Rechnung schreiben als Freelancer: Pflichtangaben + Vorlage

Der schnellste Weg, als Freelancer nicht bezahlt zu werden, ist eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt. Die Buchhaltung des Kunden öffnet sie, sieht keine Steuernummer oder eine fehlerhafte Rechnungsnummer – und schickt sie zurück. Schon stehen Sie wieder ganz am Anfang statt 14 Tage vor der Zahlung – plus eine unangenehme Mail, die Sie jetzt auch noch schreiben dürfen. Bevor wir also dazu kommen, wie Sie eine Rechnung schreiben, klären wir, was eine deutsche Rechnung überhaupt gültig macht.

Rechnung schreiben: was sie in Deutschland rechtlich braucht

Das Umsatzsteuergesetz ist hier ziemlich genau. Eine gültige Rechnung an einen Geschäftskunden muss nach §14 UStG enthalten:

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift – Ihr Geschäftsname und Ihre Geschäftsadresse.
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Die Steuernummer bekommen Sie von Ihrem Finanzamt; die USt-Identifikationsnummer (Format DE + neun Ziffern, z. B. DE123456789) erteilt das Bundeszentralamt für Steuern. Eine von beiden reicht – für grenzüberschreitende Rechnungen brauchen Sie die USt-IdNr.
• Name und Anschrift des Kunden.
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Sie nur einmal vergeben. Anders als oft behauptet muss die Nummernfolge nicht lückenlos sein – Sie dürfen Nummernkreise pro Jahr oder Projekt bilden (z. B. 2026-001). Entscheidend ist nur, dass jede Nummer eindeutig ist.
• Das Rechnungsdatum und das Leistungsdatum (wann die Arbeit erbracht wurde).
• Eine klare Beschreibung der Leistung mit Menge und Art.
• Die USt-Aufschlüsselung: das Netto-Entgelt, den Steuersatz (meist 19 %, ermäßigt 7 %) und den darauf entfallenden Steuerbetrag.
• Den Gesamtbetrag (brutto).

Eine Timing-Regel überrascht viele: Nach §14 Abs. 2 UStG müssen Sie eine Rechnung an Geschäftskunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen. Das ist die gesetzliche Höchstfrist – in der Praxis sollten Sie viel schneller sein, denn jeder Tag ohne Rechnung ist ein Tag ohne Geld.

Es gibt eine kleine Ausnahme: Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto (§33 UStDV) erlaubt das Finanzamt eine vereinfachte Form mit weniger Angaben – ohne separate Rechnungsnummer und ohne Kundenadresse. Im echten Freelancer-Alltag ist das selten. Für einen Design-Sprint über 1.200 € brauchen Sie die vollständige Rechnung.

Schritt für Schritt: die Rechnung erstellen

Hier ist die konkrete Reihenfolge – sie funktioniert mit jeder Rechnungsvorlage, ob Word-Datei, Excel oder Rechnungsprogramm. Sobald Ihre Stammdaten in der Vorlage gespeichert sind, dauert es etwa fünf Minuten.

1. Nummerieren. Wählen Sie ein Format und bleiben Sie dabei. 2026-001, 2026-002 und so weiter funktioniert gut. Die Nummer muss eindeutig sein – nicht zwingend lückenlos.
2. Beide Parteien eintragen. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. oben; Name und Anschrift des Kunden darunter.
3. Die Leistung auflisten. Eine Zeile pro Position: „Website-Relaunch, 12 Stunden à 75 €". Vage Zeilen wie „Beratung" laden zu Rückfragen ein; konkrete Zeilen werden bezahlt.
4. USt anwenden. Der Regelsteuersatz ist 19 %. Rechnen Sie an ein Unternehmen im EU-Ausland ab? Dann greift das Reverse-Charge-Verfahren (siehe unten). Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine USt aus, müssen aber einen Hinweis ergänzen, z. B. „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
5. Summe, Zahlungsziel und Zahlungsweg angeben. 14 Tage sind bei Freelance-Arbeit üblich. Geben Sie Ihre IBAN an – oder besser einen Zahlungslink. Ein Karten- oder SEPA-Link direkt auf der Rechnung schließt die „mach ich später"-Lücke, in der Rechnungen gern liegen bleiben. Ein Link schlägt „überweisen Sie auf DE.. irgendwann".
6. Speichern und aufbewahren. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie jede gesendete und empfangene Rechnung acht Jahre aufbewahren (vorher zehn, §14b UStG). Ein geordnetes Archiv ist keine Kür.

Der Reverse-Charge-Fall (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

Ist Ihr Kunde ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land – sagen wir ein Studio in Amsterdam – wenden Sie statt der deutschen USt das Reverse-Charge-Verfahren an: 0 % berechnen, die gültige USt-IdNr. des Kunden auf die Rechnung setzen und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" ergänzen. Der Haken steckt im Wort gültig. Eine falsche oder vertippte USt-IdNr. – und das Reverse-Charge-Verfahren fällt in sich zusammen; ausbaden müssen Sie das spätestens bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung. Prüfen Sie die Nummer vor dem Versand über VIES.

Was die E-Rechnung ist – und wann Sie sie wirklich brauchen

Hier werden viele „Rechnung schreiben"-Ratgeber plötzlich still.

Eine PDF ist das Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung sind strukturierte Daten, die ein Computer direkt liest – ohne dass jemand sie ins Buchhaltungssystem abtippt. In Deutschland sind die maßgeblichen Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebettetem XML), beide aufgebaut auf dem europäischen Standard EN 16931.

Wann brauchen Sie das? An den öffentlichen Sektor (Behörden) ist die E-Rechnung schon seit Ende 2020 Pflicht – eine reine PDF wird dort nicht akzeptiert. Im inländischen B2B läuft die Pflicht stufenweise: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle übrigen ab 2028 – so der Stufenplan des Bundesfinanzministeriums. Für die meisten Solo-Freelancer beginnt die Ausstellungspflicht also erst 2028. Bis dahin ist eine saubere PDF zwischen Freelancer und Firma weiterhin in Ordnung – aber viele größere Kunden fragen XRechnung oder ZUGFeRD schon heute an, weil sich die Datei direkt in ihr System einlesen lässt. Mehr dazu im Überblick zu den E-Rechnungsformaten.

Die nützliche Frage ist deshalb nicht „Ist es Pflicht?", sondern „Kann ich an dem Tag, an dem ein Kunde fragt, eine gültige XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben?" Jetzt Ja sagen zu können, ist besser, als später zu hetzen. Und eine ehrliche Klarstellung, weil das oft durcheinandergeht: Eine gültige Datei erzeugen und sie über ein Übertragungsnetz versenden sind zwei verschiedene Dinge. Die korrekte XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei zu erzeugen, ist der Teil, den Sie als Freelancer brauchen – wie sie dann technisch zugestellt wird, ist eine separate Transport-Ebene und nicht Ihre Aufgabe.

Wo Clozo ins Spiel kommt

Eine statische Rechnung Vorlage bringt Sie weit – aber sie prüft keine USt-IdNr. und erzeugt keine E-Rechnung. Wenn Sie das nicht jedes Mal von Hand zusammenbauen möchten: Genau für diesen Ablauf haben wir Clozo gebaut – wir sind selbst Freelancer und kennen den Frust, jede Rechnung von Hand zusammenzustückeln. So läuft es: Sie schicken ein professionelles Angebot, der Kunde unterschreibt es digital mit einer rechtsverbindlichen E-Signatur (eIDAS, mit Audit-Trail aus IP und Zeitstempel), und Sie kassieren eine Anzahlung und werden über einen Link bezahlt – Karte oder SEPA, ohne zusätzliche Transaktionsgebühren.

Wenn es ans Abrechnen geht, prüft Clozo USt-IdNr. live gegen VIES und wendet das grenzüberschreitende Reverse-Charge-Verfahren automatisch an. Und wenn ein Kunde eine E-Rechnung verlangt, erzeugt Clozo mit einem Klick eine gültige Datei im richtigen deutschen Format – inklusive XRechnung oder ZUGFeRD. Clozo erstellt dabei die Format-Datei; den Versand an Ihren Kunden machen Sie selbst (oder Ihr Steuerbüro) – Clozo ist an kein Übertragungs- oder Meldenetz angebunden. Zeiterfassung wird zur Rechnung, Ausgaben werden für Ihre Unterlagen erfasst (mit DATEV-Export) – ein Überblick über alle Funktionen. Welche Funktion in welchem Tarif enthalten ist – von kostenlos (0 €) bis zu den strukturierten E-Rechnungsformaten – sehen Sie auf der Preisübersicht. Mehr zur korrekten USt im grenzüberschreitenden B2B steht im USt-Leitfaden.

Das Fazit

Eine Rechnung in Deutschland zu schreiben, ist einfach genug – es kommt nur darauf an, dass die Details stimmen. Steuernummer oder USt-IdNr., eine eindeutige Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und die korrekte USt-Aufschlüsselung mit 19 % – stellen Sie die Rechnung innerhalb der Frist und bewahren Sie sie acht Jahre auf. Hängen Sie einen Zahlungslink an, damit das Erinnern für Sie erledigt wird. Und wissen Sie, was eine E-Rechnung ist, bevor ein Kunde danach fragt.

Lieber nicht jedes Mal von Hand zusammenbauen? Jetzt Rechnung erstellen und schon heute den kompletten Weg vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung in einem Durchlauf gehen – kostenlos starten auf app.useclozo.com.