Refunds & Notifications · Article 6.9
E-mail: Automatyczne przypomnienia o przeterminowanych fakturach (eskalacja 3/7/14 dni)
Gdy faktura końcowa nie zostanie opłacona po terminie, Clozo wysyła klientowi trzy eskalujące przypomnienia po +3, +7 i +14 dniach. Ton zmienia się od łagodnego do formalnego; przypomnienie po +14 dniach powołuje się na Dyrektywę UE o zwalczaniu opóźnień w płatnościach.
Opóźnione płatności to najczęstszy problem freelancerów w UE — dane Komisji Europejskiej wskazują na średnie opóźnienie płatności wynoszące 23 dni po terminie. Cykl automatycznych przypomnień Clozo jest zbudowany tak, aby najpierw delikatnie zachęcić, stopniowo eskalować i zakończyć formalnym powiadomieniem o wadze prawnej, które inaczej musiałbyś pisać samodzielnie.
Step by step
Faktura staje się przeterminowana.
Po przekroczeniu terminu płatności faktury końcowej, status zmienia się na
Przeterminowanai oferta staje się kwalifikująca do przypomnień.Poziom 1 wysyłany po +3 dniach.
O 09:00 czasu lokalnego klienta. Zdarzenie timeline zapisane. Klient otrzymuje e-mail z łagodnym przypomnieniem.
Poziom 2 wysyłany po +7 dniach.
Ta sama godzina, bardziej stanowczy ton. Zdarzenie timeline zapisane.
Poziom 3 wysyłany po +14 dniach.
Formalne powiadomienie z odniesieniem do Dyrektywy. Zdarzenie timeline zapisane. Po Poziomie 3 nie ma więcej automatycznych przypomnień — dalsze działania należą do Ciebie (ręczne przypomnienia lub zewnętrzna windykacja).
Odznaka statusu Przeterminowana z licznikiem „Wysłano przypomnienie N z 3". Timeline zyskuje zdarzenie dla każdego poziomu. Menu akcji oferuje Wyłącz automatyczne przypomnienia dla tej oferty (wyłącza wszystkie przyszłe poziomy) i Wyślij ręczne przypomnienie (jednorazowe powiadomienie poza cyklem z własną notatką).
Why this works this way
Cykl (REMINDER_TIERS = (3, 7, 14)) jest skalibrowany na podstawie badań behawioralnych i praktyki prawnej UE:
- Dzień +3 (Poziom 1 — łagodne przypomnienie): Temat (PL): „Krótkie przypomnienie: faktura {{number}} od {{your_name}}". Treść zaczyna się od „Tylko krótkie przypomnienie — faktura {{number}} na €X była wymagalna w [data]." Bez gróźb, bez opłat, tylko grzeczne powiadomienie. Większość przeterminowanych faktur jest regulowana na tym etapie.
- Dzień +7 (Poziom 2 — bardziej stanowcze): Temat (PL): „Faktura {{number}} jest już {{days}} dni po terminie". Treść potwierdza, że jest to drugie przypomnienie, podaje kwotę, zawiera to samo CTA płatności i informuje, że dalszy brak płatności uruchomi formalne warunki opóźnienia w płatności.
- Dzień +14 (Poziom 3 — formalne powiadomienie): Temat (PL): „Formalne powiadomienie: faktura {{number}} {{days}} dni po terminie". Jest to eskalacja prawna. Treść powołuje się na Dyrektywę UE 2011/7/UE o zwalczaniu opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (w Polsce: Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, Dz.U. 2021 poz. 424): „Od niezapłaconej kwoty naliczają się ustawowe odsetki za opóźnienie. Dodatkowo obowiązuje zryczałtowana opłata za odzyskanie należności (Art. 6 Dyrektywy)." Zlokalizowana w językach EN/DE/NL/FR/PL/ES. Opłata za odzyskanie należności jest ustalona progowo według kwoty faktury zgodnie z Art. 6 Dyrektywy ([ZWERYFIKOWANO 2026-05-03] tasks.py:2094): €40 dla faktur poniżej €1 000, €70 dla €1 000–€10 000, €100 powyżej €10 000.
Przypomnienia są wysyłane o godzinie 09:00 w lokalnej strefie czasowej klienta (ustalanej na podstawie kodu kraju klienta), więc klient z Niemiec otrzymuje porannego e-maila o 09:00 CET, klient z Hiszpanii o 09:00 CET/CEST itd. Filtrowanie dni tygodnia: domyślnie przypomnienia wysyłane są w każdy dzień; możesz skonfigurować wysyłanie tylko w dni robocze w swoim profilu.
Idempotencja jest wymuszana przez rejestrowanie ProposalTimelineEvent typu overdue_reminder_sent z metadata.tier = N. Przed wysłaniem zadanie cykliczne sprawdza to zdarzenie — jeśli istnieje, pomija wysyłkę. Nawet jeśli zadanie cykliczne uruchomi się dwa razy w tej samej godzinie (np. podczas restartu Celery), każdy poziom jest wysyłany dokładnie raz na ofertę.