Configuration · Article 3.7
Automatische Erinnerungen: sanfte Hinweise im Rhythmus der EU-Zahlungsverzugsrichtlinie
Aktivieren Sie einen einzigen Schalter, und Clozo sendet dem Kunden nach Überschreitung des Zahlungstermins E-Mails in drei eskalierenden Intervallen – standardmäßig nach 3, 7 und 14 Tagen, vollständig pro Nutzer anpassbar.
Das Nachverfolgen überfälliger Rechnungen ist der Teil des Freiberufler-Alltags, den niemand mag. Automatische Erinnerungen nehmen Ihnen diese Arbeit ab – und vor allem nehmen sie Ihnen die unangenehme Formulierung ab. Die drei Erinnerungen sind in Ihrer Standardsprache und der Sprache des Kunden vorgeschrieben; Sie können die Vorlagen je Spracheinstellung bearbeiten oder die Standards übernehmen. Der Rhythmus (3 / 7 / 14 Tage) ist die branchentypische Sequenz „höflich, bestimmter, förmlich", die an die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie 2011/7/EU angelehnt ist.
Step by step
Einstellungen → Präferenzen → Automatische Erinnerungen öffnen.
Schalter
Mahnungen für überfällige Rechnungen sendenaktivieren.Rhythmus anpassen (optional).
Standards sind 3, 7, 14 Tage nach Fälligkeitsdatum. Ändern Sie
reminder_days_1,reminder_days_2,reminder_days_3nach Ihren Bedürfnissen. Setzen Sie einen Wert auf 0, um diesen Erinnerungsslot zu überspringen.Speichern.
Zukünftige überfällige Rechnungen lösen die konfigurierten E-Mails automatisch aus.
Timeline beobachten.
Jede gesendete Erinnerung erscheint als Ereignis „Erinnerung gesendet" auf der Angebots-Timeline, mit der Tagesnummer (
Tag 3,Tag 7usw.) und dem Empfänger.Überschreiben pro Kunde (erweitert).
Manche Dauermandanten zahlen vertraglich netto 30; eine Erinnerung an Tag 3 wäre peinlich. Deaktivieren Sie automatische Erinnerungen global und aktivieren Sie sie nur für Kunden, bei denen Sie tatsächlich nachfassen möchten, oder setzen Sie pro-Angebot längere Zahlungsfristen als den globalen Erinnerungsversatz.
Why this works this way
Die Zahlungsverzugsrichtlinie (Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr) bildet den rechtlichen Hintergrund. Bei B2B-Transaktionen legt sie eine Standard-Zahlungsfrist von 30 Tagen fest, erlaubt die Verzinsung zum Referenzzinssatz der Europäischen Zentralbank plus 8 Prozentpunkte ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum und gibt Ihnen Anspruch auf eine Pauschale von 40 € (Art. 6), ohne dass Sie etwas nachweisen müssen. Die meisten EU-Mitgliedstaaten haben dies in nationales Recht umgesetzt (in Deutschland: §288 BGB; in Frankreich: Art. L. 441-10 Code de commerce; in den Niederlanden: Art. 6:119a BW). Clozos dritte Erinnerung zitiert die Richtlinie namentlich – ein höfliches Signal an den Kunden, dass Sie die Rechtslage kennen und dass eine weitere Eskalation eine definierte rechtliche Grundlage hat.
Die Eskalation ist beabsichtigt. Erinnerung 1 (Standard Tag 3): freundliche Nachfrage, „nur um sicherzustellen, dass Sie die Rechnung gesehen haben". Erinnerung 2 (Standard Tag 7): bestimmter, verweist auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und zeigt den Rechnungslink deutlich. Erinnerung 3 (Standard Tag 14): förmlich, zitiert die Verzugszinsregelungen und verweist auf den ursprünglichen Dienstleistungsvertrag. Nach der dritten Erinnerung stellt Clozo das automatische E-Mail-Versenden ein – zu diesem Zeitpunkt braucht die Beziehung ein Telefongespräch oder ein Inkassobüro, nicht eine weitere Vorlage.
Troubleshooting
Keep reading
Configuration
Profile fundamentals: the six fields every invoice needs
Six fields turn a blank account into one Clozo can build legal invoices from — name, country, language, currency, tax regime, and address. Three are required to send anything at all.
Lifecycle
Status: In work — deposit settled, project running, final invoice ready
You're between the deposit and the final payment. The final invoice is pre-rendered and ready to issue when you finish. Clozo doesn't track project progress here — you do — but it's listening for you to say `done`.
Quick Start
Get paid: what happens after your client signs
The moment your client clicks `Sign`, Clozo issues the deposit invoice, sends a payment-request email, and starts watching for the money to arrive. Here's the play-by-play.