EU-Rechnungskonformität — Pflichtfelder nach Art. 226, fortlaufende Nummerierung, Aufbewahrung

Die 15 Pflichtfelder gemäß Art. 226 (gemäß EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG, Artikel 226):

1. Ausstellungsdatum — das Datum, an dem das Rechnungsdokument ausgestellt wurde (nicht das Projektabschlussdatum). 2. Fortlaufende Nummer — identifiziert die Rechnung eindeutig. Keine Lücken in der Reihenfolge zulässig (Art. 226(2)). 3. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten unter der die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. (Für nicht umsatzsteuerpflichtige Lieferanten im Rahmen eines Kleinunternehmerregimes durch den Regimehinweis ersetzt — siehe unten.) 4. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, wenn der Kunde für die Mehrwertsteuer der Lieferung haftet (d. h. Reverse Charge B2B innergemeinschaftlich). 5. Vollständiger Name und Adresse des Lieferanten (Ihr Unternehmensname und Adresse). 6. Vollständiger Name und Adresse des Kunden. 7. Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (ausreichend, um die Leistung zu identifizieren). 8. Datum der Lieferung oder Fertigstellung der Dienstleistungen, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht. 9. Steuerbarer Betrag pro Steuersatz oder Befreiung. 10. Angewandter Steuersatz. 11. Zu zahlender Steuerbetrag, außer wenn eine Sonderregelung gilt (z. B. Margenregelung). 12. Verweis auf die anwendbare Bestimmung, die eine Befreiung oder Nullsatz auslöst (z. B. für Reverse Charge: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers — die Umsatzsteuer ist vom Empfänger zu entrichten (Art. 196)"). 13. Wenn die Rechnung vom Kunden ausgestellt wird (Selbstabrechnungsvereinbarung) — Hinweis „Selbstabrechnung". Für Standard-Clozo-Abläufe nicht anwendbar. 14. Wenn eine Margenregelung angewendet wird — entsprechender Hinweis. Für Standard-Clozo-Abläufe nicht anwendbar; Freelancer, die die Margenregelung verwenden, würden die manuelle Überschreibung nutzen.

Nationale Ergänzungen zu beachten:

- Deutschland (§14 UStG): Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — beide akzeptabel. Die Leistungsbeschreibung muss spezifisch genug sein, um die Leistung zu identifizieren (Rechtsprechung: „Beratungsleistungen" ist zu vage; „Softwarearchitekturberatung für Projekt Phoenix, Mai 2026" ist in Ordnung). - Niederlande (BTW Art. 35a): BTW-nummer erforderlich; Format NL{9 Ziffern}B{2 Ziffern}. Datumsformat TT-MM-JJJJ stark bevorzugt. - Frankreich (CGI Art. 242 nonies A): SIRET-Nummer zusätzlich zur USt-IdNr.; „TVA non applicable, art. 293 B du CGI" für das Franchise-en-base-Regime. - Italien (DPR 633/1972 Art. 21): erfordert E-Rechnungsstellung über SDI (FatturaPA) für B2B und B2G — Clozo verarbeitet dies über den E-Rechnungskanal (siehe Artikel 6.6). - Spanien (Ley 37/1992 + RD 1619/2012): NIF erforderlich; für B2B und B2G kann E-Rechnungsstellung über FacturaE erforderlich sein. - Polen (Ustawa o VAT): NIP erforderlich; für B2B ist E-Rechnungsstellung über KSeF ab Juli 2026 obligatorisch.

Fortlaufende Nummerierung (Art. 226(2)). Nummern müssen eindeutig und fortlaufend sein. Clozo erzwingt dies über einen atomaren Zähler (DocumentCounter, siehe Artikel 6.9). Keine Lücken. Wenn Sie Ihr Jahr bei INV-2026-0001 beginnen und INV-2026-0042 erreichen, können Sie nicht dann INV-2026-0050 ausstellen — Sie müssten zuerst 43 bis 49 ausstellen. Das Zählerdesign verhindert dies, indem es immer die nächste Nummer zurückgibt.

Unveränderlichkeit nach Ausstellung. Sobald eine Rechnung ausgestellt wurde (PDF gerendert, in R2 hochgeladen, an E-Mail angehängt), kann sie nicht bearbeitet werden. Die einzigen legitimen Wege, einen fakturierten Betrag zu ändern, sind:

1. Storno (STR-): macht die Rechnung ungültig. Das Original verbleibt in Ihren Unterlagen (mit legal_hold), ist aber als abgelöst oder storniert gekennzeichnet. 2. Gutschrift (CRN-): verzeichnet eine teilweise Reduzierung (z. B. Rückerstattung, Rabatt). 3. Berichtigungsrechnung: eine Folgerechnung, die ein bestimmtes Problem auf der ursprünglichen korrigiert — in Deutschland für Tippfehler- oder Adresskorrekturen verwendet.

Clozos Änderungsablauf (Abschnitt 7) generiert automatisch die richtige Kombination basierend auf der Delta-Richtung.

Aufbewahrung: 10 Jahre (GoBD §147 AO Deutschland; Wet OB Art. 52 Niederlande; CGI Art. L102 B Frankreich; Codice Civile Art. 2220 Italien; Ley General Tributaria Art. 70 Spanien; Ordynacja Podatkowa Art. 86 Polen — alle implementieren das 10-Jahres-Minimum in EU-Mehrwertsteuerrichtlinie Art. 247(2)). Clozo speichert alle Rechnungen auf Cloudflare R2 mit dem legal_hold-Flag; sie können innerhalb des Aufbewahrungsfensters nicht gelöscht werden, auch nicht von einem Administrator. Wenn Ihr Konto geschlossen wird, bleiben Ihre Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist für den Export zugänglich.

Rechnungen für Kleinunternehmer. Für Kleinunternehmer (DE), KOR (NL), Franquicia (ES), Forfettario (IT) und ähnliche Regime werden die Mehrwertsteuerzeilen durch einen Regimehinweis (in der Landessprache) ersetzt — z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung)" für deutsche Kleinunternehmer. Feld 3 (Ihre USt-IdNr.) ist dann optional, aber Clozo fügt Ihre Steuernummer ein, wenn verfügbar, da einige deutsche Steuerprüfer erwarten, irgendetwas zu sehen, das den Lieferanten identifiziert.