Refunds & Notifications · Article 6.9
E-Mail: Automatische Erinnerungen für überfällige Rechnungen (3-/7-/14-Tage-Eskalation)
Wenn eine Schlussrechnung nach dem Fälligkeitsdatum unbezahlt bleibt, sendet Clozo dem Kunden nach +3, +7 und +14 Tagen drei eskalierend formulierte Erinnerungen. Der Ton wechselt von freundlich zu förmlich; die +14-Tage-Erinnerung zitiert die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie.
Verspätete Zahlungen sind der häufigste Schmerzpunkt für EU-Freiberufler – die eigenen Daten der Europäischen Kommission beziffern den durchschnittlichen Zahlungsverzug auf 23 Tage nach Fälligkeit. Clozos automatisches Erinnerungsintervall ist darauf ausgelegt, erst höflich zu mahnen, schrittweise zu eskalieren und mit einem rechtlich gewichtigen förmlichen Hinweis zu enden, den Sie sonst selbst verfassen müssten.
Step by step
Rechnung wird überfällig.
Sobald das Fälligkeitsdatum der Schlussrechnung verstrichen ist, wechselt der Status zu
Überfälligund das Angebot wird für Erinnerungen berechtigt.Stufe 1 wird bei +3 Tagen ausgelöst.
Um 09:00 Uhr Ortszeit des Kunden. Timeline-Ereignis aufgezeichnet. Kunde erhält die freundliche Hinweis-E-Mail.
Stufe 2 wird bei +7 Tagen ausgelöst.
Gleiche Uhrzeit, verschärfter Ton. Timeline-Ereignis aufgezeichnet.
Stufe 3 wird bei +14 Tagen ausgelöst.
Förmliche Benachrichtigung mit Richtlinienverweis. Timeline-Ereignis aufgezeichnet. Nach Stufe 3 keine weiteren automatischen Erinnerungen – weitere Nachverfolgung liegt bei Ihnen (manuelle Erinnerungen oder externes Inkasso).
Statusbadge Überfällig mit einem Unterzähler „Erinnerung N von 3 gesendet". Timeline erhält ein Ereignis pro Stufe. Das Aktionsmenü bietet Automatische Erinnerungen für dieses Angebot deaktivieren (alle zukünftigen Stufen ausschalten) und Manuelle Erinnerung senden (außerplanmäßige Erinnerung mit individuellem Hinweis).
Why this works this way
Das Intervall (REMINDER_TIERS = (3, 7, 14)) ist auf Verhaltensforschung und EU-Rechtspraxis abgestimmt:
- Tag +3 (Stufe 1 – freundlicher Hinweis): Betreff (DE): „Erinnerung: Rechnung {{number}} von {{your_name}}". Eröffnung des Texts: „Nur eine kurze Erinnerung – Rechnung {{number}} über €X war am [Datum] fällig." Keine Drohungen, keine Gebühren, nur ein höflicher Hinweis. Die meisten überfälligen Rechnungen werden in dieser Phase beglichen.
- Tag +7 (Stufe 2 – bestimmter): Betreff (DE): „Rechnung {{number}} ist jetzt {{days}} Tage überfällig". Der Text bestätigt, dass dies die zweite Erinnerung ist, nennt erneut den Betrag, enthält denselben Zahlungs-CTA und weist darauf hin, dass weiteres Nichtzahlen die förmlichen Verzugszinsbedingungen auslöst.
- Tag +14 (Stufe 3 – förmliche Benachrichtigung): Betreff (DE): „Zahlungsaufforderung: Rechnung {{number}} {{days}} Tage überfällig". Dies ist die rechtliche Eskalation. Der Text zitiert die EU-Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr: „Auf den ausstehenden Betrag laufen nun gesetzliche Verzugszinsen. Zusätzlich entsteht ein pauschaler Einziehungskostenbeitrag (Art. 6 der Richtlinie)." Lokalisiert in EN/DE/NL/FR/PL/ES – die deutsche Version zitiert „Richtlinie 2011/7/EU". Der Einziehungskostenbeitrag ist nach Rechnungsbetrag gestaffelt gemäß Richtlinie Art. 6 ([VERIFIZIERT 2026-05-03] tasks.py:2094): 40 € für Rechnungen unter 1.000 €, 70 € für 1.000–10.000 €, 100 € über 10.000 €.
Erinnerungen werden um 09:00 Uhr in der lokalen Zeitzone des Kunden gesendet (aufgelöst aus dem Ländercode des Kunden), sodass ein deutscher Kunde die Morgen-E-Mail um 09:00 Uhr MEZ/MESZ erhält. Wochentagsfilterung: Standardmäßig werden Erinnerungen an jedem Tag gesendet; Sie können in Ihrem Profil auf Werktage einschränken.
Idempotenz wird durch Aufzeichnen eines ProposalTimelineEvent vom Typ overdue_reminder_sent mit metadata.tier = N sichergestellt. Vor der Ausführung prüft der Beat-Task dieses Ereignis – wenn es vorhanden ist, wird es übersprungen. Selbst wenn der Beat-Task innerhalb einer Stunde zweimal läuft (z. B. bei einem Celery-Neustart), sendet jede Stufe pro Angebot genau einmal.