AVG: welke gegevens we over uw klanten opslaan, waarom en hoe lang

De verwerking van persoonsgegevens van klanten door Clozo valt onder Art. 6(1)(b) — "noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst stappen te ondernemen". Concreet: u kunt geen factuur uitreiken aan een klant zonder hun naam, adres en land te kennen (EU-BTW-Richtlijn Art. 226 §5 verplicht deze); u kunt hen geen contract mailen zonder hun e-mailadres; u kunt de verleggingsregeling niet toepassen zonder hun BTW-nummer. Elk gegevensstuk heeft een gedocumenteerd doel dat is gekoppeld aan het contract.

De bewaartermijn wordt meer beperkt door belastingrecht dan door de AVG. Het beginsel van "opslagbeperking" in de AVG (Art. 5(1)(e)) zegt dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk; het belastingrecht in elke EU-lidstaat zegt dat facturen en ondersteunende documenten ~10 jaar moeten worden bewaard. Duitsland: GoBD §147 AO (10 jaar). Nederland: Wet OB art. 52 (7 jaar algemeen, 10 voor onroerend-goedadministratie). Frankrijk: Code de commerce L. 123-22 (10 jaar). Italië: Art. 2220 Codice Civile (10 jaar). Spanje: Ley 58/2003 Ley General Tributaria art. 70 (4 jaar algemeen, maar BTW-documentatie doorgaans 10). De praktische bewaartermijn die Clozo toepast is 10 jaar vanaf de datum van de laatste factuur of het laatste contract.

Wat dit operationeel betekent: - U verwijdert een klant. Zachte verwijdering: de klant is verborgen voor uw dashboard maar de onderliggende rij, plus alle offertes/facturen/contracten die ernaar verwijzen, blijft bewaard voor juridische traceerbaarheid. Harde verwijdering is niet beschikbaar — een harde verwijdering zou facturen verweesd achterlaten, waardoor uw belastingconformiteit in gevaar komt. - Uw klant doet een beroep op Art. 17 (recht op vergetelheid). Als ze niet in een actief contract zijn en er geen belastingbewaarplicht is, kunt u via ondersteuningsescalatie hard verwijderen. Als er een actieve of recente (binnen 10 jaar) factuur is, is de uitzondering op de verwerkingsgrondslag in Art. 17(3)(b) van toepassing — u kunt verwijdering weigeren en uitleggen waarom (het EDPB heeft dit bevestigd). Clozo registreert de reactie in beide gevallen. - Uw klant doet een beroep op Art. 15 (recht op inzage). Het volledige record dat we over hen hebben (naam, e-mail, land, adres, BTW-nummer, alle offertes/facturen, alle tijdlijngebeurtenissen, alle handtekeningaudits) is exporteerbaar als één JSON-archief — open een ondersteuningsticket en we genereren er één. Dit is de verantwoordelijkheid die u draagt als verwerkingsverantwoordelijke; Clozo is de verwerker en wij bieden de tooling.

Wat we niet opslaan over uw klanten: - Geen bankrekening-/IBAN-gegevens — klanten betalen u, maar Clozo ziet hun rekeningnummer nooit. SEPA-overschrijvingen vinden buiten het systeem plaats; Stripe-incasso's lopen via Stripe en alleen de laatste 4 cijfers van de kaart en een getokeniseerde referentie bereiken Clozo. - Geen biometrische gegevens, geen gezondheidsgegevens, geen bijzondere categorieën gegevens conform Art. 9. - Geen browser-fingerprinting buiten het IP en de User-Agent die op het moment van ondertekening worden vastgelegd (eIDAS-audittraject, artikel 11.2). - Geen marketingtracking op de offertepagina — geen Google Analytics, geen Facebook-pixel, geen trackers van derden bereiken klanten.