Refunds & Notifications · Article 6.9
Marcar como reembolsado manualmente — para SEPA y prueba fuera de la plataforma
Cuando un reembolso se emite fuera de Stripe — transferencia bancaria SEPA, efectivo, PayPal, cheque enviado por correo — `Marcar como reembolsado` es la forma de registrarlo en Clozo. El campo de motivo es obligatorio (normalmente una referencia bancaria). La nota de crédito pasa al estado `manual` y el cliente recibe un correo de confirmación.
La gran mayoría de los reembolsos en Clozo son gestionados por Stripe de forma automática. Pero tres casos comunes rompen ese patrón: (1) anticipos pagados por SEPA, donde Stripe no tiene nada que reembolsar; (2) reembolsos de Stripe que fallan por razones no transitorias (tarjeta cancelada, saldo insuficiente — véase el artículo 8.10) y el autónomo emite una transferencia fuera de la plataforma en su lugar; (3) reembolsos que el autónomo elige gestionar manualmente por razones comerciales (p. ej., consolidar con un pago de cortesía separado en una sola transferencia bancaria). Los tres casos terminan en el mismo lugar: el autónomo emite el reembolso real a través de su propia banca y luego hace clic en Marcar como reembolsado para mantener los registros de Clozo al día.
Step by step
Emita el reembolso a través de su propia banca.
Transferencia SEPA, cheque, efectivo, lo que proceda. Use el número de la nota de crédito (CRN-2026-NNNN) como referencia para que el cliente pueda identificarla.
Confirme que la transferencia ha salido de su cuenta.
Verifíquelo en la banca en línea antes de marcar como reembolsado — una vez que haga clic, el cliente recibirá un correo indicando que está hecho.
Abra la nota de crédito.
Desde el banner de reembolso de la propuesta, la página de Notas de crédito o el menú desplegable de Documentos.
Haga clic en
Marcar como reembolsado.Aparece un modal solicitando un motivo.
Introduzca un motivo.
El número de referencia bancaria es la convención ("Sparkasse ref XYZ-789", "PayPal txn 7K9N", "Cheque bancario #4521"). Lo que sea que le permita reconstruir la transferencia real años después.
Confirme.
El estado pasa a
manual; el banner cambia a «Reembolso completado el [fecha] mediante transferencia manual»; el cliente recibe el correo de confirmación; la propuesta se cierra si procede.
Banner de reembolso con el botón Marcar como reembolsado. Tras hacer clic y confirmar, el banner cambia a «Reembolso completado el [fecha] mediante transferencia manual — [motivo]». El PDF de la nota de crédito (regenerado) incluye el mismo texto de motivo en su cuerpo.
Why this works this way
Implementación (CreditNoteMarkRefundedView en amendment_views.py:686):
1. Autorización. IsAuthenticated, con ámbito de propietario.
2. Control de idempotencia. Si ya está en succeeded devuelve 409 con completed_at — no se puede marcar como reembolsado un reembolso que Stripe ya completó.
3. Motivo obligatorio. Si el cuerpo no contiene un reason no vacío, devuelve 400 con details.field=reason.
4. Actualizar la nota de crédito. refund_status=manual, refund_completed_at=now, manual_refund_reason=reason (truncado a 500 caracteres).
5. Intentar cerrar la propuesta. close_proposal_if_settled cambia la propuesta a Pagada si no quedan otras obligaciones pendientes (ningún otro reembolso pendiente, ninguna factura activa pendiente con amount_due > 0).
6. Disparar el correo «reembolso completado». send_credit_note_refund_completed_email.delay(credit_note_id). La misma plantilla que en el caso de Stripe completado con éxito; el cliente no ve ninguna diferencia.
7. Devolver el estado actualizado de la nota de crédito + si la propuesta se cerró.
El estado manual (frente a succeeded) preserva la distinción de auditoría. Para fines contables y fiscales, manual se trata de forma idéntica a succeeded — ambos significan que el tramo en efectivo se ha liquidado y la nota de crédito está cerrada. El registro de auditoría mantiene el canal separado para que, en caso de disputas años después, se pueda rastrear exactamente cómo se emitió el reembolso.
Troubleshooting
Keep reading
Refunds & Notifications
SEPA / out-of-band refund: when automation can't help
When the original deposit was paid via SEPA bank transfer (or any non-Stripe channel), Clozo can't refund automatically — Stripe API has nothing to refund. You issue the SEPA transfer manually from your bank, then click `Mark refunded` to update the credit note and notify the client.
Refunds & Notifications
Refund stages: issued → requested → succeeded (or manual)
The credit note moves through up to four states from creation to settled. Each state corresponds to a specific point in the refund lifecycle, with predictable UI badges and email triggers.
Refunds & Notifications
The Credit Notes page
A first-class section in the freelancer dashboard that lists every credit note across all your proposals, with status, refund amount, linked proposal, and action buttons. Use this when you want to manage refunds without drilling into each proposal individually.
Refunds & Notifications
Failed refunds & recovery — common Stripe failure reasons
A `failed` credit note has a `refund_failure_reason` string from Stripe. Most reasons fall into a small set; here's what each means and the recommended recovery.