E-Rechnung erstellen: kostenlos oder bezahlt für Freelancer

Die meisten Vergleiche zum Thema „Rechnung kostenlos erstellen“ starten mit der falschen Frage. Sie fragen, welches Tool die längste Funktionsliste hat. Wenn Sie ein Ein-Personen-Unternehmen sind und vier bis zehn Rechnungen im Monat schreiben, ist die eigentliche Frage viel enger: Was brauchen Sie heute wirklich, und was ist der eine Auslöser, der das Bezahlen lohnenswert macht?

Wir bauen Clozo selbst als Freelancer, deshalb hier unsere ehrliche Einschätzung. Kostenlos ist tatsächlich länger völlig in Ordnung, als die bezahlten Tarife Sie glauben machen wollen. Sie sollten an dem Tag bezahlen, an dem etwas Konkretes passiert, nicht weil eine Preisseite Ihnen das Gefühl gibt, etwas zu verpassen.

Was ein kostenloses Rechnungsprogramm können muss

Wenn sich ein Tarif kostenlos nennt, ist die Untergrenze nicht verhandelbar. Sie sollten in der Lage sein:

• Eine saubere, professionelle Rechnung mit Ihrem Logo und Ihrer Steuernummer zu erstellen
• 19 % Umsatzsteuer korrekt zu berechnen und auf einer eigenen Zeile auszuweisen
• Die Rechnung als PDF zu versenden und eine Kopie für Ihre eigenen Unterlagen herunterzuladen
• Eine Kundenliste zu führen, damit Sie nicht jedes Mal Adressen neu eintippen müssen

Das reicht, um die ersten Schritte als Freelancer zu machen. Der kostenlose Plan von Clozo liegt bei 0 € und deckt genau das ab: bis zu 2 Rechnungen im Monat erstellen, mit rechtsgültiger eIDAS-Signatur versenden und ablegen, als PDF mit dezentem „Made with Clozo“-Hinweis. Wenn Sie nur ein, zwei Rechnungen im Monat schreiben und säumigen Zahlern selbst hinterhertelefonieren, reicht das. Sobald regelmäßig mehr Rechnungen anfallen oder einer der Auslöser unten eintritt, wird ein bezahlter Plan fällig.

Der Auslöser ist oft mehr als nur „mehr Rechnungen“

Klar, mit dem kostenlosen Plan sind 2 Rechnungen im Monat das Limit. Wer regelmäßig mehr schreibt, braucht ohnehin einen bezahlten Plan (Pro mit bis zu 5 Rechnungen im Monat oder Unlimited ohne Begrenzung). Aber Volumen ist selten der einzige Grund: Was jemanden wirklich auf einen bezahlten Plan bringt, ist einer von vier konkreten Momenten, und die können Sie vorhersehen.

1. Ein Kunde will online zahlen, und diese „kostenlose“ Zahlung ist nicht gratis

In dem Moment, in dem Sie Online-Zahlung hinzufügen, lesen Sie das Kleingedruckte. Viele „kostenlose“ Tools leiten Karten- und SEPA-Zahlungen über ihren eigenen Checkout und behalten 2 bis 3 % pro Transaktion ein. Bei einem Abzug von 2,9 % kostet eine einzelne Rechnung über 4.000 €, die per Karte bezahlt wird, rund 116 € an Gebühren. Zwei davon im Monat, und Sie haben unbemerkt mehr gezahlt als für ein pauschales Abo, nur zahlen Sie es immer weiter und es wächst mit Ihrem Umsatz.

Clozo erhebt keine zusätzlichen Transaktionsgebühren über Stripe hinaus: Ein Kunde zahlt per Karte oder SEPA-Lastschrift über einen Link, und der Prozentsatz wächst nicht mit der Zahl Ihrer Rechnungen. Wenn Sie überhaupt Online-Zahlungen annehmen, schlägt ein pauschaler Monatspreis fast immer einen prozentualen Abzug pro Transaktion.

2. Sie rechnen über die EU-Grenze ab, und die Umsatzsteuer wird kompliziert

An dem Tag, an dem Sie einem Geschäftskunden in Österreich oder Frankreich eine Rechnung stellen, ist die deutsche Umsatzsteuer nicht mehr einfach. Sie müssen prüfen, ob die USt-IdNr. des Kunden gültig ist, das grenzüberschreitende Reverse-Charge-Verfahren korrekt anwenden und den richtigen Hinweis auf die Rechnung setzen. Machen Sie es falsch, wird Ihre Umsatzsteuervoranmeldung zur Aufräumaktion, oder schlimmer, zu einer Rückfrage vom Finanzamt.

Dieser Teil ist leicht falsch zu machen und ein fairer Grund zu zahlen. Clozo prüft im Pro-Plan (12 €) EU-USt-IdNr. live gegen VIES und wendet das Reverse-Charge-Verfahren automatisch an, sodass eine grenzüberschreitende Rechnung gleich korrekt herauskommt, statt dass Sie sie um 23 Uhr mühsam mit einem Forenthread abgleichen. Ein kostenloses PDF-Tool und der kostenlose Plan machen das nicht. Wenn auch nur ein Viertel Ihrer Arbeit grenzüberschreitendes B2B ist, rechtfertigt das allein den Wechsel. Mehr dazu, wie das Format je nach Land aussieht, finden Sie in der Funktionsübersicht von Clozo.

3. Echte E-Rechnung erstellen: kostenlos meist nicht möglich

Behörden und größere deutsche Unternehmen akzeptieren zunehmend kein PDF mehr. Sie wollen eine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung, eine maschinenlesbare Datei, die ihr System einlesen kann. Ein hübsches PDF wird zurückgewiesen.

Das ist die klarste Trennlinie zwischen kostenlos und bezahlt. Kostenlose PDF-Tools können das nicht erzeugen, und auch der kostenlose Plan von Clozo enthält keine strukturierten E-Rechnungsformate. Eine echte strukturierte E-Rechnung ist eine Unlimited-Funktion (22 €): Clozo erstellt dort eine gültige ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei mit einem Klick, und wenn Sie Kunden anderswo in der EU abrechnen, auch das richtige lokale Format: Factur-X für Frankreich, FacturaE für Spanien, UBL für die Niederlande. Welches Format pro Land gilt, sehen Sie in der Übersicht der E-Rechnungsformate. Zur Klarstellung: Clozo erstellt die Datei, und Sie senden sie an Ihren Kunden. Es ist ein Format, das Sie exportieren, kein Netzwerk, über das Sie übertragen. Wenn ein Kunde Sie auch nur einmal nach einer E-Rechnung gefragt hat, wird sich diese Anfrage wiederholen.

4. Sie wollen, dass das Hinterherrennen aufhört

Zahlungsverzug ist die Freelancer-Steuer, vor der Sie niemand warnt. Die Lösung ist ein kleiner Workflow rund ums Bezahltwerden: ein unterschriebenes Angebot vorab, eine optionale Anzahlung vor Projektstart und automatische Erinnerungen, die den Kunden für Sie anstupsen, damit das Nachfassen von Ihrem Tisch verschwindet. Auf einem kostenlosen Plan machen Sie all das von Hand. Bezahlte Pläne automatisieren es. Ob das 12 € im Monat wert ist, hängt davon ab, wie sehr Sie es hassen, „melde mich nochmal kurz wegen Rechnung Nr. 114“ zu schreiben.

Ehrlicher Rat: zahlen Sie nicht vor dem Auslöser

Hier kommt der Teil, den die meisten Tool-Blogs nicht sagen. Wenn keines dieser vier Dinge bisher passiert ist, keine Online-Zahlungen, keine grenzüberschreitende Umsatzsteuer, kein Kunde, der eine E-Rechnung verlangt, kein Nachfass-Problem, dann bleiben Sie kostenlos. Sie verpassen nichts. Ein sauberes PDF mit korrekter Umsatzsteuer ist eine vollständige Rechnung.

Wenn eines dieser vier Dinge dann eintritt, zahlen Sie, und zahlen Sie aus genau diesem Grund. Für die meisten deutschen Freelancer ist die Rechnung klar: Unser Pro-Plan kostet 12 € im Monat, weniger, als Sie eine einzige Rechnung über 4.000 € an Gebühren des Zahlungsdienstleisters kostet, und er enthält bis zu 5 Rechnungen im Monat, Online-Zahlung ohne Abzug pro Transaktion und die Live-EU-Umsatzsteuer (VIES und Reverse-Charge). Brauchen Sie strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD/XRechnung oder unbegrenzt viele Rechnungen, ist Unlimited für 22 € im Monat der richtige Plan. Sie kaufen keine Funktionsliste. Sie kaufen sich den Nachmittag zurück, den Sie sonst an die Verwaltung verlieren würden. Den genauen Vergleich aller Pläne sehen Sie auf der Preisübersicht.

Starten Sie bei 0 €. Rüsten Sie an dem Tag auf, an dem es sich für Sie auszahlt.

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