ZUGFeRD vs XRechnung: einfach erklärt

Ein Kunde schreibt Ihnen: „Bitte schicken Sie das als E-Rechnung.“ Kein Format, keine Anleitung. Er geht einfach davon aus, dass Sie wissen, was er meint.

An diesem Punkt erstarren die meisten Freelancer in Deutschland. Sie haben zwei sperrige Begriffe gehört, ZUGFeRD und XRechnung, nehmen an, dass sie einen Steuerberater brauchen, um die beiden auseinanderzuhalten, und schicken am Ende doch ein ganz normales PDF – in der Hoffnung, dass sich niemand beschwert.

Hier die Kurzfassung — und dann der Teil, den Ihnen niemand sagt: Für die meisten B2B-Kunden brauchen Sie immer nur eines der beiden Formate. Klären wir, welches.

ZUGFeRD und XRechnung sind beide „E-Rechnungen“, nur unterschiedlich gebaut

Beide Formate folgen demselben europäischen Standard, EN 16931. Das ist das Regelwerk, das festlegt, was in Deutschland als strukturierte elektronische Rechnung gilt. Der Unterschied steckt in der Verpackung.

ZUGFeRD ist ein Hybrid. Es ist ein ganz normales PDF (technisch PDF/A-3), das zusätzlich eine maschinenlesbare XML-Datei in sich trägt. Eine Datei erledigt also zwei Aufgaben: Sie und Ihr Kunde lesen sie wie jede andere Rechnung, und die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden zieht die Daten automatisch heraus. Öffnen Sie die Datei, sieht sie aus wie eine gewöhnliche Rechnung. Unter der Haube liegen die strukturierten Daten bereit.

XRechnung ist reines XML. Statt eines klassischen PDF-Dokuments besteht sie aus strukturierten Daten, die Unternehmenssoftware automatisch austauschen und verarbeiten kann. Ein PDF zum Ansehen gibt es hier nicht.

Gleicher Standard, zwei Philosophien. ZUGFeRD sagt: „Bleib zusätzlich auch für Menschen lesbar.“ XRechnung sagt: „Nur Daten, keine Deko.“

Wann brauchen Sie tatsächlich welches?

Hier verschwindet die Panik meistens.

XRechnung ist das Format für den öffentlichen Sektor (B2G). Wenn Sie ein Bundesministerium, eine Landesbehörde, eine Stadt oder eine öffentliche Hochschule (alles, was zum Staat gehört) abrechnen, verlangen diese in der Regel XRechnung — und viele ihrer Portale akzeptieren ausschließlich dieses Format. Wenn Sie also für Behörden arbeiten, ist XRechnung die einzige Wahl, die Sie haben.

ZUGFeRD ist die praktische Wahl für Geschäftskunden (B2B). Ihre typische GmbH, Agentur oder Ihr Startup-Kunde betreibt kein striktes Behördenportal. Sie wollen eine Datei, die ihre Software lesen kann, und ein Dokument, das ein Mensch prüfen kann. ZUGFeRD liefert beides. Für die alltägliche Bitte „Schicken Sie das als E-Rechnung“ von einer Privatfirma ist ZUGFeRD fast immer die richtige Antwort.

Der ehrliche Entscheidungsbaum ist also winzig:

• Rechnung an eine Behörde? XRechnung.
• Rechnung an ein privates Unternehmen? ZUGFeRD (und Ihr Kunde freut sich).
• Rechnung an eine Privatperson (B2C)? Ein normales PDF ist weiterhin in Ordnung. Die Pflicht betrifft B2B.

„Aber ist das nicht inzwischen alles Pflicht?“

Die Antwort lautet: teilweise. Lassen Sie uns präzise sein, denn die Fristen werden überall durcheinandergebracht.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen eine strukturierte E-Rechnung empfangen können (XRechnung oder ZUGFeRD). Dieser Teil ist bereits in Kraft. Selbst wenn Sie heute nur PDFs verschicken, darf ein Kunde Ihnen rechtmäßig eine ZUGFeRD-Datei schicken — und von Ihnen wird erwartet, dass Sie damit umgehen.

Das Ausstellen wird stufenweise eingeführt:

• Bis Ende 2026 dürfen Sie B2B-Kunden weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
• Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028 müssen alle B2B-Unternehmen sie ausstellen — auch Solo-Freelancer.

Wenn Sie als Freelancer 40.000–90.000 € im Jahr verdienen, ist Ihre harte Frist zum Ausstellen 2028. Der Haken dabei: Kunden bitten Sie schon heute darum, die Rechnung jetzt zu schicken — lange vor ihrer eigenen Frist —, weil sie ihre Systeme bereits umgestellt haben. In der Praxis kommt die „Pflicht“ also genau dann bei Ihnen an, wenn Ihr bestorganisierter Kunde sie für sich beschlossen hat.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen — ohne Spezialsoftware

Das ist die Frage hinter der Suche „zugferd rechnung erstellen“ (wie mache ich eine ZUGFeRD-Rechnung?), und der übliche Rat ist ernüchternd: Kaufen Sie DATEV, arbeiten Sie sich in eine Buchhaltungssoftware ein, oder geben Sie es an einen Steuerberater ab.

Das müssen Sie aber nicht. ZUGFeRD erstellen lässt sich heute auch ohne Buchhaltungspaket: Der Teil mit dem eingebetteten XML ist genau das, was Software still im Hintergrund erledigen sollte. Sie füllen Ihre Rechnung so aus wie immer (Kunde, Positionen, Betrag), und das Tool erzeugt die gültige strukturierte Datei für Sie. Um das XML müssen Sie sich gar nicht kümmern – und schon gar nicht von Hand daran herumschreiben.

Ein kurzer Realitätscheck, bevor Sie irgendein Tool wählen:

• Gibt es eine gültige EN-16931-Datei aus — nicht bloß ein PDF, das Sie umbenannt haben?
• Behandelt es die Umsatzsteuer korrekt, inklusive Reverse-Charge, wenn Sie ein Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. abrechnen?
• Kann es beide Formate erzeugen, damit ein B2G-Auftrag Sie nicht wieder bei null anfangen lässt?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Format Ihr Kunde überhaupt erwartet, hilft die Übersicht der E-Rechnungsformate weiter — sie zeigt pro Markt, was gilt.

Wo Clozo ins Spiel kommt

Genau hier kann Clozo Ihnen helfen. Sie schreiben die Rechnung einmal, und Clozo erzeugt daraus eine gültige ZUGFeRD-Datei (das hybride PDF + XML) oder eine gültige XRechnung-Datei (reines XML): Ihre Wahl, ein Klick, im deutschen Format. Die EU-Umsatzsteuer wird automatisch berechnet, Reverse-Charge inklusive, sodass Sie Sätze nicht gegen ein Privatunternehmen in Wien oder Amsterdam gegenprüfen müssen. Keine DATEV-Lizenz, kein Steuerberater auf Abruf, kein XML von Hand — und was das kostet, sehen Sie in der Preisübersicht.

Damit klar ist, was das heißt: Clozo erzeugt das korrekte Dateiformat für Sie. Das Versenden an Ihren Kunden oder das Hochladen ins Behördenportal (B2G) übernehmen Sie selbst (oder Ihr Steuerberater) — Clozo erstellt die Datei, verschickt oder übermittelt sie aber nicht für Sie. Wie der gesamte Ablauf vom Angebot bis zur fertigen E-Rechnung zusammenspielt, sehen Sie in der Funktionsübersicht von Clozo.

Wenn das nächste Mal ein Kunde schreibt „Schicken Sie das als E-Rechnung“, wissen Sie die Antwort in fünf Sekunden: Geschäftskunde, ZUGFeRD; Behörde, XRechnung. Und beides zu erstellen sollte ungefähr so lange dauern wie das Schreiben einer ganz normalen Rechnung schon immer gedauert hat.

Jetzt E-Rechnung erstellen.