Compliance · Article 11.4
10-letnia retencja: GoBD §147 AO i jego unijne odpowiedniki
Dokumenty istotne podatkowo — faktury, potwierdzenia, podpisane umowy, rejestry płatności — muszą być dostępne dla inspektora urzędu skarbowego przez dziesięć lat. Clozo egzekwuje to po stronie serwera we wszystkich jurysdykcjach UE.
„Przechowuj faktury przez dziesięć lat." Większość freelancerów UE zna tę zasadę, ale nie jej podstawę prawną. Sformułowanie niemieckie — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), implementujące §147 Ordynacji Podatkowej (AO) — jest najsurowsze w UE i to Clozo stosuje jednolicie. Ten artykuł wyjaśnia, co „retencja" faktycznie oznacza według tej reguły, jakie są Twoje obowiązki i jak Clozo to implementuje bez konieczności myślenia o tym.
Why this works this way
§147 AO — reguła niemiecka. Na mocy §147 Abs. 3 AO, następujące dokumenty muszą być przechowywane przez dziesięć lat (Aufbewahrungspflicht):
- Księgi, rejestry, bilanse otwarcia, roczne sprawozdania finansowe - Inwentarze - Otrzymane listy handlowe i kopie wysłanych listów handlowych - Dowody księgowe i faktury - Dokumenty celne - Inne dokumenty istotne dla opodatkowania
Okres retencji zaczyna się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu lub wystawiono dokument. Więc retencja faktury z 2026-04-15 biegnie do 2036-12-31, a nie 2036-04-15.
GoBD operacjonalizuje §147 dla dokumentów elektronicznych. Pięć podstawowych zasad:
1. Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit (możliwość śledzenia + weryfikowalność) — każdy wpis musi być rekonstruowalny ze źródłowych danych. 2. Wahrheit + Klarheit + Fortlaufende Aufzeichnung (prawda + jasność + ciągłe rejestrowanie) — dokumenty muszą odzwierciedlać rzeczywistość, być czytelne i nie mieć luk. 3. Vollständigkeit (kompletność) — żaden dokument nie może zostać pominięty w rejestrze. 4. Richtigkeit (poprawność) — wpisy są poprawne zgodnie z rejestracją. 5. Unveränderbarkeit (niezmienność) — raz zarejestrowanego wpisu nie można po cichu modyfikować. Korekty muszą być dokonywane przez wyraźnie oznaczone zapisy korygujące (Stornobuchungen).
Wymóg niezmienności to to, co napędza regułę Clozo „bez edycji po wysłaniu": gdy oferta jest wysłana i faktura wystawiona, dokumentu nie można po cichu przepisać — można go tylko korygować przez łańcuch Storno (STR-) lub aneksu. Patrz artykuł 5.10 (edycja po wysłaniu) i Sekcja 7 (aneksy).
Odpowiedniki w krajach UE. GoBD to prawo niemieckie, ale Clozo stosuje 10 lat jednolicie, ponieważ niemal każde państwo członkowskie UE ma analogiczną regułę i 10 lat to najdłuższe typowe okno:
| Kraj | Ustawa | Retencja |
|---|---|---|
| Niemcy | §147 Abs. 3 AO | 10 lat |
| Holandia | Algemene wet inzake rijksbelastingen Art. 52 Lid 4; Wet OB 1968 Art. 35a | 7 lat ogólne, 7 lat VAT, 10 lat dla nieruchomości |
| Francja | LPF Art. L102 B | 6 lat dla dostępu organów podatkowych; kodeks handlowy Art. L123-22 wymaga 10 lat dla ksiąg rachunkowych |
| Hiszpania | LGT 58/2003 Art. 70 | 4 lata dla wymiaru podatku + 6 lat wg Código de Comercio Art. 30 |
| Włochy | DPR 600/1973 Art. 22 + DPR 633/1972 (VAT) | 10 lat (kodeks cywilny) + 5-10 lat (podatki w zależności od działalności) |
| Austria | §132 BAO | 7 lat (ogólnie) — rozszerzone do 10 lat w szczególnych przypadkach |
| Polska | Ordynacja podatkowa Art. 86 §1 + Ustawa o VAT Art. 112 | 5 lat (podatki) + dłużej dla określonych działalności |
| UE (specyficzne VAT) | Dyrektywa 2006/112/WE Art. 244 | Państwa członkowskie ustalają okres; efektywne minimum ~6 lat |
Clozo stosuje 10 lat, ponieważ: (a) to wymóg niemiecki i większość niemieckich freelancerów korzysta z platformy; (b) bycie dłuższym niż lokalne minimum jest nieszkodliwe; (c) zachowuje ścieżkę audytu eIDAS na to samo okno. Jeśli reguła krajowa jest krótsza (np. Polska 5 lat), dłuższa retencja Clozo jej nie narusza — po prostu masz dokumenty dostępne dłużej niż wymagane.
Co „retencja" oznacza według GoBD. Trzy wymogi operacyjne:
1. Czytelność — dokument musi pozostać czytelny w oryginalnej formie wizualnej. PDF/A i PDF (z osadzonymi czcionkami) oba to spełniają; formaty własnościowe blokujące plik do jednej aplikacji nie spełniają. Clozo emituje PDF z osadzonymi czcionkami.
2. Przeszukiwalność maszynowa — inspektor podatkowy ("GoBD-Datenzugriff" na mocy §147 Abs. 6 AO) może zażądać dokumentów w formie możliwej do odczytu maszynowego dla swoich narzędzi audytowych. Clozo może wyeksportować pełny zestaw per użytkownik jako pakiet JSON + PDF na żądanie.
3. Niezmienność — plik przechowywany musi być identyczny z plikiem oryginalnie utworzonym. Clozo używa flagi legal_hold Cloudflare R2 na każdej podpisanej umowie, każdej fakturze, każdym potwierdzeniu; nawet administratorzy Clozo nie mogą usunąć oznaczonego obiektu w oknie retencji.
Interakcja z Art. 17 RODO (prawo do usunięcia danych). Art. 17(3)(b) RODO jawnie wyłącza obowiązki usunięcia tam, gdzie przetwarzanie jest niezbędne „do wypełnienia obowiązku prawnego [...], który wymaga przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator". Obowiązki retencji podatkowej na mocy §147 AO i odpowiedników są dokładnie tym. Więc jeśli żądasz usunięcia konta, Clozo: - Usuwa Twoje dane osobowe (imię, e-mail, hash hasła, dane kontaktowe) — dane objęte 6(1)(b) i (a). - Przechowuje faktury, potwierdzenia, podpisane umowy, dzienniki audytu — dane objęte 6(1)(c) obowiązkiem podatkowym — do czasu wygaśnięcia okna retencji. Po oknie następuje usunięcie. - Przechowuje dziennik audytu samego żądania usunięcia na mocy Art. 5(2) rozliczalności.
Troubleshooting
Keep reading
Compliance
GDPR: what Clozo stores about you, why, and for how long
Clozo runs 13 distinct processing activities under GDPR Art. 30. Each one has a documented purpose, a lawful basis under Art. 6(1), a recipient list, and a retention window. This article is the user-facing summary of our Records of Processing Activities.
Compliance
eIDAS: what makes a Clozo signature legally binding in the EU
EU Regulation 910/2014 (eIDAS) defines three signature levels and gives each a clear legal weight. Clozo issues an Advanced Electronic Signature (AES) under Art. 3(11) — equivalent to a handwritten signature for almost all freelancer contracts.
Proposals & Invoices
The three documents: Proposal, Service Agreement, and the signed PDF
A signed Clozo proposal produces three legal artefacts: the Proposal PDF (the offer), the Service Agreement (the binding contract), and a stored audit trail. Each plays a different legal role under EU contract law and eIDAS Reg. 910/2014.
Compliance
Data-subject requests: how clients exercise GDPR rights and what you must do
Articles 15–22 GDPR give your clients the right to access, correct, port, or erase the personal data you hold about them. As a controller of *your* clients' data, you have one month to respond. Clozo's tooling helps you answer each request efficiently.