EU-factuurconformiteit — Art. 226 verplichte velden, volgnummering, bewaarplicht

De 15 verplichte velden onder Art. 226 (conform EU-BTW-Richtlijn 2006/112/EG, artikel 226):

1. Datum van uitreiking — de datum waarop het factuurdocument is uitgeschreven (niet de projectvoltooiingsdatum). 2. Volgnummer — identificeert de factuur uniek. Hiaten in de volgorde zijn niet toegestaan (Art. 226(2)). 3. BTW-identificatienummer van de leverancier waaronder de goederen of diensten zijn geleverd. (Voor niet-BTW-plichtige leveranciers onder een kleineondernemersregeling vervangen door de regimevermelding — zie hieronder.) 4. BTW-identificatienummer van de afnemer als de afnemer de BTW over de levering verschuldigd is (d.w.z. verleggingsregeling B2B intra-EU). 5. Volledige naam en adres van de leverancier (uw bedrijfsnaam en adres). 6. Volledige naam en adres van de afnemer. 7. Omschrijving van de geleverde goederen of diensten (voldoende om de levering te identificeren). 8. Datum van levering of voltooiing van de diensten, indien anders dan de uitreikingsdatum. 9. Belastbare maatstaf per tarief of vrijstelling. 10. Toegepast BTW-tarief. 11. Verschuldigde BTW, behalve waar een bijzondere regeling van toepassing is (bijv. margeregeling). 12. Verwijzing naar de toepasselijke bepaling die een vrijstelling of nultarief activeert (bijv. voor verlegging: "Verleggingsregeling — BTW te voldoen door de afnemer (Art. 196)"). 13. Wanneer de factuur wordt uitgereikt door de afnemer (self-billingregeling) — vermelding "Self-billing". Niet van toepassing op standaard Clozo-stromen. 14. Wanneer een margeregeling wordt toegepast — passende vermelding. Niet van toepassing op standaard Clozo-stromen; freelancers die de margeregeling gebruiken, gebruiken de handmatige override.

Nationale aanvullingen om op te letten:

- Duitsland (§14 UStG): belastingnummer (Steuernummer) of BTW-nummer (USt-IdNr.) — beide acceptabel. Dienstomschrijving moet specifiek genoeg zijn om de levering te identificeren (jurisprudentie: "advieswerk" is te vaag; "softwarearchitectuuradvies voor project Phoenix, mei 2026" is in orde). - Nederland (BTW Art. 35a): BTW-nummer verplicht; formaat NL{9 cijfers}B{2 cijfers}. Datumnotatie DD-MM-JJJJ sterk aanbevolen. - Frankrijk (CGI Art. 242 nonies A): SIRET-nummer bovenop BTW-nummer; "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" voor het franchise-en-base-regime. - Italië (DPR 633/1972 Art. 21): vereist e-facturering via SDI (FatturaPA) voor B2B en B2G — Clozo regelt dit via het e-factureringskanaal (zie artikel 6.6). - Spanje (Ley 37/1992 + RD 1619/2012): NIF verplicht; voor B2B en B2G kan e-facturering via FacturaE vereist zijn. - Polen (Ustawa o VAT): NIP verplicht; voor B2B is e-facturering via KSeF verplicht vanaf juli 2026.

Opeenvolgende nummering (Art. 226(2)). Nummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Clozo handhaaft dit via een atomische teller (DocumentCounter, zie artikel 6.9). Geen hiaten. Als u uw jaar begint bij INV-2026-0001 en INV-2026-0042 bereikt, kunt u daarna niet INV-2026-0050 uitreiken — u zou eerst 43 t/m 49 moeten uitreiken. Het tellerontwerp voorkomt dit door altijd het volgende nummer terug te geven.

Onveranderlijkheid na uitreiking. Zodra een factuur is uitgerekt (PDF gegenereerd, geüpload naar R2, bijgevoegd aan e-mail), kan hij niet worden bewerkt. De enige legitieme manieren om een gefactureerd bedrag te wijzigen zijn:

1. Storno (STR-): maakt de factuur ongeldig. Het origineel blijft in uw administratie (met legal_hold) maar is gemarkeerd als vervangen of geannuleerd. 2. Creditnota (CRN-): registreert een gedeeltelijke verlaging (bijv. terugbetaling, korting). 3. Berichtigung (correctiefactuur): een vervolgfactuur die een specifiek probleem op het origineel corrigeert — gebruikt in Duitsland voor typfouten of adreswijzigingen.

De addendumstroom van Clozo (Sectie 7) genereert automatisch de juiste combinatie op basis van de deltarichting.

Bewaarplicht: 10 jaar (GoBD §147 AO Duitsland; Wet OB Art. 52 Nederland; CGI Art. L102 B Frankrijk; Codice Civile Art. 2220 Italië; Ley General Tributaria Art. 70 Spanje; Ordynacja Podatkowa Art. 86 Polen — alle implementeren het 10-jaar minimum in EU-BTW-Richtlijn Art. 247(2)). Clozo slaat alle facturen op in Cloudflare R2 met de legal_hold-vlag; ze kunnen niet worden verwijderd binnen de bewaartermijn, zelfs niet door een beheerder. Als uw account wordt gesloten, blijven uw facturen toegankelijk voor export gedurende de bewaarperiode.

Facturen onder kleineondernemersregeling. Voor Kleinunternehmer (DE), KOR (NL), franquicia (ES), forfettario (IT) en vergelijkbare regelingen worden de BTW-regels vervangen door een regimevermelding (in de lokale taal) — bijv. "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung)" voor de Duitse Kleinunternehmer. Veld 3 (uw BTW-nummer) is dan optioneel, maar Clozo neemt waar beschikbaar uw belastingnummer (Steuernummer) op omdat sommige Duitse belastinginspecteurs iets verwachten dat de leverancier identificeert.