E-Rechnung in der EU: Leitfaden für Freelancer

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Hamburger Agentur, mit der Sie seit Jahren zusammenarbeiten, schreibt Ihnen im März 2027: „Dieses PDF können wir leider nicht mehr verbuchen. Schicken Sie uns bitte eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung." Wenn Sie Freelancer sind, steckt in diesem einen Satz die ganze Geschichte der E-Rechnung. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nur zwei Dinge merken — verlangt das Land Ihres Kunden schon eine strukturierte E-Rechnung, und welches Dateiformat erwartet es? Alles Weitere ist zweitrangig.

Dieser Leitfaden ist die Kurzfassung. Was eine E-Rechnung wirklich ist, welche EU-Länder eine Pflicht eingeführt haben und ab wann, welches Format jedes Land will und was ein Solo-Freelancer braucht, um eine E-Rechnung zu erstellen — ohne extra einen Buchhalter zu engagieren, nur um eine Rechnung zu verschicken.

Was eine E-Rechnung wirklich bedeutet (es ist kein PDF)

Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte Datendatei (XML, oder ein PDF mit eingebettetem XML), die ein anderes System automatisch auslesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Der EU-Standard, der hinter all dem steht, ist EN 16931. Jedes konforme nationale Format ist nur eine andere Spielart desselben Standards. Wenn Sie also ZUGFeRD, Factur-X oder UBL hören, hören Sie drei lokale Dialekte derselben Sprache. Das ist eine gute Nachricht für Freelancer: Sie lernen einmal, eine strukturierte Rechnung zu erstellen, und exportieren sie dann in dem Dialekt, den das Land Ihres Kunden liest — aus sechs Systemen wird eins.

Warum treibt die EU das voran? In einem Wort: Umsatzsteuerbetrug. Strukturierte Rechnungen ermöglichen den Finanzbehörden einen schnelleren Blick auf die Transaktionsdaten, irgendwann nahezu in Echtzeit. Die übergreifende Reform heißt ViDA (VAT in the Digital Age), beschlossen im März 2025, mit grenzüberschreitender B2B-E-Rechnung als EU-weitem Standard ab dem 1. Juli 2030. Das ist keine Mode, die man aussitzen kann.

Die EU-Pflichtwelle, Land für Land

Die Pflichten kommen unterschiedlich schnell, und die Termine verschieben sich — prüfen Sie vor einer Frist also immer Ihr konkretes Land. Hier die grobe Landkarte, Stand Mitte 2026. Eines vorweg: Die meisten Pflichten beginnen mit einer Empfangspflicht (Sie müssen E-Rechnungen annehmen können), bevor eine Ausstellungspflicht (Sie müssen sie versenden) folgt.

Deutschland: Alle Unternehmen, auch Freelancer, müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt gestaffelt: Unternehmen über 800.000 € Umsatz ab Januar 2027, danach alle übrigen ab Januar 2028. Die meisten Solo-Freelancer unterhalb dieser Schwelle müssen E-Rechnungen also bereits annehmen und werden sie ab 2028 ausstellen müssen.

Frankreich: Gestaffelt ab dem 1. September 2026: Große und mittlere Unternehmen müssen ausstellen und melden, und alle Unternehmen (Freelancer eingeschlossen) müssen E-Rechnungen empfangen können. Kleinstunternehmen und KMU müssen ab dem 1. September 2027 ausstellen.

Belgien: Seit dem 1. Januar 2026 in Kraft. Alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen müssen strukturierte B2B-Rechnungen austauschen. Wenn Sie ein belgisches Unternehmen abrechnen, betrifft Sie das jetzt.

Polen: Das KSeF-System wird 2026 in Phasen verpflichtend: große Steuerpflichtige ab dem 1. Februar 2026, die meisten anderen Unternehmen ab dem 1. April 2026, Kleinstunternehmen ab Januar 2027.

Italien: Der Vorreiter. Verpflichtende B2B-E-Rechnung seit 2019 über das Format FatturaPA und die Clearing-Plattform SDI. Wenn Sie italienische Unternehmen abrechnen, sind Sie längst dabei.

Spanien: Eine B2B-Pflicht ist beschlossen und soll starten, sobald die technische Verordnung veröffentlicht ist (erwartet etwa Mitte 2026), mit rund einem Jahr Übergang für größere Firmen und zwei Jahren für die übrigen.

Niederlande: Noch keine B2B-Pflicht. In den Niederlanden ist die Nutzung strukturierter Rechnungen (UBL) weit verbreitet, aber freiwillig, und die Regierung beobachtet ViDA. Ein niederländischer ZZP'er ist heute zu nichts verpflichtet, aber Kunden fragen ohnehin zunehmend nach UBL.

Österreich: Keine allgemeine B2B-Pflicht (B2G mit der öffentlichen Hand ist eine separate, ältere Anforderung). Das österreichische Format ist ebInterface, und das ViDA-Datum 2030 ist hier der eigentliche Horizont.

Ob Ihr Land eine harte Frist hat oder nicht: Spätestens 2030 ist die strukturierte E-Rechnung der EU-Standard. Sich früh darauf einzustellen ist günstiger, als in der Woche in Hektik zu verfallen, in der Ihr größter Kunde sie plötzlich verlangt.

Formate nach Land: der Spickzettel

Speichern Sie sich diese Tabelle. Das Format hängt davon ab, wo Ihr Kunde sitzt:

Land	Format	Wie es aussieht
Deutschland	ZUGFeRD / XRechnung	PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD); reines XML (XRechnung, für die öffentliche Hand)
Frankreich	Factur-X	Das französische Pendant zu ZUGFeRD: ein PDF mit eingebettetem XML
Niederlande / Belgien	UBL (Peppol BIS)	Strukturiertes XML
Spanien	FacturaE	Strukturiertes XML
Österreich	ebInterface	Strukturiertes XML
Italien	FatturaPA	Strukturiertes XML über die SDI-Plattform

Ein nützliches Detail: ZUGFeRD und Factur-X sind Hybridformate. Die Datei ist nach wie vor ein ganz normales PDF, das Sie wie gewohnt öffnen und lesen können, aber sie trägt das maschinenlesbare XML in sich. Sie behalten eine für Menschen lesbare Rechnung und erfüllen zugleich die Vorgabe der strukturierten Daten — mit einer einzigen Datei. Die reinen XML-Formate (UBL, FacturaE, ebInterface) sind dafür gedacht, von Software gelesen zu werden.

Eines sei klargestellt, weil hier alle stolpern: Peppol ist ein Zustellnetz — denken Sie an die Post — während das Format der Brief darin ist. UBL ist das Format; Peppol ist eine verbreitete Art, es zu transportieren. Viele Freelancer erzeugen schlicht eine gültige UBL-Datei und versenden oder laden sie genau so hoch, wie ihr Kunde es verlangt, ohne das Netzwerk selbst anzufassen. Mehr zu den einzelnen Dateitypen finden Sie in unserer Übersicht der E-Rechnungsformate.

E-Rechnung erstellen: was ein Freelancer dafür wirklich braucht

Lässt man den Fachjargon weg, ist die To-do-Liste kurz.

1. E-Rechnungen empfangen können. Wenn Sie Lieferanten oder Subunternehmer in einem Pflichtland haben, schicken diese Ihnen womöglich schon XML. Sie müssen es annehmen und speichern. In Deutschland ist diese Empfangsbereitschaft technisch seit 2025 vorgeschrieben.
2. Das richtige Format auf Abruf liefern. Wenn ein Kunde ZUGFeRD, Factur-X oder UBL verlangt, sollten Sie es noch am selben Tag liefern können — und nicht „nächste Woche" versprechen, während Sie erst googeln, wie das geht.
3. Die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Grenzüberschreitendes B2B innerhalb der EU bedeutet meist Reverse-Charge (Sie stellen mit 0 % aus und weisen darauf hin), aber nur, wenn die USt-IdNr. Ihres Kunden gültig ist — das prüfen Sie über die EU-Datenbank VIES. Machen Sie hier einen Fehler, ist die Rechnung falsch.
4. Den Prüfpfad sichern. Die Pflichten verlangen, dass Rechnungen für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in ihrer strukturierten Form gespeichert werden (in der Regel mehrere Jahre) und auf Anfrage lesbar sind.

Beachten Sie, was nicht auf der Liste steht: Sie müssen für niemanden Steuern einreichen, und Sie müssen keinem Netzwerk „beitreten", um eine einfache E-Rechnung auszustellen. Sie brauchen nur die richtigen Daten im richtigen Format.

Ein Hinweis zur E-Rechnung für Kleinunternehmer: Auch wenn Sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, gilt die Empfangspflicht seit 2025 genauso für Sie — und ein Kunde kann auch von einem Kleinunternehmer eine strukturierte Rechnung verlangen. Den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung tragen Sie dabei einfach wie gewohnt in die Rechnung ein.

Genau diese Lücke schließen wir mit Clozo für Solo-Freelancer und Mikro-Studios — denn wir haben diese „Schicken Sie uns eine ZUGFeRD"-Mail selbst bekommen und hatten keine Lust auf die Hektik.

Sie erstellen ein Angebot und lassen es rechtsverbindlich nach eIDAS signieren (mit einem Prüfpfad aus IP-Adressen und Zeitstempeln). Clozo prüft die EU-USt-IdNr. Ihres Kunden über VIES und wendet für grenzüberschreitendes B2B automatisch das Reverse-Charge-Verfahren an, und Sie exportieren mit einem Klick eine gültige E-Rechnung im jeweiligen Länderformat: ZUGFeRD oder Factur-X, eine UBL-Datei, FacturaE, ebInterface oder FatturaPA. Einen Überblick über diese Funktionen finden Sie in unserer Feature-Übersicht. Das heißt: kein Buchhalter nötig, nur um eine einzige Rechnung zu verschicken. Clozo erzeugt diese Dateien als Ausgabeformate; den Versand bzw. das Hochladen der fertigen Datei erledigen Sie (oder Ihr Steuerberater) anschließend selbst — Clozo überträgt nichts über das Peppol-Netzwerk und verbindet sich mit keinem nationalen System (etwa KSeF, SDI oder Chorus Pro) und erstellt keine Steuererklärung. Clozo erzeugt die gültige Formatdatei — welche Tarife den strukturierten E-Rechnungs-Export sowie die VIES- und Reverse-Charge-Funktion enthalten, sehen Sie in der Preisübersicht.

Das Fazit in einem Satz

Sie müssen sich nicht acht nationale Systeme merken oder wegen einer Frist in zwei Jahren in Panik geraten. Finden Sie heraus, in welchen Ländern Ihre Kunden sitzen, notieren Sie deren Format aus der Tabelle oben und stellen Sie sicher, dass das Tool, mit dem Sie abrechnen, dieses Format auf Abruf und mit korrekter EU-Umsatzsteuer ausgeben kann. Richten Sie das einmal ein — und wenn das nächste Mal ein Kunde „Wir brauchen eine ZUGFeRD" schreibt, erledigen Sie das in dreißig Sekunden und machen weiter.

Wollen Sie daraus eine Sache von dreißig Sekunden machen? Erstellen Sie Ihr nächstes Angebot in Clozo und erstellen Sie jetzt Ihre E-Rechnung — kostenlos starten, Tarife im Überblick.