Gratis factuur maken of betaald: wat heb je echt nodig?

De meeste "gratis factuur maken"-vergelijkingen beginnen met de verkeerde vraag. Ze kijken welk programma de langste functielijst heeft. De echte vraag, als je net begint als eenmanszaak en een handvol facturen per maand verstuurt, is veel gerichter: wat heb je vandaag écht nodig om een factuur te maken als ZZP'er, en wat is díé ene trigger die betalen de moeite waard maakt?

Wij bouwen Clozo zelf als ZZP'ers, dus hier is onze eerlijke kijk. Om te beginnen volstaat gratis prima. Je hoort pas te gaan betalen op de dag dat er iets specifieks gebeurt - niet omdat een prijspagina je het gevoel gaf dat je achterloopt.

Gratis factuur maken: wat een gratis factuurprogramma minimaal moet bieden

Noemt een abonnement zichzelf gratis, dan is de ondergrens niet onderhandelbaar. Je moet het volgende kunnen:

• Een nette, professionele factuur maken met je logo en KvK-nummer
• De 21% btw correct toevoegen en op een aparte regel tonen
• De factuur als PDF versturen en een kopie downloaden voor je eigen administratie
• Een klantenlijst bijhouden, zodat je niet elke keer adressen hoeft over te typen

Dat is genoeg om je eerste facturen te maken als ZZP'er en op gang te komen. Het gratis abonnement van Clozo kost EUR 0 en dekt precies dit: factuur maken, versturen en bewaren - tot 2 facturen of offertes per maand, met een rechtsgeldige eIDAS-handtekening en PDF, en een kleine 'Made with Clozo'-vermelding op het document. Verstuur je nog maar af en toe een factuur en zit je zelf achter de late betalers aan, dan kom je daar prima mee weg om te beginnen. Loop je tegen die 2 per maand aan, wil je de vermelding kwijt, of doet zich een van de triggers hieronder voor, dan is dat het moment om over te stappen.

De trigger is zelden "meer facturen"

De reflex is om over te stappen zodra je een bepaald aantal facturen overschrijdt. Verkeerd signaal. Twaalf PDF-facturen per maand zijn niet lastiger dan drie. Wat je naar een betaald factuurprogramma duwt, is niet het aantal, maar een van vier specifieke momenten - en die zie je aankomen.

1. Een klant wil online betalen, en die "gratis" betaling is niet gratis

Zodra je online betalen toevoegt, moet je de kleine lettertjes lezen. Veel "gratis" tools leiden kaart- en iDEAL-betalingen via hun eigen checkout en houden er 2 à 3% per transactie van in. Bij 2,9% kost een enkele factuur van EUR 4.000 die per kaart wordt betaald je zo'n EUR 116 aan kosten. Twee daarvan per maand en je bent ongemerkt meer kwijt dan aan een vast abonnement - alleen blijf je dit eindeloos betalen, en het loopt op met je omzet.

Clozo rekent geen transactiekosten bovenop Stripe: een klant betaalt per kaart, iDEAL of Bancontact via één link, en het percentage groeit niet mee met je facturen. Accepteer je überhaupt online betalingen, dan wint een vaste maandprijs vrijwel altijd van een afdracht per transactie. Wil je de rekensom voor jezelf maken, kijk dan even op de prijspagina.

2. Je factureert over de EU-grens en de btw wordt ingewikkeld

Vanaf het moment dat je een zakelijke klant in Duitsland of België factureert, is de Nederlandse btw niet langer simpel. Je moet het btw-nummer van de klant op geldigheid controleren, de btw correct verleggen bij grensoverschrijdende leveringen en de juiste vermelding op de factuur zetten. Doe je het fout, dan wordt je btw-aangifte over het kwartaal een opruimklus - of erger nog, een vraag van de Belastingdienst.

Dit is makkelijk fout te doen en een terechte reden om te betalen. Clozo controleert EU-btw-nummers live via VIES en past de btw-verlegging automatisch toe, zodat een grensoverschrijdende factuur meteen klopt - in plaats van dat jij hem om 23:00 uur tegen een forumtopic zit te checken. Een gratis PDF-tool doet dit niet. Is zelfs maar een kwart van je werk grensoverschrijdend B2B, dan rechtvaardigt dit alleen al de overstap. Meer hierover lees je bij de Clozo-functies.

3. Een klant eist een echte e-factuur

Overheidsinstanties en grotere Nederlandse bedrijven accepteren steeds vaker geen PDF meer. Ze willen een gestructureerde e-factuur in UBL (in Nederland SI-UBL): een machineleesbaar bestand dat hun systeem kan inlezen. Een nette PDF wordt geweigerd.

Dit is de duidelijkste scheidslijn tussen gratis en betaald. Gratis PDF-tools - het gratis abonnement van Clozo daarbij inbegrepen - kunnen dit niet maken; een gestructureerde e-factuur is een betaalde functie. Op het Unlimited-abonnement genereert Clozo in één klik een geldige SI-UBL e-factuur, en factureer je klanten elders in de EU, dan ook het juiste lokale formaat: ZUGFeRD voor Duitsland, Factur-X voor Frankrijk, Facturae voor Spanje (een overzicht staat op de pagina met e-factuurformaten). Voor alle duidelijkheid: Clozo maakt het bestand en jij stuurt het naar je klant. Het is een formaat dat je exporteert, geen netwerk waarover je verzendt. Heeft een klant zelfs maar één keer om UBL gevraagd, dan komt dat verzoek terug.

4. Je wilt dat het aanmanen stopt

Te laat betaald krijgen is de ZZP-belasting waar niemand je voor waarschuwt. De oplossing is een klein proces rondom betaald krijgen: een ondertekende offerte vooraf, een optionele aanbetaling voordat je begint, en automatische herinneringen die de klant namens jou een duwtje geven - zodat het aanmanen je niet langer opslokt. Op een gratis abonnement doe je dat allemaal handmatig. Een betaald abonnement automatiseert het. Of dat de overstap waard is, hangt af van hoezeer je een hekel hebt aan het typen van "even een herinnering aan factuur #114".

Eerlijk advies: betaal niet vóór de trigger

Dit is het deel dat de meeste tool-blogs verzwijgen. Is geen van die vier dingen nog gebeurd - geen online betalingen, geen grensoverschrijdende btw, geen klant die om UBL vraagt, geen aanmaanprobleem - blijf dan gewoon gratis. Je mist niets. Een nette PDF met correcte btw is een volwaardige factuur.

Doet een van die vier zich wél voor, betaal dan, en betaal om die specifieke reden. Voor de meeste Nederlandse ZZP'ers is de rekensom helder: ons Pro-abonnement kost EUR 12 per maand (tot 5 facturen per maand), minder dan één factuur van EUR 4.000 je aan transactiekosten kost, en het omvat online betalen zonder afdracht per transactie, live EU-btw-afhandeling via VIES en geen vermelding meer. Heb je gestructureerde e-facturen zoals SI-UBL nodig of factureer je onbeperkt, dan is dat het Unlimited-abonnement à EUR 22 per maand. Je koopt geen functielijst. Je koopt de middag terug die je anders kwijt was aan administratie. Reken het rustig na op de prijspagina.

Begin op EUR 0. Stap over op de dag dat het zichzelf terugverdient. Begin gratis met Clozo →