Zgodność faktur z przepisami UE — obowiązkowe pola Art. 226, numeracja sekwencyjna, retencja

15 obowiązkowych pól zgodnie z Art. 226 (Dyrektywa VAT UE 2006/112/WE, Artykuł 226):

1. Data wystawienia — data wystawienia dokumentu faktury (nie data zakończenia projektu). 2. Numer sekwencyjny — jednoznacznie identyfikuje fakturę. Niedopuszczalne luki w sekwencji (Art. 226(2)). 3. Numer VAT dostawcy, pod którym dostarczono towary lub usługi. (Dla dostawców niezarejestrowanych do VAT w ramach małego podatnika — zastąpiony notatką o reżimie — patrz poniżej). 4. Numer VAT nabywcy, jeśli nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT od dostawy (tj. odwrotne obciążenie B2B wewnątrz UE). 5. Pełna nazwa i adres dostawcy (nazwa Twojej firmy i adres). 6. Pełna nazwa i adres nabywcy. 7. Opis dostarczonych towarów lub usług (wystarczający do identyfikacji dostawy). 8. Data dostawy lub zakończenia usług, jeśli różni się od daty wystawienia. 9. Podstawa opodatkowania według stawki lub zwolnienia. 10. Zastosowana stawka VAT. 11. Kwota VAT do zapłaty, z wyjątkiem przypadków stosowania szczególnego rozwiązania (np. marża). 12. Odniesienie do mającego zastosowanie przepisu uruchamiającego zwolnienie lub zerową stawkę (np. dla odwrotnego obciążenia: „Odwrotne obciążenie — VAT rozlicza nabywca (Art. 196)"). 13. Gdy faktura jest wystawiana przez nabywcę (samofakturowanie) — wzmianka „Samofakturowanie". Nie dotyczy standardowych przepływów Clozo. 14. Gdy stosuje się schemat marży — odpowiednia wzmianka. Nie dotyczy standardowych przepływów Clozo; freelancerzy stosujący schemat marży używają ręcznego nadpisania.

Krajowe uzupełnienia, na które należy zwrócić uwagę:

- Niemcy (§14 UStG): numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT (USt-IdNr.) — oba akceptowalne. Opis usługi musi być na tyle szczegółowy, aby zidentyfikować dostawę (orzecznictwo: „usługi doradcze" to za mało; „doradztwo w zakresie architektury oprogramowania dla projektu Phoenix, maj 2026" jest właściwe). - Holandia (BTW Art. 35a): wymagany BTW-nummer; format NL{9 cyfr}B{2 cyfry}. Format daty DD-MM-YYYY zdecydowanie preferowany. - Francja (CGI Art. 242 nonies A): numer SIRET oprócz numeru VAT; „TVA non applicable, art. 293 B du CGI" dla reżimu franchise-en-base. - Włochy (DPR 633/1972 Art. 21): wymagane e-fakturowanie przez SDI (FatturaPA) dla B2B i B2G — Clozo obsługuje to przez kanał e-fakturowania (patrz artykuł 6.6). - Hiszpania (Ley 37/1992 + RD 1619/2012): wymagany NIF; dla B2B i B2G może być wymagane e-fakturowanie przez FacturaE. - Polska (Ustawa o VAT, Art. 106e): wymagany NIP; dla B2B e-fakturowanie przez KSeF (Krajowy System e-Faktur) obowiązkowe od lipca 2026 r.

Numeracja sekwencyjna (Art. 226(2)). Numery muszą być unikalne i sekwencyjne. Clozo wymusza to przez atomowy licznik (DocumentCounter, patrz artykuł 6.9). Żadnych luk. Jeśli zaczniesz rok od INV-2026-0001 i dojdziesz do INV-2026-0042, nie możesz wystawić INV-2026-0050 — najpierw musiałbyś wystawić 43 do 49. Projekt licznika zapobiega temu, zawsze zwracając następny numer.

Niezmienność po wystawieniu. Gdy faktura jest wystawiona (PDF wyrenderowany, przesłany do R2, dołączony do e-maila), nie może być edytowana. Jedyne legalne sposoby zmiany zafakturowanej kwoty to:

1. Storno (STR-): unieważnia fakturę. Oryginał pozostaje w Twoich aktach (z legal_hold), ale jest oznaczony jako zastąpiony lub anulowany. 2. Nota kredytowa (CRN-): rejestruje częściowe obniżenie (np. zwrot, rabat). 3. Faktura korygująca (Berichtigungsrechnung): kolejna faktura korygująca konkretny problem w oryginale — używana w Niemczech przy literówkach lub błędach adresu; w Polsce odpowiedniku stanowi faktura korygująca (Art. 106j Ustawy o VAT).

Przepływ aneksów Clozo (Sekcja 7) automatycznie generuje właściwą kombinację na podstawie kierunku delty.

Retencja: 10 lat (GoBD §147 AO Niemcy; Wet OB Art. 52 Holandia; CGI Art. L102 B Francja; Codice Civile Art. 2220 Włochy; Ley General Tributaria Art. 70 Hiszpania; Ordynacja Podatkowa Art. 86 Polska — wszystkie wdrażające 10-letnie minimum z Art. 247(2) Dyrektywy VAT UE). Clozo przechowuje wszystkie faktury na Cloudflare R2 z flagą legal_hold; nie mogą być usunięte w oknie retencji, nawet przez administratora. Jeśli Twoje konto zostanie zamknięte, faktury pozostają dostępne do eksportu przez okres legal_hold.

Faktury w reżimie małego podatnika. Dla Kleinunternehmer (DE), KOR (NL), franquicia (ES), forfettario (IT), ZW (zwolnienie podmiotowe w PL) i podobnych reżimów, wiersze VAT są zastępowane notatką o reżimie (w lokalnym języku) — np. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung)" dla niemieckich Kleinunternehmer; w Polsce: „Zwolnienie z VAT na podstawie Art. 113 ust. 1 ustawy o VAT". Pole 3 (Twój numer VAT) jest wtedy opcjonalne, ale Clozo dołącza Twój numer podatkowy (NIP/Steuernummer) tam gdzie jest dostępny, ponieważ niektórzy inspektorzy podatkowi oczekują czegoś identyfikującego dostawcę.