UBL-factuur, ZUGFeRD & Peppol: formaten uitgelegd

Een klant mailt je: "Stuur dit even als e-factuur." Geen formaat, geen uitleg. Hij gaat er gewoon van uit dat jij weet wat hij bedoelt.

Heel wat ZZP'ers lopen hier vast. Je hebt een paar lastige termen voorbij horen komen — UBL, ZUGFeRD, Peppol — denkt dat je een boekhouder nodig hebt om ze uit elkaar te houden, en stuurt uiteindelijk toch maar een gewone pdf in de hoop dat niemand erover begint.

Hier is de korte versie, en daarna het stukje dat niemand je vertelt: voor de meeste klanten heb je er maar één van nodig. Laten we uitzoeken welke.

UBL, ZUGFeRD en Peppol zijn allemaal "e-facturen", maar anders gebouwd

Deze formaten volgen dezelfde Europese norm, EN 16931. Dat is het regelboek dat bepaalt wat als een gestructureerde elektronische factuur telt. Het verschil zit in de verpakking.

UBL is pure data. In plaats van een pdf is een UBL-factuur gestructureerde XML die boekhoud- en inkoopsoftware automatisch uitwisselt en verwerkt. Geen plaatje om naar te kijken, maar velden die een systeem meteen kan inlezen en controleren. In Nederland is de standaardvariant SI-UBL 2.0, gebouwd op UBL 2.1 — dat is de Nederlandse invulling van EN 16931, met een setje extra nationale regels die je samen NLCIUS ziet heten. Elke SI-UBL-factuur voldoet aan EN 16931, maar niet andersom.

ZUGFeRD is een hybride — en Duits. Het is een gewone pdf (technisch een PDF/A-3) met daarin een machine-leesbaar XML-bestand verstopt. Eén bestand doet zo twee dingen: jij en je klant lezen het als een normale factuur, en de software van je klant trekt de data er automatisch uit. Je komt ZUGFeRD vooral tegen als je Duitse klanten factureert; in Nederland is pure UBL de norm.

Peppol is geen formaat, maar het netwerk. Zie het als het spoor waarover je e-factuur rijdt: jouw software verstuurt de UBL veilig naar de software van je klant, zonder e-mailbijlage. Het profiel voor grensoverschrijdend verkeer heet Peppol BIS Billing 3.0 — dezelfde data, klaar om de grens over te gaan.

Zelfde norm, twee filosofieën. UBL en SI-UBL zeggen "alleen de data, geen opmaak". ZUGFeRD zegt "houd het ook leesbaar voor een mens". En Peppol regelt het transport.

Welk formaat heb je nu echt nodig?

Hier verdwijnt de paniek meestal.

SI-UBL is het formaat voor de overheid (B2G). Factureer je een ministerie, een gemeente, een provincie, een waterschap of een publieke universiteit, dan is e-factureren bij de Nederlandse overheid verplicht. Je levert een SI-UBL 2.0-factuur (NLCIUS) aan, meestal via Peppol, via Digipoort of via het leveranciersportaal van de overheid. Doe je B2G-werk, dan is dit dus geen keuze maar een gegeven.

Voor gewone bedrijven (B2B) mag het, maar het moet nog niet. Je gemiddelde BV, bureau of start-up draait geen streng overheidsportaal. Steeds meer van die klanten zitten wél op Peppol en vragen je e-factuur in UBL — gewoon omdat hun software er blij van wordt. Krijg je die vraag, dan is zo'n Peppol-factuur in UBL bijna altijd het goede antwoord.

De eerlijke beslisboom is klein:

• Factureer je een overheid? SI-UBL (NLCIUS), via Peppol of een overheidsportaal.
• Factureer je een bedrijf dat erom vraagt? UBL via Peppol.
• Factureer je een bedrijf dat er niet om vraagt, of een particulier (B2C)? Een nette pdf kan nog prima.

Wil je het rijtje compleet zien — welk bestand waar naartoe gaat — dan zet de gids met e-factuurformaten alle opties naast elkaar.

"Maar is dit nu niet allemaal verplicht?"

Voor een deel. Even precies, want over de exacte datums ontstaat overal verwarring.

In Nederland is e-factureren al jaren verplicht richting de overheid: sinds 2017 voor leveranciers van de Rijksoverheid, en sinds 1 november 2019 moet de hele publieke sector — gemeenten, provincies, waterschappen en de rest — e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken. Lever je aan de overheid, dan is een pdf per mail dus al lang niet meer genoeg.

Voor B2B (bedrijf-aan-bedrijf) is er in Nederland nog geen verplichting. Je mag vandaag nog gewoon een pdf of papieren factuur naar een zakelijke klant sturen. Maar er komt iets aan: onder de Europese ViDA-plannen (VAT in the Digital Age) wordt e-factureren voor grensoverschrijdend B2B-verkeer verplicht per 1 juli 2030, met een gestructureerde e-factuur via een Peppol-achtige route. Of Nederland daarnaast een eigen binnenlandse B2B-verplichting invoert, is nog niet besloten; daarover wordt naar verwachting in 2026 meer duidelijk.

Het addertje: je klanten vragen vaak al nu om een UBL-factuur, ruim voordat er iets verplicht is, simpelweg omdat ze hun systemen hebben bijgewerkt. In de praktijk komt "e-factureren" dus bij jou binnen op het moment dat je best georganiseerde klant erom vraagt — niet op de datum die in de wet staat.

Hoe maak je een UBL-factuur zonder specialistische software

Dit is de echte vraag achter het zoeken op "ubl factuur maken", en het standaardadvies is somber: koop een zwaar boekhoudpakket, leer het, of geef het uit handen aan je boekhouder.

Dat hoeft niet. Dat XML-stuk is nu juist het soort werk dat software stil op de achtergrond hoort te doen. Jij vult je factuur in zoals altijd (klant, regels, bedrag), en de tool maakt het geldige gestructureerde bestand voor je. Want jij zou nooit over XML hoeven nadenken — en al helemaal niet met de hand een XML-bestand zitten typen.

Een snelle realitycheck voordat je een tool kiest:

• Levert het een geldig EN 16931-bestand op, en niet zomaar een pdf die je hebt hernoemd? (Een hernoemde pdf is geen e-factuur.)
• Rekent het de btw correct, inclusief de btw-verlegging (verleggingsregeling) als je een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer factureert?
• Kan het meerdere formaten aan, zodat een Peppol-klant of een overheidsklant je niet terug naar af stuurt?

Over de btw en de verleggingsregeling vat onze btw-gids het belangrijkste samen.

Waar Clozo om de hoek komt kijken

Dit is precies het stuk waar Clozo je mee helpt. Je schrijft de factuur één keer, en Clozo maakt er een geldig UBL/SI-UBL-bestand van (de gestructureerde XML) of, als je een Duitse klant hebt, het bijbehorende formaat: jouw keuze, één klik, in het juiste formaat. De EU-btw wordt automatisch berekend, btw-verlegging inbegrepen, dus je zit niet zelf tarieven na te rekenen voor een bedrijf in Berlijn of Antwerpen. Geen zwaar boekhoudpakket, geen boekhouder op afroep, geen XML met de hand. De hele flow loopt van offerte via een juridisch bindende e-handtekening met audittrail tot de afgeronde factuur — een overzicht van wat er in zit staat op de functiepagina.

Even helder over wat dat betekent: Clozo maakt het juiste bestandsformaat voor je. Clozo doet niet je belastingaangifte en is geen verzendnetwerk — het levert je het correcte bestand, en het versturen of uploaden doe je daarna zelf. Het bestand zelf gaat via Peppol, Digipoort of het overheidsportaal de deur uit; die stap zet jij (of je boekhouder), Clozo maakt geen verbinding met Peppol of een overheidssysteem.

De volgende keer dat een klant schrijft "stuur het even als e-factuur", weet je het antwoord binnen vijf seconden: overheid, SI-UBL; bedrijf dat erom vraagt, UBL via Peppol; particulier, een nette pdf. En zo'n bestand maken zou ongeveer net zo lang moeten duren als het schrijven van een gewone factuur altijd al deed. Wat het kost, zie je op de prijzenpagina.

Maak je e-factuur met Clozo en stuur vandaag nog een geldige UBL-factuur.