Refunds & Notifications · Article 6.4
E-mail : « Acompte reçu — reçu ci-joint »
Envoyé dès que Clozo confirme la réception de l'acompte (webhook Stripe ou marquage manuel comme payé). Contient le PDF du reçu de l'acompte et confirme que le projet peut commencer.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Pour la plupart des freelancers, cet e-mail marque le début du travail rémunéré. Vous et votre client avez besoin d'une confirmation écrite que les fonds sont bien arrivés, accompagnée d'un reçu pour les dossiers fiscaux.
Step by step
Paiement confirmé.
Soit le webhook Stripe arrive automatiquement, soit vous confirmez via Actions →
Mark deposit as paid manually.Le PDF du reçu est généré.
REC-2026-NNNN est généré et téléversé dans R2 (généralement en 3 à 5 secondes).
L'e-mail est envoyé.
Vous et le client recevez tous les deux le même e-mail avec le reçu en pièce jointe.
Le statut passe de Signed à Deposit paid. Événements dans la chronologie : « Acompte confirmé via [méthode] », « REC-XXXX généré », « E-mail envoyé ». La liste déroulante des documents affiche REC-XXXX. Boîte de réception : un e-mail avec le reçu en pièce jointe.
Why this works this way
Le PDF du reçu (REC-) est un document distinct de la facture d'acompte (DEP-). La DEP est la demande de paiement (« vous devez €X ») ; la REC est la confirmation de réception des fonds (« nous avons reçu €X le [date] »). Les deux sont requis pour une comptabilité européenne conforme — la DEP déclenche l'exigibilité de la TVA en vertu de l'article 65 de la directive TVA, la REC clôture la boucle.
Pour les paiements via Stripe, l'e-mail est envoyé dans les ~2 secondes suivant la réception du webhook payment_intent.succeeded. Pour les paiements SEPA / hors plateforme, l'e-mail est envoyé dès que vous cliquez sur Mark deposit as paid manually. Le reçu enregistre le mode de paiement (« Carte Stripe », « Virement bancaire (manuel) », etc.) afin que votre comptable puisse effectuer le rapprochement avec les relevés bancaires.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Proposals & Invoices
Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Troubleshooting & Reference
"My client says their card was declined"
Stripe returns a clear decline reason (`card_declined`, `insufficient_funds`, `expired_card`, `authentication_required`). The remediation depends on the reason — Clozo surfaces it on the failed-payment banner; pass it to the client.