Compliance · Article 11.4
10-jährige Aufbewahrung: GoBD §147 AO und EU-Parallelen
Steuerrelevante Dokumente – Rechnungen, Belege, unterzeichnete Verträge, Zahlungsbelege – müssen einem Finanzamt-Prüfer zehn Jahre lang vorgelegt werden können. Clozo setzt dies serverseitig für alle EU-Rechtsordnungen durch.
„Bewahren Sie Ihre Rechnungen zehn Jahre lang auf." Die meisten EU-Freiberufler kennen diese Regel, aber nicht die Rechtsgrundlage. Die deutsche Formulierung – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die §147 der Abgabenordnung (AO) umsetzt – ist die strengste in der EU und diejenige, die Clozo einheitlich anwendet. Dieser Artikel erklärt, was „Aufbewahrung" unter dieser Regel tatsächlich bedeutet, welche Pflichten Sie haben und wie Clozo sie umsetzt, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen.
Why this works this way
§147 AO – die deutsche Regelung. Nach §147 Abs. 3 AO müssen folgende Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (Aufbewahrungspflicht):
- Bücher, Aufzeichnungen, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse - Inventare - Empfangene Handelskorrespondenz und Kopien abgesandter Handelskorrespondenz - Buchungsbelege und Rechnungen - Zolldokumente - Sonstige steuerrelevante Unterlagen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen oder das Dokument ausgestellt wurde. Die Aufbewahrungsfrist für eine Rechnung vom 15.04.2026 läuft also bis zum 31.12.2036, nicht bis zum 15.04.2036.
Die GoBD (in Kraft seit 01.01.2020, zuletzt überarbeitet am 28.09.2022 durch das BMF) operationalisiert §147 für elektronische Unterlagen. Fünf Grundsätze:
1. Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit – jeder Eintrag muss aus Quelldaten rekonstruierbar sein. 2. Wahrheit + Klarheit + Fortlaufende Aufzeichnung – Dokumente müssen die Realität widerspiegeln, lesbar sein und keine Lücken haben. 3. Vollständigkeit – kein Dokument darf in den Unterlagen fehlen. 4. Richtigkeit – Einträge sind wie aufgezeichnet korrekt. 5. Unveränderbarkeit – einmal aufgezeichnet, kann ein Eintrag nicht stillschweigend verändert werden. Korrekturen müssen über eindeutig gekennzeichnete Berichtigungsbuchungen (Stornobuchungen) erfolgen.
Das Unveränderbarkeitsgebot ist der Grund für Clozos „keine Bearbeitung nach dem Versand"-Regel: Sobald ein Angebot versendet und eine Rechnung ausgestellt wurde, kann das Dokument nicht stillschweigend umgeschrieben werden – nur über eine Storno- (STR-) oder Nachtragskette korrigiert. Siehe Artikel 5.10 (Bearbeitung nach dem Versand) und Abschnitt 7 (Nachträge).
EU-Länderäquivalente. GoBD ist deutsches Recht, aber Clozo verwendet einheitlich 10 Jahre, weil fast jeder EU-Mitgliedstaat eine parallele Regelung hat und 10 Jahre das längste typische Zeitfenster ist:
| Land | Gesetz | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Deutschland | §147 Abs. 3 AO | 10 Jahre |
| Niederlande | Algemene wet inzake rijksbelastingen Art. 52 Lid 4 (allg.); Wet OB 1968 Art. 35a (MwSt.) | 7 Jahre allg., 7 Jahre MwSt., 10 Jahre für Immobilienbelege |
| Frankreich | LPF Art. L102 B | 6 Jahre für Finanzbehördenzugang; Code de commerce Art. L123-22 verlangt separat 10 Jahre für Bücher |
| Spanien | LGT 58/2003 Art. 70 | 4 Jahre Steuerfestsetzung + 6 Jahre nach Código de Comercio Art. 30 |
| Italien | DPR 600/1973 Art. 22 + DPR 633/1972 (MwSt.) | 10 Jahre (Zivilrecht) + 5–10 Jahre (Steuer je nach Tätigkeit) |
| Österreich | §132 BAO | 7 Jahre (allg.) – verlängert auf 10 Jahre für spezifische Fälle |
| Polen | Ordynacja podatkowa Art. 86 §1 + Ustawa o VAT Art. 112 | 5 Jahre (Steuer) + länger für bestimmte Tätigkeiten |
| EU (MwSt.-spezifisch) | Richtlinie 2006/112/EG Art. 244 | Mitgliedstaaten setzen die Frist; effektives Minimum ca. 6 Jahre |
Clozo wendet 10 Jahre an, weil: (a) es die deutsche Anforderung ist und die meisten deutschen Freiberufler die Plattform nutzen; (b) es schadet nicht, länger als das lokale Minimum zu sein; (c) es den eIDAS-Prüfpfad für dasselbe Zeitfenster bewahrt. Wenn Ihre nationale Regelung kürzer ist (z. B. Spanien 6 Jahre), verstößt Clozos längere Aufbewahrung nicht dagegen – Sie haben die Dokumente lediglich länger als erforderlich verfügbar.
Was „aufbewahrt" unter GoBD bedeutet. Drei operative Anforderungen:
1. Lesbarkeit – das Dokument muss in seiner ursprünglichen visuellen Form lesbar bleiben. PDF/A und PDF (mit eingebetteten Schriften) erfüllen beide diese Anforderung; proprietäre Formate, die die Datei an eine App binden, nicht. Clozo gibt PDFs mit eingebetteten Schriften aus.
2. Maschinelle Durchsuchbarkeit – der Steuerprüfer (GoBD-Datenzugriff nach §147 Abs. 6 AO) kann die Dokumente in maschinenlesbarer Form für ihre Prüfwerkzeuge anfordern. Clozo kann auf Anfrage den vollständigen Satz pro Nutzer als JSON + PDF-Bundle exportieren.
3. Unveränderbarkeit – die Datei, die Sie aufbewahren, muss mit der Datei identisch sein, die Sie ursprünglich erstellt haben. Clozo verwendet das legal_hold-Flag von Cloudflare R2 für jeden unterzeichneten Vertrag, jede Rechnung, jeden Beleg; selbst Clozos eigene Administratoren können ein markiertes Objekt innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht löschen.
Wechselwirkung mit DSGVO Art. 17 (Recht auf Löschung). Art. 17(3)(b) DSGVO sieht ausdrücklich eine Ausnahme vor, wenn die Verarbeitung „zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung [...] erforderlich ist, die die Verarbeitung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert". Steuerliche Aufbewahrungspflichten nach §147 AO und Äquivalenten sind genau das. Wenn Sie also die Löschung Ihres Kontos beantragen, gilt Folgendes für Clozo: - Löschung Ihrer persönlichen Kontodaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash, Kontaktinformationen) – unter 6(1)(b) und (a) erfasste Daten. - Aufbewahrung von Rechnungen, Belegen, unterzeichneten Verträgen, Prüfprotokollen – unter 6(1)(c) steuerliche Pflicht erfasste Daten – bis das Aufbewahrungsfenster abläuft. Nach dem Ablauf wird die Löschung durchgeführt. - Pflege des Prüfprotokolls des Löschantrags selbst nach Art. 5(2) Rechenschaftspflicht.
Dies ist in unserer Datenschutzerklärung §4 dokumentiert, und der DSGVO-Self-Service-Ablauf weist klar auf die Ausnahme hin, bevor Sie bestätigen.
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