Refunds & Notifications · Article 6.4
E-mail: „Zaliczka otrzymana — potwierdzenie w załączniku"
Wysyłany w chwili potwierdzenia przez Clozo wpłynięcia zaliczki (webhook Stripe lub ręczne oznaczenie jako opłaconą). Zawiera PDF potwierdzenia zaliczki i potwierdza możliwość rozpoczęcia projektu.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Dla większości freelancerów to e-mail, który oznacza rozpoczęcie opłaconej pracy. Zarówno Ty, jak i Twój klient potrzebujecie pisemnego potwierdzenia wpłynięcia środków oraz potwierdzenia płatności do celów podatkowych.
Step by step
Płatność potwierdzona.
Albo webhook Stripe dociera automatycznie, albo potwierdzasz przez Akcje →
Oznacz zaliczkę jako zapłaconą ręcznie.Renderuje się PDF potwierdzenia.
REC-2026-NNNN jest generowany i przesyłany do R2 (zazwyczaj 3-5 sekund).
E-mail wysłany.
Zarówno Ty, jak i klient otrzymujecie ten sam e-mail z dołączonym potwierdzeniem.
Status zmienia się z Signed na Deposit paid. Zdarzenia osi czasu: „Zaliczka potwierdzona przez [metodę]", „REC-XXXX wygenerowany", „E-mail wysłany". Lista rozwijana Dokumenty zyskuje REC-XXXX. Skrzynka odbiorcza: jeden e-mail z dołączonym potwierdzeniem.
Why this works this way
PDF potwierdzenia (REC-) to oddzielny dokument od faktury zaliczkowej (DEP-). DEP to żądanie zapłaty („jesteś nam winien X zł"); REC to potwierdzenie wpłynięcia pieniędzy („otrzymaliśmy X zł dnia [data]"). Oba są wymagane dla przejrzystej księgowości UE — DEP powoduje zobowiązanie VAT na mocy Art. 65 Dyrektywy VAT, REC zamyka pętlę.
Dla płatności przez Stripe e-mail wysyłany jest w ciągu ~2 sekund od otrzymania webhooka payment_intent.succeeded. Dla płatności SEPA / poza systemem e-mail wysyłany jest w chwili kliknięcia Oznacz zaliczkę jako zapłaconą ręcznie. Potwierdzenie rejestruje metodę płatności ("Karta Stripe", "Przelew bankowy (ręczny)" itp.), aby Twój księgowy mógł je uzgodnić z wyciągami bankowymi.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Proposals & Invoices
Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Troubleshooting & Reference
"My client says their card was declined"
Stripe returns a clear decline reason (`card_declined`, `insufficient_funds`, `expired_card`, `authentication_required`). The remediation depends on the reason — Clozo surfaces it on the failed-payment banner; pass it to the client.