Compliance · Article 11.1

AVG: wat Clozo over u opslaat, waarom en hoe lang

Clozo voert 13 afzonderlijke verwerkingsactiviteiten uit conform AVG Art. 30. Elke activiteit heeft een gedocumenteerd doel, een verwerkingsgrondslag conform Art. 6(1), een lijst van ontvangers en een bewaartermijn. Dit artikel is de gebruikersgerichte samenvatting van onze Verwerkingsregisters.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, AVG) verplicht elke verwerkingsverantwoordelijke een gedocumenteerd register bij te houden van elke verwerkingsactiviteit die hij uitvoert (Art. 30). Het register vermeldt het doel, de verwerkingsgrondslag, de categorieën persoonsgegevens, de ontvangers, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen. Het volledige register van Clozo staat in docs/compliance/RoPA.md — dit artikel geeft u de gebruiksleesbare samenvatting zodat u precies weet wat we bewaren en waarom.

Why this works this way

Clozo is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw account (u, de freelancer). Voor gegevens over uw klanten — namen, e-mailadressen, factuurgegevens op de facturen die u uitreikt — bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is Clozo de verwerker. Dit onderscheid is belangrijk omdat verzoeken van betrokkenen met betrekking tot klantgegevens (export, verwijdering) eerst bij u terechtkomen en u beslist hoe u reageert; Clozo geeft u de tooling om ze te vervullen maar bezit de relatie niet. Zie artikel 11.7 voor de praktische werkwijze.

Vanaf 2026-05-19 (productielanceringstrigger) implementeert Clozo ook de juridische bewaartermijngrondslag conform [A-021..A-027]: een meerstaps Celery-saga voor AVG-trapsgewijze verwijdering (eerst alleen DB-stappen, dan externe Stripe-/R2-neveneffecten), Stripe Connect-deactivering (geen verwijdering) op het moment van verwijdering zodat AEAT-verzoeken in jaar 6-10 nog kunnen worden beantwoord via stripe_account_id, pseudonimisering die vat_number en company_name behoudt (EU-BTW-Richtlijn Art. 226(10) + Art. 244 vereisen deze op bewaarde facturen), HMAC-SHA-256-opzoeksleutel User.email_hmac zodat een voormalige gebruiker jaren na anonimisering kan worden gekoppeld aan hun rij, en een openbaar /recover-invoice-eindpunt met sterke anti-enumeratie voor derden-klanten om hun eigen juridisch bewaarde facturen op te halen in 2031+.

De 13 actieve verwerkingsactiviteiten, gegroepeerd op verwerkingsgrondslag conform Art. 6(1):

Art. 6(1)(b) Overeenkomst — de gegevens die we moeten verwerken om de dienst te leveren: 1. Aanmaken van een gebruikersaccount — e-mailadres, naam, land, locale, wachtwoord-hash. Bewaard tot verwijdering van het account + 30 dagen respit. 2. Factuurgeneratie — uw zakelijke identiteit + de factureringsgegevens van uw klant + regelitems. Bewaard 10 jaar conform EU-BTW-Richtlijn 2006/112/EG Art. 244. 3. Abonnementsfacturering — Stripe-klant-ID, abonnement, factuur-e-mailadres, factuuradres. Bewaard 10 jaar conform Spaanse LGT 58/2003 + EU-BTW-Richtlijn (we zijn geregistreerd in Spanje). 4. Betalingsverwerking (Stripe Connect) — naam betaler, factuuradres, betaalmethode-token, transactiebedrag. Clozo bewaart alleen de PaymentIntent-ID en -status; Stripe bewaart kaartgegevens conform hun PCI-DSS-toepassingsgebied (~7 jaar conform hun beleid). 5. Transactionele e-mail (Resend) — e-mailadres ontvanger + naam + berichttekst. Bezorglogs 1 jaar; e-mailinhoud wordt niet bewaard na de verzendwachtrij.

Art. 6(1)(c) Wettelijke verplichting — de gegevens die de wet vereist dat we bewaren: 6. BTW-validatie (VIES) — BTW-nummer + landcode, gevalideerd tegen de VIES SOAP-service van de Europese Commissie. In cache 24 uur. 7. AVG-zelfbedieningseindpunten — identificatie + contactgegevens + factuurgegevens + operationele gegevens die nodig zijn om Art. 15-/17-/20-verzoeken te vervullen. Tokens worden gewist bij eerste gebruik of na 14 dagen. 8. R2-bestandslegger — elk PDF- of e-factuur-XML-object dat het systeem opslaat. Vereist door GoBD §147 AO (Duitsland, 10 jaar), eIDAS Art. 34 (10 jaar handtekeningaudit) en EU-BTW-Richtlijn Art. 244. De leggerrij overleeft de blob. 9. Beheerdersauditlog — elke staatsmuterende beheerderactie op gebruikersgegevens. Vereist door Art. 5(2) verantwoordingsplicht. Bewaard gedurende de levensduur van het account van de betrokken betrokkene.

Art. 6(1)(a) Toestemming — strikt opt-in, kan op elk moment worden ingetrokken: 10. Marketing-attributie (Google Ads + GA4) — klik-ID's, SHA-256-gehashte e-mail/telefoon voor Enhanced Conversions, GA4 client_id, transactiewaarde. Bewaard 13 maanden op GA4 (projectinstelling). Hoog-risicoVerwerking — we onderhouden een DPIA op _scratch/DPIA_marketing_attribution.md (in afwachting van juridisch advies). 11. Productanalytics (PostHog) — pseudonieme distinct_id, paginaweergaven, functiegebeurtenissen, land (stadsresolutie uitgeschakeld). Bewaard 13 maanden. Opname op EU-servers (eu.i.posthog.com).

Art. 6(1)(f) Gerechtvaardigd belang — afgewogen tegen uw rechten: 12. Beveiligingslogboeken — bron-IP, user-agent, aanvraagpad, responscode, authenticatieresultaat. Bewaard 14 dagen (Railway-logbewaarplicht). 13. Klantenondersteuningschat (Crisp) — e-mailadres, naam, chatinhoud. Bewaard 2 jaar na het laatste bericht; verwijderd op klantverzoek. Crisp is gevestigd in Frankrijk (EU-jurisdictie).

Troubleshooting

Keep reading

Compliance

eIDAS: what makes a Clozo signature legally binding in the EU

EU Regulation 910/2014 (eIDAS) defines three signature levels and gives each a clear legal weight. Clozo issues an Advanced Electronic Signature (AES) under Art. 3(11) — equivalent to a handwritten signature for almost all freelancer contracts.

Compliance

10-year retention: GoBD §147 AO and its EU equivalents

Tax-relevant documents — invoices, receipts, signed agreements, payment records — must be available to a tax-office inspector for ten years. Clozo enforces this server-side across every EU jurisdiction.

Compliance

Data-subject requests: how clients exercise GDPR rights and what you must do

Articles 15–22 GDPR give your clients the right to access, correct, port, or erase the personal data you hold about them. As a controller of *your* clients' data, you have one month to respond. Clozo's tooling helps you answer each request efficiently.

Compliance

Sub-processors: who Clozo uses, where data goes, and why it's safe

Clozo uses 11 sub-processors to deliver the service; 6 are EU-based, 5 are US-based with active EU-US Data Privacy Framework certification + Standard Contractual Clauses + supplementary measures documented in our Transfer Impact Assessment.