10-jaar bewaartermijn: GoBD §147 AO en zijn EU-equivalenten

§147 AO — de Duitse regel. Onder §147 Abs. 3 AO moeten de volgende documenten tien jaar worden bewaard (Aufbewahrungspflicht):

- Boeken, registers, openingsbalansen, jaarrekeningen - Inventarissen - Ontvangen handelsbrieven en kopieën van verzonden handelsbrieven - Boekingsstukken en facturen - Douanedocumenten - Andere voor de belastingheffing relevante documenten

De bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de laatste boeking is gedaan of het document is uitgerekt. Een factuur van 2026-04-15 heeft dus een bewaartermijn tot 2036-12-31, niet 2036-04-15.

De GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", van kracht 2020-01-01, laatst herzien 2022-09-28 door BMF) operationaliseert §147 voor elektronische records. Vijf kernbeginselen:

1. Nachvollziehbarkeit + Nachprüfbarkeit (traceerbaarheid + verifieerba­arheid) — elke boeking moet reconstrueerbaar zijn vanuit brongegevens. 2. Wahrheit + Klarheit + Fortlaufende Aufzeichnung (waarheid + duidelijkheid + doorlopende registratie) — documenten moeten de werkelijkheid weerspiegelen, leesbaar zijn en geen hiaten hebben. 3. Vollständigkeit (volledigheid) — geen enkel document mag ontbreken in de administratie. 4. Richtigkeit (juistheid) — boekingen zijn correct zoals geregistreerd. 5. Unveränderbarkeit (onveranderlijkheid) — eenmaal geregistreerd kan een boeking niet stilletjes worden gewijzigd. Correcties moeten worden gemaakt via duidelijk gemarkeerde correctieboekingen (Stornobuchungen).

De onveranderlijkheidsvereiste is wat de "geen bewerking na verzending"-regel van Clozo aanstuurt: zodra een offerte is verstuurd en een factuur is uitgerekt, kan het document niet stilletjes worden herschreven — alleen gecorrigeerd via een Storno (STR-) of addendumketen. Zie artikel 5.10 (bewerken na verzenden) en Sectie 7 (addenda).

EU-landequivalenten. GoBD is Duits recht, maar Clozo past uniform 10 jaar toe omdat bijna elke EU-lidstaat een vergelijkbare regel heeft en 10 jaar het langste gebruikelijke venster is:

Clozo past 10 jaar toe omdat: (a) het de Duitse vereiste is en de meeste Duitse freelancers het platform gebruiken; (b) het onschadelijk is om langer dan het lokale minimum te bewaren; (c) het het eIDAS-audittraject voor hetzelfde venster behoudt. Als uw nationale regel korter is (bijv. Spanje 6 jaar), schendt de langere bewaartermijn van Clozo die niet — u heeft de documenten simpelweg langer beschikbaar dan vereist.

Wat "bewaard" betekent onder GoBD. Drie operationele vereisten:

1. Leesbaarheid — het document moet leesbaar blijven in zijn oorspronkelijke visuele vorm. PDF/A en PDF (met ingebedde lettertypen) voldoen beide hieraan; propriëtaire formaten die het bestand aan één app binden, doen dat niet. Clozo genereert PDF met ingebedde lettertypen. 2. Machinale doorzoekbaarheid — de belastinginspecteur ("GoBD-Datenzugriff" onder §147 Abs. 6 AO) kan de documenten opvragen in machineleesbare vorm voor zijn audittools. Clozo kan de volledige set per gebruiker op aanvraag exporteren als JSON + PDF-bundel. 3. Onveranderlijkheid — het bestand dat u opslaat moet identiek zijn aan het bestand dat u oorspronkelijk heeft aangemaakt. Clozo gebruikt de legal_hold-vlag van Cloudflare R2 op elke ondertekende overeenkomst, elke factuur, elke bon; zelfs de eigen beheerders van Clozo kunnen een gemarkeerd object niet verwijderen binnen de bewaartermijn.

Samenwerking met AVG Art. 17 (recht op vergetelheid). Art. 17(3)(b) AVG sluit verwijdering expliciet uit wanneer verwerking noodzakelijk is "voor de nakoming van een wettelijke verplichting [...] die verwerking vereist op grond van het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen". Belastingbewaarplichten onder §147 AO en equivalenten zijn precies dat. Als u dus verwijdering van uw account verzoekt, doet Clozo: - Verwijdert uw persoonlijke accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord-hash, contactgegevens) — gegevens gedekt door 6(1)(b) en (a). - Behoudt facturen, bonnen, ondertekende overeenkomsten, auditlogs — gegevens gedekt door 6(1)(c) belastingverplichting — totdat de bewaartermijn afloopt. Na het venster volgt verwijdering. - Bewaart het auditlog van het verwijderingsverzoek zelf conform Art. 5(2) verantwoordingsplicht.

Dit is gedocumenteerd in ons Privacybeleid §4 en de AVG-zelfbedieningsstroom toont de uitzondering duidelijk vóórdat u bevestigt.