Refunds & Notifications · Article 6.3
E-Mail: „Unterzeichnet — [Angebotstitel]"
Wird in dem Moment ausgelöst, in dem der Kunde unterzeichnet. Zwei Empfänger, zwei leicht unterschiedliche Inhalte – Ihre Version enthält die Prüfzusammenfassung, die Version Ihres Kunden enthält die Anzahlungsrechnung und einen Zahlungs-CTA.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Der Unterzeichnungsmoment ist der rechtliche Wendepunkt – das Angebot wird zu einem Vertrag. Beide Parteien benötigen sofort eine schriftliche Bestätigung, und der Kunde muss genau wissen, wie er die Anzahlung leisten soll, damit kein Schwung verloren geht. Dieses einzelne Versandereignis erledigt beides.
Step by step
Kunde unterzeichnet.
Ein Timeline-Ereignis „Unterzeichnet um HH:MM von [Kundenname]" wird mit seiner IP und seinem User-Agent aufgezeichnet.
PDFs werden parallel generiert.
AGR (unterzeichneter Dienstleistungsvertrag) und DEP (Anzahlungsrechnung) werden gleichzeitig erstellt – typische Gesamtzeit 5–8 Sekunden.
Beide E-Mails werden versendet.
Sobald beide PDFs in R2 sind, werden die Aufgaben für die Freiberufler-Kopie und die Kunden-Kopie ausgeführt. Auf Ihrem Dashboard erscheint „Unterzeichnet und bestätigt".
Grünes Badge Unterzeichnet. Die Timeline erhält drei Ereignisse: „Unterzeichnet", „AGR generiert", „DEP generiert". Das Dokumente-Dropdown erhält AGR-XXXX und DEP-XXXX. Postfach: eine E-Mail von Clozo mit dem unterzeichneten AGR im Anhang. Das Aktionsmenü zeigt Anzahlung manuell als bezahlt markieren, Anzahlungsrechnung erneut senden, Schlussrechnung ausstellen (ausgegraut, bis die Anzahlung eingegangen ist).
Why this works this way
Die Freiberufler-Kopie ist Ihr Archiv – die Betreffzeile enthält die Angebotsnummer zur Durchsuchbarkeit ("Unterzeichnet: PRO-2026-0042"), der Text enthält den Kundennamen, den Zeitstempel in UTC, den unterzeichneten Betrag und einen Link zurück zum Angebot in Clozo. Der unterzeichnete Dienstleistungsvertrag (AGR-2026-NNNN) ist beigefügt, sodass Sie sofort eine Offline-Kopie haben.
Die Kunden-Kopie ist handlungsorientiert – sie beginnt mit „Vielen Dank für Ihre Unterzeichnung", enthält denselben unterzeichneten AGR plus die Anzahlungsrechnung (DEP-2026-NNNN) im Anhang und endet mit dem Zahlungs-CTA. CTA-Logik ([D-088]):
- Wenn Ihr Konto stripe_charges_enabled = true hat, ist der CTA eine Schaltfläche Jetzt €X per Karte bezahlen, die auf app.useclozo.com/p/{slug}/pay?stage=deposit (den Clozo-gehosteten Stripe-Checkout) verlinkt.
- Wenn Stripe nicht verbunden ist, wird der CTA durch einen SEPA-Zahlungsblock ersetzt: Ihre IBAN, BIC, Begünstigtenname, exakter Verwendungszweck (PRO-2026-NNNN-DEP) und ein EPC-QR-Code eingebettet.
- Wenn beide Wege verfügbar sind (Stripe aktiviert + IBAN hinterlegt), erscheinen beide Optionen mit Stripe oben.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Signed — legally binding, audit trail captured
The client clicked Sign. Clozo collects an eIDAS-compliant evidence stack, generates the signed Service Agreement PDF, fires confirmation emails to both parties, and queues the deposit invoice. The proposal is now a contract.
Refunds & Notifications
Email: "Deposit received — receipt enclosed"
Dispatched the moment Clozo confirms the deposit landed (Stripe webhook or your manual mark-as-paid). Carries the deposit receipt PDF and confirms the project can begin.
Configuration
Stripe Connect: enabling card payments end to end
Five minutes through Stripe's onboarding turns on card payments for every future proposal — no extra config, no separate Stripe dashboard to manage, payouts land in your IBAN.