijdende B2C-btw in één kwartaalaangifte kunt opgeven in plaats van je in elk klantland apart te registreren.
5 · Klant buiten de EU
- Van toepassing wanneer
- Je klant is gevestigd buiten de EU (Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, enz.).
- Btw-tarief
- 0% — buiten de reikwijdte van de EU-btw
- Voorbeeld
- Een in Berlijn gevestigde consultant factureert een klant in New York → 0% + vermelding "Diensten geleverd buiten de EU".
- Juridische grondslag
- Artikelen 44 en 59, Richtlijn 2006/112/EG
Btw-vrijstellingsregelingen voor kleine ondernemers
De meeste EU-landen laten je de btw overslaan als je jaaromzet onder een nationale drempel blijft. Je facturen tonen automatisch de juiste juridische verwijzing zodra je in Instellingen je regeling kiest.
| Land | Regeling | Drempel (2025-2026) | Juridische verwijzing |
|---|---|---|---|
| Duitsland | Kleinunternehmer | € 25.000 vorig jaar EN € 100.000 lopend jaar | §19 UStG |
| Nederland | KOR (Kleineondernemersregeling) | € 20.000 | art. 25 Wet op de omzetbelasting 1968 |
| Frankrijk | Franchise en base | € 37.500 diensten / € 85.000 goederen | art. 293 B CGI |
| Oostenrijk | Kleinunternehmer | € 55.000 | §6 Abs. 1 Z 27 UStG |
| Spanje | Régimen de franquicia | € 85.000 | Ley 37/1992 (nieuwe regeling vanaf 2025-01-01) |
| Italië | Regime forfettario | € 85.000 | Legge 190/2014 art. 1 commi 54-89 |
| Polen | Zwolnienie podmiotowe | PLN 200.000 | art. 113 ust. 1 ustawy o VAT |
EU-brede grensoverschrijdende kleineondernemersregeling (vanaf 2025-01-01)
Richtlijn (EU) 2020/285 introduceerde een EU-brede kleineondernemersregeling. Als je totale EU-omzet onder de € 100.000 blijft en je geregistreerd staat in je thuisland, kun je een EX-identificatienummer aanvragen en ook vrijgesteld blijven van btw op grensoverschrijdende verkopen. Clozo ondersteunt dit in een latere release.
E-factureringsverplichtingen per land
De EU voert gefaseerd verplichte gestructureerde (XML-gebaseerde) facturen in voor B2B-transacties. Clozo genereert automatisch elk vereist formaat op basis van het land van je klant — je hoeft niets in te stellen.
| Land | Status | Details | Formaat |
|---|---|---|---|
| Duitsland | Van kracht (ontvangst), aankomend (uitgifte) | Ontvangst verplicht sinds 2025-01-01. Uitgifte gefaseerd: omzet > € 800k vanaf 2027-01-01, alle binnenlandse B2B vanaf 2028-01-01. Kleinunternehmer zijn vrijgesteld van uitgifte, maar moeten wel kunnen ontvangen. | XRechnung, ZUGFeRD 2.1 (Factur-X) |
| België | Van kracht | Alle B2B-transacties vereisen gestructureerde e-facturen sinds 2026-01-01 (tolerantie zonder boete gedurende Q1 2026). | Peppol BIS Billing 3.0 |
| Frankrijk | Aankomend | Grote bedrijven vanaf 2026-09-01; mkb vanaf 2027-09-01. Transit via een gecertificeerd dematerialisatieplatform (PDP) of Chorus Pro. | Factur-X (PDF/A-3 + ingebedde XML) |
| Italië | Van kracht | B2B verplicht sinds 2019; uitgebreid naar regime forfettario vanaf 2024-01-01. Alle facturen lopen via het SdI (Sistema di Interscambio). | FatturaPA |
| Spanje | Aankomend | Koninklijk Besluit aangenomen 2026-03. Gefaseerde uitrol: bedrijven met omzet > € 8 miljoen vanaf 2027-10-01, mkb vanaf ~2028. VeriFactu (fraudebestendige gecertificeerde facturatie) is een aparte verplichting die voor sommige belastingplichtigen al van kracht is. | FacturaE + VeriFactu |
| Polen | Aankomend | KSeF (nationaal e-factuursysteem). Grote belastingplichtigen (> PLN 200m) vanaf 2026-02-01, alle btw-plichtigen vanaf 2026-04-01, micro-ondernemers vanaf 2027-01-01. Boetes opgeschort tot 2026-12-31. | KSeF XML |
| Oostenrijk | B2G verplicht, B2B vrijwillig | B2G-facturen sinds 2014; B2B blijft vrijwillig. Peppol is het voorkeurstransport. | ebInterface 6.1, Peppol BIS |
| Nederland | Vrijwillig | Geen nationale verplichting. Peppol BIS wordt breed gebruikt in B2G en door grote B2B-afnemers; SimplerInvoicing-ecosysteem. | Peppol UBL, ZUGFeRD (grensoverschrijdend) |
| Overige EU | Meestal vrijwillig | Raadpleeg je nationale belastingdienst voor de actuele regels. Peppol BIS Billing 3.0 is de facto standaard voor grensoverschrijdend verkeer. | Peppol BIS Billing 3.0 |
De EU-ViDA-richtlijn (Btw in het Digitale Tijdperk), aangenomen 2025-03, maakt gestructureerde e-facturering verplicht voor intracommunautaire B2B vanaf 2030.
Hoe je FatturaPA indient bij SdI
Het Italiaanse Sistema di Interscambio (SdI) is het overheidsverrekeningskantoor voor alle B2B e-facturen. Clozo genereert de conforme XML — jij verzendt deze.
Clozo verzendt je FatturaPA NIET automatisch naar SdI. Je moet deze zelf binnen 12 dagen na de factuurdatum indienen via een van de onderstaande kanalen. SdI kan onjuist opgemaakte facturen weigeren (Notifica di Scarto) — in dat geval heb je 5 dagen om deze te corrigeren en opnieuw in te dienen.
- 1
Genereer de XML
Open het ondertekende voorstel en klik in het e-factuurmenu op 'FatturaPA XML'. Clozo maakt een niet-ondertekend XML-bestand met een naam volgens de AdE-naamgevingsregel (IT{PartitaIVA}_{progressivo}.xml), met je RF19 regimecode, de N2.2 natuurcode op elke regel en de wettelijke L. 190/2014-vermelding in het Causale-veld. Een digitale handtekening (CAdES/XAdES) is NIET vereist voor B2B volgens AdE provvedimento 30-04-2018.
- 2
Indienen bij SdI via een van de drie kanalen
Alle drie kanalen zijn officiële eindpunten van Agenzia Entrate. Voor freelancers met weinig facturen zijn het webportaal of PEC meestal het eenvoudigst.
AdE-webportaal
Log in op 'Fatture e Corrispettivi' via ivaservizi.agenziaentrate.gov.it (SPID/CIE/CNS-authenticatie) en upload de XML. Gratis.
PEC-e-mail
Voeg de XML toe als bijlage aan een PEC-bericht verzonden naar
sdi01@pec.fatturapa.itFatturAE-app
Gratis mobiele/desktop-app van AdE. Upload en onderteken de XML met je SPID.
- 3
SdI-bonnen volgen in Agenzia Entrate
SdI stuurt binnen 5 dagen meldingen terug. Controleer het portaal 'Fatture e Corrispettivi' of je PEC-postvak voor deze statusupdates:
- RC — Ricevuta di Consegna — succesvol afgeleverd bij de klant. De factuur is juridisch definitief.
- NS — Notifica di Scarto — factuur geweigerd (validatiefout). Corrigeer de XML en dien binnen 5 dagen opnieuw in.
- MC — Mancata Consegna — SdI kon de ontvanger niet bereiken. Stuur de XML zelf (per e-mail) naar de klant; deze kan de factuur downloaden via het AdE-portaal.
Voor geweigerde (NS) of niet-afgeleverde (MC) facturen staat de volledige AdE-referentie op agenziaentrate.gov.it → Fatturazione elettronica → FAQ.
Wat Clozo op je factuur zet (art. 226)
Artikel 226 van Richtlijn 2006/112/EG noemt alle verplichte velden op een EU-btw-factuur. Clozo vult ze allemaal automatisch in op basis van je profiel en de gegevens uit de offerte.
- ✓Doorlopend factuurnummer — art. 226(2)
- ✓Factuurdatum — art. 226(1)
- ✓Btw-nummer van de leverancier — art. 226(3)
- ✓Btw-nummer van de klant (wanneer de verleggingsregeling van toepassing is) — art. 226(4)
- ✓Volledige naam en adres van beide partijen — art. 226(5)
- ✓Omschrijving en hoeveelheid van de diensten — art. 226(6)
- ✓Prestatiedatum (Leistungsdatum) — art. 226(7) — wordt getoond wanneer deze afwijkt van de factuurdatum
- ✓Belastbaar bedrag per tarief, btw-tarief en btw-bedrag — art. 226(8-10)
- ✓Reden voor vrijstelling of nultarief — art. 226(11)
- ✓Letterlijke vermelding "Btw verlegd" indien van toepassing — art. 226(11a)
- ✓Verwijzing naar aanbetalingsfacturen op de eindfactuur (Schlussrechnung) — art. 220(4) + 226(14)
BTW-rekenmachine
BTW-tarieven EU 2025-2026
Tarieven per 2026-04-20 — wijzigingen voorbehouden. Controleer bij de Belastingdienst voordat u uw aangifte indient.
| Land | Landcode | Standaardtarief |
|---|---|---|
| Austria | AT | 20% |
| Belgium | BE | 21% |
| Bulgaria | BG | 20% |
| Croatia | HR | 25% |
| Cyprus | CY | 19% |
| Czech Republic | CZ | 21% |
| Denmark | DK | 25% |
| Estonia | EE | 24% |
| Finland | FI | 25.5% |
| France | FR | 20% |
| Germany | DE | 19% |
| Greece (EL) | GR | 24% |
| Hungary | HU | 27% |
| Ireland | IE | 23% |
| Italy | IT | 22% |
| Latvia | LV | 21% |
| Lithuania | LT | 21% |
| Luxembourg | LU | 17% |
| Malta | MT | 18% |
| Netherlands | NL | 21% |
| Poland | PL | 23% |
| Portugal | PT | 23% |
| Romania | RO | 21% |
| Slovakia | SK | 23% |
| Slovenia | SI | 22% |
| Spain | ES | 21% |
| Sweden | SE | 25% |
Woordenlijst
- Btw
- Belasting over de toegevoegde waarde. Verbruiksbelasting op goederen en diensten binnen de EU. Wordt geïnd door bedrijven en afgedragen aan de nationale belastingdienst.
- B2B
- Business-to-business. Je klant is een btw-plichtig bedrijf (heeft een btw-identificatienummer).
- B2C
- Business-to-consumer. Je klant is een particulier of een bedrijf dat niet btw-plichtig is.
- Plaats van dienst
- Het land waarvan de btw-regels van toepassing zijn op een transactie. Voor diensten: meestal waar de dienstverlener is gevestigd (B2C algemeen) of waar de klant is gevestigd (B2B onder artikel 44, of TBE onder artikel 58).
- Verleggingsregeling
- Mechanisme waarbij de afnemer (niet de leverancier) de btw in het eigen land afdraagt. Van toepassing op grensoverschrijdende B2B-diensten onder artikel 196.
- TBE-diensten
- Telecommunicatie-, omroep- en elektronisch verleende diensten: SaaS-abonnementen, vooraf opgenomen online cursussen, e-books, softwaredownloads, streamingcontent, digitale templates, beltonen. Vallen onder artikel 58 voor de plaats van dienst bij B2C.
- OSS (Eén-loket-systeem)
- EU-portaal voor het opgeven van grensoverschrijdende B2C-btw in één enkele kwartaalaangifte, in plaats van je in elk bestemmingsland apart te registreren.
- IOSS (Import OSS)
- Hetzelfde als OSS, maar voor import van goederen met een lage waarde van buiten de EU (goederen onder € 150).
- VIES
- VAT Information Exchange System. EU-database voor de validatie van btw-nummers in alle lidstaten. Clozo controleert hier het btw-nummer van je klant voordat de verleggingsregeling wordt toegepast.
- Peppol
- Pan-European Public Procurement On-Line. Netwerk + standaarden voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen binnen de EU (en daarbuiten).
Bronnen
Alle onderstaande verwijzingen zijn primaire bronnen die we hebben geraadpleegd bij de bouw van Clozo's btw-engine en deze gids.
Deze gids is uitsluitend bedoeld ter algemene informatie en vormt geen fiscaal, juridisch of professioneel advies. De informatie weerspiegelt ons begrip van de EU- en nationale btw-regels per 2026-04-20 en kan zonder kennisgeving wijzigen. Btw-tarieven, drempels en e-factureringsverplichtingen verschillen per lidstaat en individuele situatie. Clozo aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen die op basis van deze inhoud worden genomen. Raadpleeg een gekwalificeerd belastingadviseur in uw jurisdictie voordat u btw-gerelateerde handelingen verricht. De resultaten van de calculator zijn schattingen — de definitieve btw-behandeling wordt bepaald door de nationale belastingdienst van de plaats van levering.