Skip to main content
Gratis starten

Quick Start · Article 1.4

Betaald worden: wat er gebeurt nadat uw klant tekent

Op het moment dat uw klant op `Ondertekenen` klikt, reikt Clozo de voorschotfactuur uit, stuurt een betalingsverzoek-e-mail en begint te controleren of het geld binnenkomt. Hier is de stap-voor-stap uitleg.

Where this fits in the lifecycle

  1. Draft

    Only you can see this. Edit anything.

  2. Sent

    Email landed in the client's inbox.

  3. Viewed

    Client opened the link — awaiting decision.

  4. Signed

    Legally binding. Audit trail captured.

  5. Deposit paid

    Money in escrow. You can start work.

  6. In work

    Project running. Final invoice ready when you're done.

  7. Paid

    Final invoice settled. Just one click left.

  8. Completed

    Closed. Archived. You did the thing.

Tap any card to open its detail article.

Het ondertekeningsmoment is het keerpunt van de hele offerte. Tot dat moment is er financieel niets gebeurd — geen factuur, geen Stripe-incasso, geen audittraject buiten "deze klant heeft het document bekeken". Op het moment dat ze ondertekenen, reikt Clozo een juridische factuur uit met een volgnummer in uw reeks, stuurt een e-mail met betaalinstructies en start de teller voor de betalingstermijn.

Step by step

  1. Klant ondertekent.

    Een tijdlijngebeurtenis "Ondertekend om 14:45 UTC" verschijnt op uw offerte-detailpagina. Status verandert van Bekeken naar Ondertekend.

  2. Clozo reikt de voorschotfactuur uit.

    Binnen ~5 seconden wordt een PDF gegenereerd (DEP-2026-0001 genummerd in uw jaarlijkse reeks). Deze verschijnt onmiddellijk in uw Documenten-dropdown.

  3. E-mail wordt verstuurd naar de klant.

    Onderwerp: "Uw factuur voor [projecttitel]". De tekst bevat uw IBAN/BIC voor SEPA, een EPC QR-code en (als Stripe is verbonden) een "Betaal per kaart"-knop.

  4. Klant betaalt.

    Twee paden: (a) Stripe-kaart: klant voert kaartgegevens in, 3DS-uitdaging indien vereist, geslaagd in seconden; webhook arriveert binnen ~2 seconden en we markeren de factuur als betaald. (b) SEPA-bankoverboeking: klant scant de QR-code in zijn bankapp, de overboeking duurt 1-3 werkdagen; we markeren de factuur als betaald zodra de middelen binnenkomen (u bevestigt handmatig of we detecteren het via webhook).

  5. Status verandert naar Voorschot betaald.

    Een tweede tijdlijngebeurtenis registreert de betaling met methode en bedrag. De bon-PDF (REC-2026-0001) wordt automatisch gegenereerd en als bijlage meegezonden in een bevestigings-e-mail aan zowel u als de klant.

Realtime updates op de offerte-detailpagina. Tijdlijn groeit: Verstuurd → Bekeken → Ondertekend → Voorschot betaald. Elke gebeurtenis heeft een tijdstempel. De Documenten-dropdown vult zich in: ondertekende Serviceovereenkomst, voorschotfactuur, voorschotbon. Uw dashboard weerspiegelt de nieuwe status Voorschot betaald met een amberkleurige badge.

Why this works this way

De reden dat we een afzonderlijke voorschotfactuur uitreiken (in plaats van één grote factuur voor het volledige bedrag) is de BTW-timing in de EU. Conform Art. 65 van de EU-BTW-Richtlijn is een vooruitbetaling op zichzelf een belastbaar feit — het triggert een BTW-verplichting op het moment dat de betaling wordt ontvangen. U bent dus belasting verschuldigd over het voorschot voordat het project is afgerond. De voorschotfactuur (Anzahlungsrechnung in het Duits, facture d'acompte in het Frans) is het juridische artefact dat dit feit vastlegt. Later, wanneer het project klaar is en u de eindfactuur uitreikt (Schlussrechnung / facture de solde), verwijst die naar de voorschotfactuur en trekt het voorschotbedrag en de BTW af — zodat u geen belasting twee keer betaalt. Deze volgorde wordt gehandhaafd door §14 UStG in Duitsland en vergelijkbare regels elders; het verkeerd uitvoeren kan de klant hun voorbelastingaftrek kosten.

Troubleshooting

Keep reading

Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Configuration

Stripe Connect: enabling card payments end to end

Five minutes through Stripe's onboarding turns on card payments for every future proposal — no extra config, no separate Stripe dashboard to manage, payouts land in your IBAN.

Proposals & Invoices

SEPA bank transfer with EPC QR — when offered, how it works, what to put on the invoice

Every Clozo invoice includes IBAN, BIC, and an EPC-format QR code that any modern EU banking app scans into a pre-filled SEPA transfer. Works with or without Stripe enabled.

Proposals & Invoices

The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.