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Quick Start · Article 1.4

Bezahlt werden: was passiert, nachdem Ihr Kunde unterzeichnet hat

In dem Moment, in dem Ihr Kunde auf `Unterzeichnen` klickt, stellt Clozo die Anzahlungsrechnung aus, sendet eine Zahlungsaufforderungs-E-Mail und wartet auf den Geldeingang. Hier ist der Ablauf im Detail.

Where this fits in the lifecycle

  1. Draft

    Only you can see this. Edit anything.

  2. Sent

    Email landed in the client's inbox.

  3. Viewed

    Client opened the link — awaiting decision.

  4. Signed

    Legally binding. Audit trail captured.

  5. Deposit paid

    Money in escrow. You can start work.

  6. In work

    Project running. Final invoice ready when you're done.

  7. Paid

    Final invoice settled. Just one click left.

  8. Completed

    Closed. Archived. You did the thing.

Tap any card to open its detail article.

Das Unterzeichnungsereignis ist der Wendepunkt des gesamten Angebots. Bis zu diesem Moment ist nichts Finanzielles passiert – keine Rechnung, keine Stripe-Belastung, kein Prüfpfad über „dieser Kunde hat das Dokument aufgerufen" hinaus. In dem Moment, in dem er unterzeichnet, stellt Clozo eine rechtliche Rechnung aus, die in Ihrem fortlaufenden Register nummeriert ist, sendet eine E-Mail mit Zahlungsanweisungen und startet die Messung der Zahlungsfristen.

Step by step

  1. Kunde unterzeichnet.

    Ein Timeline-Ereignis „Unterzeichnet um 14:45 UTC" erscheint auf Ihrer Angebotsdetailseite. Status wechselt von Aufgerufen zu Unterzeichnet.

  2. Clozo stellt die Anzahlungsrechnung aus.

    Innerhalb von ca. 5 Sekunden wird ein PDF generiert (DEP-2026-0001, nummeriert nach Ihrer Jahresfolge). Es erscheint sofort in Ihrem Dokumente-Dropdown.

  3. E-Mail geht an den Kunden raus.

    Betreff: „Ihre Rechnung für [Projekttitel]". Der Text enthält Ihre IBAN/BIC für SEPA, einen EPC-QR-Code und (wenn Stripe verbunden ist) eine Schaltfläche „Per Karte bezahlen".

  4. Kunde zahlt.

    Zwei Wege: (a) Stripe-Karte: Kunde gibt Kartendaten ein, 3DS-Authentifizierung falls erforderlich, Erfolg in Sekunden; Webhook kommt innerhalb von ca. 2 Sekunden an und wir markieren die Rechnung als bezahlt. (b) SEPA-Banküberweisung: Kunde scannt den QR-Code in seiner Banking-App, die Überweisung dauert 1–3 Werktage; wir markieren die Rechnung als bezahlt, sobald die Mittel eingehen (Sie bestätigen manuell oder wir erkennen es über Webhook).

  5. Status wechselt zu Anzahlung bezahlt.

    Ein zweites Timeline-Ereignis zeichnet die Zahlung mit Methode und Betrag auf. Das Beleg-PDF (REC-2026-0001) wird automatisch generiert und an eine Bestätigungs-E-Mail an Sie und den Kunden angehängt.

Echtzeit-Updates auf der Angebotsdetailseite. Timeline wächst: Gesendet → Aufgerufen → Unterzeichnet → Anzahlung bezahlt. Jedes Ereignis hat einen Zeitstempel. Das Dokumente-Dropdown füllt sich: unterzeichneter Dienstleistungsvertrag, Anzahlungsrechnung, Anzahlungsbeleg. Ihr Dashboard spiegelt den neuen Status Anzahlung bezahlt mit einem bernsteinfarbenen Badge wider.

Why this works this way

Der Grund, warum wir eine separate Anzahlungsrechnung ausstellen (statt einer großen Rechnung für den vollen Betrag), liegt im EU-MwSt.-Timing. Nach Art. 65 der EU-MwSt.-Richtlinie ist eine Vorauszahlung an sich ein steuerbarer Vorgang – sie löst die MwSt.-Pflicht in dem Moment aus, in dem die Zahlung eingeht. Sie schulden also Steuer auf die Anzahlung, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Die Anzahlungsrechnung (Anzahlungsrechnung auf Deutsch, facture d'acompte auf Französisch) ist das rechtliche Artefakt, das diesen Vorgang dokumentiert. Später, wenn das Projekt abgeschlossen ist und Sie die Schlussrechnung ausstellen (Schlussrechnung / facture de solde), verweist diese auf die Anzahlungsrechnung und zieht den Anzahlungsbetrag und die MwSt. ab – sodass Sie die Steuer nicht doppelt zahlen. Diese Abfolge ist durch §14 UStG in Deutschland und parallele Regelungen andernorts vorgeschrieben; ein Fehler kann dem Kunden den Vorsteuerabzug kosten.

Troubleshooting

Keep reading

Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Configuration

Stripe Connect: enabling card payments end to end

Five minutes through Stripe's onboarding turns on card payments for every future proposal — no extra config, no separate Stripe dashboard to manage, payouts land in your IBAN.

Proposals & Invoices

SEPA bank transfer with EPC QR — when offered, how it works, what to put on the invoice

Every Clozo invoice includes IBAN, BIC, and an EPC-format QR code that any modern EU banking app scans into a pre-filled SEPA transfer. Works with or without Stripe enabled.

Proposals & Invoices

The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.