E-factureren in de EU: gids voor ZZP'ers (UBL/Peppol)

Stel je dit voor: je factureert al jaren netjes vanuit Nederland, en op een ochtend mailt een Duitse opdrachtgever je: "We kunnen die PDF niet meer aannemen. Stuur ons een ZUGFeRD of XRechnung." Ben je ZZP'er, dan zit het hele e-factureren-verhaal in die ene zin. Het goede nieuws is simpel: leer twee dingen — vereist het land van je opdrachtgever al een gestructureerde e-factuur, en welk bestandsformaat verwacht het? De rest is bijzaak.

Dit is de korte versie. Wat e-factureren eigenlijk is, welke EU-landen een verplichting hebben aangezet en wanneer, welk formaat elk land wil, en wat een solo-freelancer nodig heeft om mee te komen — zonder een boekhouder in te huren om één rekening te sturen.

Wat "e-factureren" echt betekent (het is geen PDF)

Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand (XML, of een PDF met XML erin) dat een ander systeem automatisch kan inlezen, zonder dat iemand cijfers hoeft over te typen.

De EU-norm achter dit alles is EN 16931. Elk compliant nationaal formaat is gewoon een andere smaak van diezelfde norm. Dus als je ZUGFeRD, Factur-X of UBL hoort, hoor je drie lokale dialecten van één gedeelde taal. Dat is goed nieuws voor freelancers: je leert één gestructureerde factuur en exporteert die simpelweg in het dialect dat het land van je opdrachtgever leest — zo worden zes systemen er één.

Waarom zet de EU hier zo op in? Eén woord: btw-fraude. Met gestructureerde facturen krijgt de Belastingdienst sneller zicht op transactiegegevens, uiteindelijk bijna in realtime. De overkoepelende hervorming heet ViDA (VAT in the Digital Age), aangenomen in maart 2025, waarbij grensoverschrijdende B2B-e-facturatie vanaf 1 juli 2030 de EU-brede standaard wordt. Dit is geen hype die vanzelf overwaait.

De EU-verplichtingsgolf, land voor land

Verplichtingen rollen in verschillende tempo's uit, en de datums schuiven, dus controleer altijd je specifieke land vóór een deadline. Hier is het globale overzicht per medio 2026. Eén ding om te onthouden: de meeste verplichtingen beginnen met een ontvangstplicht (je moet e-facturen kunnen aannemen) vóór een uitgifteplicht (je moet ze kunnen versturen).

Duitsland: alle bedrijven, freelancers inbegrepen, moeten sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. De plicht om ze uit te geven komt gefaseerd: bedrijven met meer dan €800.000 omzet vanaf januari 2027, daarna iedereen vanaf januari 2028. De meeste solo-freelancers onder die drempel moeten dus nu al e-facturen kunnen aannemen, en vanaf 2028 zelf uitgeven.

Frankrijk: gefaseerd vanaf 1 september 2026: grote en middelgrote bedrijven moeten uitgeven en rapporteren, en alle bedrijven (freelancers inbegrepen) moeten e-facturen kunnen ontvangen. Micro-ondernemingen en mkb moeten vanaf 1 september 2027 uitgeven.

België: live sinds 1 januari 2026. Alle btw-plichtige bedrijven moeten gestructureerde B2B-facturen uitwisselen. Factureer je een Belgisch bedrijf, dan raakt dit je nu.

Polen: het KSeF-systeem werd gefaseerd verplicht door 2026 heen: grote belastingplichtigen vanaf 1 februari 2026, de meeste andere bedrijven vanaf 1 april 2026, micro-ondernemingen vanaf januari 2027.

Italië: de vroege starter. Verplichte B2B-e-facturatie sinds 2019 via het FatturaPA-formaat en het SDI-clearingplatform. Factureer je Italiaanse bedrijven, dan zit je er al in.

Spanje: een B2B-verplichting is goedgekeurd en wordt verwacht zodra de technische verordening is gepubliceerd (rond medio 2026), met ongeveer een jaar overgangstijd voor grotere bedrijven en twee jaar voor de rest.

Nederland: nog geen B2B-verplichting. Het Nederlandse gebruik van gestructureerde facturen (UBL) is wijdverbreid en vrijwillig, en de overheid volgt ViDA. Een Nederlandse ZZP'er is vandaag niet verplicht, maar opdrachtgevers vragen sowieso steeds vaker om UBL.

Oostenrijk: geen algemene B2B-verplichting (B2G met de overheid is een aparte, oudere eis). Het Oostenrijkse formaat is ebInterface, en de ViDA-datum van 2030 is hier de echte horizon.

Of je land nu een harde deadline heeft of niet: tegen 2030 is gestructureerd e-factureren de EU-basis. Je vroeg klaarmaken is goedkoper dan haastwerk in de week dat je grootste opdrachtgever erom vraagt.

Formaten per land: het spiekbriefje

Bewaar deze tabel. Het formaat hangt af van waar je opdrachtgever gevestigd is:

Land	Formaat	Hoe het eruitziet
Duitsland	ZUGFeRD / XRechnung	PDF met ingebedde XML (ZUGFeRD); pure XML (XRechnung, voor de publieke sector)
Frankrijk	Factur-X	De Franse tweelingbroer van ZUGFeRD: een PDF met ingebedde XML
Nederland / België	UBL (Peppol BIS)	Gestructureerde XML
Spanje	FacturaE	Gestructureerde XML
Oostenrijk	ebInterface	Gestructureerde XML
Italië	FatturaPA	Gestructureerde XML via het SDI-platform

Een handig detail: ZUGFeRD en Factur-X zijn hybride formaten. Het bestand is nog steeds een gewone PDF die je gewoon kunt openen en lezen, maar er zit machineleesbare XML in. Je houdt een mensvriendelijke factuur én voldoet aan de gestructureerde-dataregel met één bestand. De pure-XML-formaten (UBL, FacturaE, ebInterface) zijn bedoeld om door software gelezen te worden.

Eén ding dat verheldering verdient, want iedereen struikelt erover: Peppol is een bezorgnetwerk — zie het als de post, terwijl het formaat de brief erin is. UBL is het formaat; Peppol is één veelgebruikte manier om het te vervoeren. Veel freelancers genereren simpelweg een geldige UBL-factuur (een UBL-bestand) en versturen of uploaden die zoals hun opdrachtgever het vraagt, zonder het netwerk zelf aan te raken.

Wat een freelancer echt nodig heeft om mee te komen

Laat het jargon achterwege en het lijstje is kort.

1. Gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Heb je leveranciers of onderaannemers in een verplichtingsland, dan sturen die je mogelijk al XML. Je moet het kunnen aannemen en bewaren. In Duitsland is die ontvangstplicht technisch al sinds 2025 vereist.
2. Het juiste formaat op aanvraag kunnen maken. Vraagt een opdrachtgever om ZUGFeRD, Factur-X of UBL, dan lever je het diezelfde dag aan — niet "volgende week" beloven terwijl je googelt hoe het moet.
3. De btw goed krijgen. Grensoverschrijdende B2B binnen de EU betekent meestal btw-verlegging (reverse charge: je factureert tegen 0% en vermeldt het), maar alleen als het btw-nummer van je klant geldig is, wat je toetst in de VIES-databank van de EU. Doe je dit fout, dan klopt de factuur niet. Meer hierover in onze btw-gids.
4. De audittrail bewaren. Verplichtingen verwachten dat facturen in hun gestructureerde vorm bewaard blijven voor de wettelijke bewaartermijn (vaak jaren), opvraagbaar.

Let op wat er níét op het lijstje staat: je hoeft niemands belasting in te dienen, en je hoeft je niet "aan te melden" bij een netwerk om een basis-e-factuur uit te geven. Je hebt correcte data in het juiste formaat nodig.

Dit is precies het gat dat we met Clozo wilden dichten voor solo-freelancers en micro-studio's, want we kregen die "stuur ons een ZUGFeRD"-mail zelf en hadden een hekel aan het haastwerk.

Met de Clozo-functies bouw je een offerte en laat je 'm e-ondertekenen (rechtsgeldig onder eIDAS, met een audittrail van IP en tijdstempels). Clozo toetst het EU-btw-nummer van je klant in VIES en past automatisch btw-verlegging toe voor grensoverschrijdende B2B, en exporteert je factuur in één klik in het juiste landformaat: ZUGFeRD of Factur-X, een UBL/Peppol-bestand, FacturaE, ebInterface of FatturaPA. Geen boekhouder nodig om één rekening te sturen. Clozo genereert deze bestanden als uitvoerformaten — het verzenden of indienen doe je daarna zelf (of je boekhouder/accountant): Clozo verstuurt niets over het Peppol-netwerk en maakt geen verbinding met nationale systemen zoals SDI (Italië) of KSeF (Polen), en doet je belastingaangifte niet. De rechtsgeldige eIDAS-e-handtekening kun je gratis (€0) uitproberen; welke plannen de gestructureerde e-factuurformaten en de EU-btw-engine bevatten, zie je op de prijzenpagina.

De conclusie in één zin

Je hoeft geen acht nationale systemen uit je hoofd te leren of in paniek te raken over een deadline van twee jaar verder. Zoek uit in welke landen je opdrachtgevers zitten, noteer hun formaat uit de tabel hierboven, en zorg dat de tool waarmee je factureert dat formaat op aanvraag kan leveren met correcte EU-btw. Regel dit één keer, en de volgende keer dat een opdrachtgever mailt "we hebben een ZUGFeRD nodig", handel je het in dertig seconden af en ga je verder.

Klaar om hier een klusje van dertig seconden van te maken? Begin gratis op app.useclozo.com en bekijk op de prijzenpagina welk plan de gestructureerde e-factuurformaten meelevert.