Conservation 10 ans : GoBD §147 AO et ses équivalents dans l'UE

§147 AO — la règle allemande. En vertu du §147 Abs. 3 AO, les documents suivants doivent être conservés pendant dix ans (Aufbewahrungspflicht) :

- Livres de compte, registres, bilans d'ouverture, états financiers annuels - Inventaires - Lettres commerciales reçues et copies des lettres commerciales envoyées - Pièces justificatives de comptabilité et factures - Documents douaniers - Autres documents pertinents pour la fiscalité

La période de conservation commence à la fin de l'année civile dans laquelle la dernière écriture a été effectuée ou le document émis. Ainsi, la conservation d'une facture du 2026-04-15 court jusqu'au 2036-12-31, pas jusqu'au 2036-04-15.

Les GoBD (« Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff », en vigueur depuis le 2020-01-01, dernière révision le 2022-09-28 par le BMF) mettent en œuvre le §147 pour les enregistrements électroniques. Cinq principes fondamentaux :

1. Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit (traçabilité + vérifiabilité) — chaque écriture doit pouvoir être reconstituée à partir des données sources. 2. Wahrheit + Klarheit + Fortlaufende Aufzeichnung (vérité + clarté + enregistrement continu) — les documents doivent refléter la réalité, être lisibles et ne pas avoir de lacunes. 3. Vollständigkeit (complétude) — aucun document ne peut être omis du dossier. 4. Richtigkeit (exactitude) — les écritures sont correctes telles qu'enregistrées. 5. Unveränderbarkeit (immuabilité) — une fois enregistrée, une écriture ne peut pas être modifiée silencieusement. Les corrections doivent être effectuées via des écritures correctives clairement marquées (Stornobuchungen).

L'exigence d'immuabilité est ce qui justifie la règle « pas de modification après envoi » de Clozo : une fois qu'un devis est envoyé et qu'une facture est émise, le document ne peut pas être réécrit silencieusement — seulement corrigé via un Storno (STR-) ou une chaîne d'avenants. Voir l'article 5.10 (modification après envoi) et la section 7 (avenants).

Équivalents dans les pays de l'UE. Les GoBD sont du droit allemand, mais Clozo applique 10 ans uniformément car presque chaque État membre de l'UE dispose d'une règle équivalente et 10 ans est la fenêtre la plus longue typique :

Clozo applique 10 ans car : (a) c'est l'exigence allemande et la plupart des freelancers allemands utilisent la plateforme ; (b) être plus long que le minimum local n'est pas néfaste ; (c) cela préserve la piste d'audit eIDAS pour la même fenêtre. Si votre règle nationale est plus courte (p. ex. Espagne 6 ans), la conservation plus longue de Clozo ne la viole pas — vous disposez simplement des documents disponibles plus longtemps que requis.

Ce que « conservé » signifie selon les GoBD. Trois exigences opérationnelles :

1. Lisibilité — le document doit rester lisible dans sa forme visuelle originale. PDF/A et PDF (avec polices incorporées) satisfont tous les deux cette exigence ; les formats propriétaires qui verrouillent le fichier à une seule application ne le font pas. Clozo émet des PDF avec polices incorporées. 2. Consultabilité par machine — l'inspecteur fiscal (« GoBD-Datenzugriff » selon §147 Abs. 6 AO) peut demander les documents sous forme lisible par machine pour ses outils d'audit. Clozo peut exporter l'ensemble complet par utilisateur sous forme de bundle JSON + PDF sur demande. 3. Immuabilité — le fichier que vous stockez doit être identique au fichier que vous avez initialement créé. Clozo utilise le marqueur legal_hold de Cloudflare R2 sur chaque contrat signé, chaque facture, chaque reçu ; même les propres administrateurs de Clozo ne peuvent pas supprimer un objet marqué dans la fenêtre de conservation.

Interaction avec l'art. 17 RGPD (droit à l'effacement). L'art. 17(3)(b) RGPD exclut explicitement les obligations d'effacement lorsque le traitement est nécessaire « au respect d'une obligation légale [...] qui requiert le traitement prévu par le droit de l'Union ou de l'État membre auquel le responsable du traitement est soumis ». Les obligations de conservation fiscale en vertu du §147 AO et de ses équivalents sont exactement cela. Ainsi, si vous demandez l'effacement de votre compte, Clozo : - Efface vos données de compte personnel (nom, e-mail, hash de mot de passe, coordonnées) — données couvertes par 6(1)(b) et (a). - Conserve les factures, reçus, contrats signés, journaux d'audit — données couvertes par 6(1)(c) obligation fiscale — jusqu'à l'expiration de la fenêtre de conservation. Après la fenêtre, l'effacement se poursuit. - Maintient le journal d'audit de la demande d'effacement elle-même en vertu de l'art. 5(2) responsabilité.

Cela est documenté dans notre Politique de confidentialité §4 et le flux en libre-service RGPD affiche clairement la dérogation avant que vous confirmiez.