Factuur maken als ZZP'er in 2026 (incl. e-factuur/UBL)

De snelste manier om als ZZP'er níet betaald te worden, is een factuur sturen waar één veld op ontbreekt. De crediteurenadministratie van je klant opent 'm, ziet geen KVK-nummer of geen geldige btw-id, en stuurt 'm retour. Je staat weer op dag nul in plaats van veertien dagen voor je geld — plus een ongemakkelijke mail die je mag schrijven.

Voordat we ingaan op hóe je als ZZP'er een factuur maakt — mét een concreet factuur voorbeeld verderop — eerst even helder krijgen wat een Nederlandse factuur eigenlijk geldig maakt.

Wat een Nederlandse factuur wettelijk nodig heeft

De Belastingdienst is hier specifiek over. Een geldige factuur voor een Nederlandse zakelijke klant moet bevatten:

• Je naam en adres (je handelsnaam en bedrijfsadres).
• Je KVK-nummer: het 8-cijferige nummer dat je kreeg toen je je inschreef bij de Kamer van Koophandel.
• Je btw-id (btw-identificatienummer): landcode NL, negen cijfers, de letter B en een controlegetal van twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Dit is het nummer dat op je facturen hoort, niet je oude omzetbelastingnummer.
• De naam en het adres van de klant.
• Een doorlopend factuurnummer zonder gaten. Maak je er een ongeldig, noteer dat dan in je administratie en gebruik het nummer niet opnieuw. Controleurs kijken hier echt naar.
• De factuurdatum en de datum waarop het werk is geleverd.
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt gedaan, met aantallen en tarieven.
• De btw-specificatie: het tarief (meestal 21%), het bedrag per tarief en het subtotaal.
• Het totaalbedrag dat de klant moet betalen.

Eén timingregel laat veel mensen struikelen. De Belastingdienst wil je factuur uiterlijk op de 15e van de maand ná de levering binnen hebben. Rond je een project af in maart, dan gaat je factuur uiterlijk op 15 april de deur uit.

Er is een kleine uitzondering: voor facturen van 100 euro of minder inclusief btw staat de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur met minder velden toe. Dat komt in echt freelancewerk weinig voor. Voor een designsprint van 1.200 euro heb je de volledige factuur nodig.

Factuur maken in 6 stappen

Dit is de daadwerkelijke volgorde, of je nu in Word werkt of online een factuur maken wilt. Het kost ongeveer vijf minuten zodra je gegevens zijn opgeslagen.

1. Geef 'm een nummer. Kies een opzet en houd je eraan. 2026-001, 2026-002, enzovoort werkt prima. De enige regel: geen gaten.
2. Zet beide partijen erop. Je KVK-nummer en btw-id bovenaan; de juridische naam en het adres van de klant eronder.
3. Specificeer het werk. Eén regel per onderdeel — een goed factuur voorbeeld is "Website-redesign, 12 uur à 75 euro". Vage regels als "advies" roepen vragen op; concrete regels worden betaald.
4. Reken de btw toe. Het standaardtarief is 21%. Factureer je een buitenlands EU-bedrijf? Dan geldt de verleggingsregeling (zie hieronder).
5. Vermeld het totaal, de betaaltermijn en de betaalwijze. Veertien dagen is gebruikelijk voor ZZP-werk. Zet je IBAN erop — of beter nog: een betaallink. Een iDEAL- of kaartlink op de factuur zelf neemt het "ik doe het later"-moment weg waarop facturen blijven liggen. Een link werkt beter dan "maak het maar een keer over wanneer het je uitkomt".
6. Bewaar 'm. De Belastingdienst verplicht je elke factuur die je verstuurt of ontvangt zeven jaar te bewaren (tien jaar voor alles wat met onroerende zaken te maken heeft). Een geordend archief is geen luxe.

Wil je niet bij elke factuur zoeken naar het juiste formaat? Bekijk de Clozo e-factuurformaten en hoe je een geldige factuur in één klik genereert.

Btw verleggen bij EU-klanten (reverse charge)

Is je klant een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land — zeg een studio in Berlijn — dan pas je de verleggingsregeling toe in plaats van Nederlandse btw: je rekent 0%, zet het geldige EU-btw-nummer van de klant op de factuur en vermeldt "btw verlegd". De crux zit in dat woord geldig. Bij een ongeldig of verkeerd overgetypt btw-nummer gaat de verlegging niet op, en mag jij het rechtzetten bij je volgende btw-aangifte. Controleer het nummer in VIES voordat je verstuurt. Wil je dieper de grensoverschrijdende btw in, lees dan onze btw-gids voor ZZP'ers.

Wat e-factuur / UBL is, en wanneer je het echt nodig hebt

Dit is waar veel "factuur maken"-advies ineens stilvalt.

Een pdf is een plaatje van een factuur. Een e-factuur is gestructureerde data die een computer direct leest, zonder dat iemand het overtypt in een boekhoudsysteem. In Nederland is het standaardformaat UBL — specifiek SI-UBL (het Nederlandse NLCIUS-profiel), gebouwd op de Europese norm EN 16931, dezelfde standaard achter Peppol BIS Billing 3.0.

Wanneer heb je het nodig? Factureer je de Nederlandse overheid of andere publieke instanties, dan is een e-factuur al sinds 1 januari 2017 verplicht voor leveranciers van de Rijksoverheid, en elke andere aanbestedende dienst moet sinds 18 april 2019 e-facturen in het Europese formaat kunnen ontvangen en verwerken. Een gewone pdf wordt daar niet geaccepteerd. Veel grotere zakelijke klanten vragen inmiddels ook om UBL, omdat het rechtstreeks hun systeem in rolt.

Voor alledaagse B2B tussen freelancers en bedrijven is een nette pdf vandaag nog prima. Negeer de blogs die beweren dat e-factureren voor Nederlandse B2B "in 2026" verplicht wordt — dat is de Belgische regel, niet de onze. Nederland kent nog geen B2B-verplichting. Het EU-pakket ViDA maakt grensoverschrijdende B2B-e-facturatie binnen de EU verplicht vanaf 2030, en een binnenlandse Nederlandse verplichting zit nog in de consultatiefase. De nuttige vraag is dus niet "is het verplicht?" maar "kan ik een geldig UBL-bestand maken op de dag dat een klant erom vraagt?" Nu al ja kunnen zeggen is beter dan later improviseren.

Nog één eerlijke verduidelijking, want dit wordt vaak door elkaar gehaald: een UBL-bestand maken en het over het Peppol-netwerk versturen zijn twee verschillende dingen. Een correct SI-UBL-bestand genereren is het deel dat jij als freelancer meestal nodig hebt; hoe het daarna bij een overheidsportaal terechtkomt, is een aparte stap die via de transportlaag verloopt, niet via jou.

Waar Clozo in past

Wil je dit niet elke keer met de hand in elkaar zetten, dan is dit precies de flow waarvoor we Clozo bouwden — we zijn zelf ook freelancers en kennen alle pijnpunten van handmatig factureren. Zo werkt het: je verstuurt een nette offerte, de klant tekent 'm digitaal met een rechtsgeldige e-handtekening (eIDAS, met een audit trail van IP-adres en tijdstempels), en je int een aanbetaling en wordt betaald via één link: iDEAL, Bancontact, kaart of SEPA, zonder extra transactiekosten.

Is het tijd om te factureren, dan checkt Clozo EU-btw-nummers live tegen VIES, past automatisch de grensoverschrijdende btw-verlegging toe en maakt een geldige e-factuur in het juiste formaat — inclusief een UBL-bestand voor Nederland — in één klik. Belangrijk om te weten: Clozo levert het juiste formaatbestand (zoals het SI-UBL-bestand) — het versturen of indienen ervan, bijvoorbeeld via het Peppol-netwerk of een overheidsportaal, doe je zelf of via je accountant. Clozo maakt geen verbinding met Peppol en verstuurt niet namens jou. Urenregistratie wordt een factuur, en je uitgaven worden bijgehouden voor je administratie. Clozo genereert het geldige formaatbestand — welke plannen het gestructureerde e-factuurformaat (zoals SI-UBL) bevatten, vind je op de prijzenpagina. Bekijk alle functies op een rij. Clozo start gratis (0 euro), en de volledige prijzen staan op de prijspagina.

De kern

Een factuur maken in Nederland is op zich simpel — het vraagt alleen dat je de details op orde hebt. Zorg dat je KVK-nummer, je btw-id, een factuurnummer zonder gaten en de btw-specificatie kloppen; verstuur 'm vóór de 15e van de volgende maand; bewaar 'm zeven jaar. Zet er een betaallink op, zodat iDEAL het nabellen voor je doet. En weet wat UBL is voordat een klant erom vraagt.

Liever de handmatige montage overslaan? Probeer Clozo gratis en stuur vandaag je eerste factuur van offerte tot betaling.