Refunds & Notifications · Article 6.9
E-mail : Relances automatiques pour les factures impayées (escalade à J+3 / J+7 / J+14)
Lorsqu'une facture finale reste impayée après son échéance, Clozo envoie trois relances progressives au client à J+3, J+7 et J+14. Le ton passe de cordial à formel ; la relance à J+14 cite la directive européenne sur les retards de paiement.
Les retards de paiement sont le problème le plus courant pour les freelancers européens — les données de la Commission européenne font état d'un délai moyen de 23 jours au-delà de l'échéance. La séquence de relances automatiques de Clozo est conçue pour rappeler poliment dans un premier temps, monter progressivement en intensité, et se terminer par une mise en demeure juridiquement formelle que vous auriez autrement dû rédiger vous-même.
Step by step
La facture est en retard.
Dès que la date d'échéance de la facture finale est dépassée, le statut passe à
Overdueet le devis devient éligible aux relances.Le niveau 1 se déclenche à J+3.
À 09h00 heure locale du client. L'événement est enregistré dans la chronologie. Le client reçoit l'e-mail de rappel cordial.
Le niveau 2 se déclenche à J+7.
Même heure, ton plus ferme. L'événement est enregistré dans la chronologie.
Le niveau 3 se déclenche à J+14.
Mise en demeure formelle avec référence à la Directive. L'événement est enregistré dans la chronologie. Après le niveau 3, plus aucune relance automatique — la suite est à votre charge (relances manuelles ou recouvrement externe).
Badge de statut Overdue avec un sous-compteur « Relance N sur 3 envoyée ». La chronologie reçoit un événement par niveau. Le menu Actions propose Disable auto-reminders for this proposal (désactive tous les niveaux futurs) et Send manual reminder (rappel hors cycle avec note personnalisée).
Why this works this way
La séquence (REMINDER_TIERS = (3, 7, 14)) est calibrée selon les recherches comportementales et la pratique juridique européenne :
- J+3 (Niveau 1 — rappel cordial) : Sujet (EN) : "Quick reminder: invoice {{number}} from {{your_name}}". Le corps commence par « Un simple rappel — la facture {{number}} de €X était due le [date]. » Pas de menace, pas de pénalités, juste un rappel poli. La plupart des factures en retard sont réglées à ce stade.
- J+7 (Niveau 2 — plus ferme) : Sujet (EN) : "Invoice {{number}} is now {{days}} days overdue". Le corps reconnaît qu'il s'agit du deuxième rappel, rappelle le montant, inclut le même bouton de paiement et mentionne que le non-paiement persistant entraînera l'application des conditions formelles de retard de paiement.
- J+14 (Niveau 3 — mise en demeure formelle) : Sujet (EN) : "Formal notice: invoice {{number}} {{days}} days overdue". Il s'agit de l'escalade juridique. Le corps cite la directive UE 2011/7/UE relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales : « Des intérêts moratoires légaux courent désormais sur le montant impayé. De plus, une indemnité forfaitaire de recouvrement est applicable (article 6 de la Directive). » Localisée en EN/DE/NL/FR/PL/ES — la version française cite « Directive 2011/7/UE ». L'indemnité de recouvrement est échelonnée selon le montant de la facture conformément à l'article 6 de la Directive ([VÉRIFIÉ 2026-05-03] tasks.py:2094) : 40 € pour les factures inférieures à 1 000 €, 70 € pour les factures entre 1 000 € et 10 000 €, 100 € au-delà de 10 000 €.
Les relances sont envoyées à 09h00 dans le fuseau horaire local du client (résolu à partir du code pays du client), ainsi un client allemand reçoit l'e-mail le matin à 09h00 CET, un client espagnol à 09h00 CET/CEST, etc. Filtrage par jour de la semaine : par défaut, les relances peuvent être envoyées n'importe quel jour ; vous pouvez les limiter aux jours ouvrés dans votre profil.
L'idempotence est assurée en enregistrant un ProposalTimelineEvent de type overdue_reminder_sent avec metadata.tier = N. Avant l'envoi, la tâche planifiée vérifie la présence de cet événement — si elle le trouve, elle ignore l'envoi. Même si la tâche s'exécute deux fois dans la même heure (p. ex. lors d'un redémarrage Celery), chaque niveau est envoyé exactement une fois par devis.