Refunds & Notifications · Article 6.11

Co zrobić, gdy e-mail nie dotarł

Schemat diagnostyczny dla najczęstszego przypadku — Twój klient (lub Ty) nie otrzymał e-maila, który Clozo powinien był wysłać. Pięć kroków w kolejności, które rozwiązują 95% przypadków.

E-mail to zawodny transport. Około 1-2% legalnych e-maili transakcyjnych jest filtrowanych, ograniczanych lub odrzucanych — to koszt działania na wspólnej infrastrukturze. Ten artykuł przeprowadza przez diagnostykę od „brakujący e-mail" do „e-mail w skrzynce odbiorczej" lub, w najgorszym przypadku, „omijamy problem".

Step by step

Potwierdź, że zdarzenie zostało uruchomione.
Otwórz stronę szczegółową oferty → Oś czasu. Poszukaj zdarzenia, które powinno wywołać e-mail (np. „Podpisano o GG:MM", „Zaliczka potwierdzona", „Aneks wysłany"). Jeśli zdarzenia brakuje, e-mail nigdy nie miał powodu do wysłania — skup się na tym, dlaczego zdarzenie nie zostało uruchomione (patrz Sekcja 10 dla tej klasy problemów).
Poproś odbiorcę o sprawdzenie spamu.
„Czy możesz przeszukać skrzynkę pod kątem useclozo.com? Czasem ląduje w spamie." Osiem na dziesięć zgłoszeń brakujących e-maili rozwiązuje się tutaj.
Ponownie uruchom z Akcji.
Ze strony szczegółowej oferty → menu Akcji, kliknij odpowiedni przycisk Wyślij ponownie. Większość typów e-maili go ma (Wyślij ponownie ofertę, Wyślij ponownie fakturę zaliczkową, Wyślij ponownie aneks, Wyślij ponownie e-mail o zwrocie). Ponowne wysłanie uruchamia ponownie to samo zadanie z nową próbą — jeśli podstawowy problem był przejściowym błędem dostarczenia, druga próba zazwyczaj dociera.
Dla aneksów / zwrotów: spróbuj ponownego uruchomienia bazowego.
Jeśli Wyślij ponownie nie pomaga, problem może być głębszy. Dla aneksów wycofanie i czyste ponowne utworzenie często naprawia downstream problemy z e-mailem. Dla zwrotów Odśwież status na nocie kredytowej pobiera dane bezpośrednio ze Stripe i wyzwala wszelkie oczekujące efekty uboczne e-maila.
Skontaktuj się z pomocą techniczną jako ostateczność.
Jeśli kroki 1-4 nie rozwiążą problemu, wyślij numer oferty do pomocy technicznej. Od backendu pomoc techniczna może: (a) sprawdzić logi dostarczenia Resend, aby potwierdzić, co faktycznie się stało, (b) zresetować odpowiednie pole *_claimed_at, (c) ręcznie wywołać zadanie, (d) przekazać ręcznie kierowaną kopię przez innego dostawcę poczty, jeśli useclozo.com jest blokowane.

Why this works this way

Trzy tryby awarii odpowiadają za niemal wszystkie zgłoszenia brakujących e-maili:

1. Filtrowanie skrzynki (~70% przypadków). E-mail został wysłany i przyjęty przez serwer pocztowy odbiorcy; wylądował po prostu w spamie, promocjach lub folderze z regułami. Rozwiązanie: sprawdź spam. 2. Zdarzenie bazowe nie zostało uruchomione (~20%). E-mail jest warunkowy na zdarzeniu (zaliczka opłacona, aneks podpisany itp.), które faktycznie nie miało miejsca po stronie Clozo — zazwyczaj opóźnienie webhooka Stripe lub błąd PDF Gotenberg. Rozwiązanie: ponownie uruchom zdarzenie bazowe. 3. Claim idempotentności już pobrany (~5%). Poprzednia próba wysłania ustawiła flagę claim, ale faktyczna dostawa cicho się nie powiodła (np. limit szybkości Resend). Ponowna próba widzi claim, kończy się i nie następują kolejne próby. Rozwiązanie: reset flagi claim przez backend (interwencja pomocy technicznej).

Pozostałe ~5% to problemy po stronie serwera pocztowego (domena odbiorcy zablokowała useclozo.com lub konto odbiorcy jest zawieszone). W tych przypadkach żadna interwencja Clozo nie pomaga — obejściem jest skopiowanie publicznego linku i wysłanie własnym kanałem.

Troubleshooting

Keep reading

Refunds & Notifications

Every email Clozo sends, in one table

Clozo dispatches 13 distinct transactional emails across the proposal and amendment lifecycle. This page lists each one, who triggers it, who receives it, and what's attached.

Troubleshooting & Reference

"My client can't enter the PIN" (lockouts and lost codes)

The 4-digit PIN gate protects every proposal and amendment link. Five wrong attempts in 24 hours triggers a per-IP lockout. Recovery is one click away — issue a fresh link.

Troubleshooting & Reference

"The invoice link is broken or the PDF is missing"

PDFs occasionally fail to render (Gotenberg flake) or fail to upload to R2. Symptom: the document shows as "issued" but clicking the link returns 404 or the PDF is blank. Recovery: regenerate from the Documents dropdown.