Refunds & Notifications · Article 6.4
E-Mail: „Anzahlung eingegangen – Beleg beigefügt"
Wird versendet, sobald Clozo den Eingang der Anzahlung bestätigt (Stripe-Webhook oder Ihre manuelle Markierung als bezahlt). Enthält das Anzahlungsbeleg-PDF und bestätigt, dass das Projekt beginnen kann.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Für die meisten Freiberufler ist dies die E-Mail, die den Beginn der bezahlten Arbeit markiert. Sowohl Sie als auch Ihr Kunde benötigen eine schriftliche Bestätigung, dass das Geld eingegangen ist, sowie einen Beleg für die Steuerunterlagen.
Step by step
Zahlung bestätigt.
Entweder kommt der Stripe-Webhook automatisch an oder Sie bestätigen über Aktionen →
Anzahlung manuell als bezahlt markieren.Beleg-PDF wird generiert.
REC-2026-NNNN wird generiert und in R2 hochgeladen (typischerweise 3–5 Sekunden).
E-Mail wird versendet.
Sie und der Kunde erhalten dieselbe E-Mail mit dem beigefügten Beleg.
Status wechselt von Unterzeichnet zu Anzahlung bezahlt. Timeline-Ereignisse: „Anzahlung bestätigt über [Methode]", „REC-XXXX generiert", „E-Mail gesendet". Dokumente-Dropdown erhält REC-XXXX. Postfach: eine E-Mail mit dem beigefügten Beleg.
Why this works this way
Das Beleg-PDF (REC-) ist ein separates Dokument von der Anzahlungsrechnung (DEP-). Die DEP ist die Zahlungsaufforderung ("Sie schulden €X"); die REC ist die Bestätigung, dass das Geld eingegangen ist ("Wir haben €X am [Datum] erhalten"). Beide sind für eine saubere EU-Buchführung erforderlich – die DEP löst die MwSt.-Pflicht nach Art. 65 der MwSt.-Richtlinie aus, die REC schließt den Kreislauf.
Bei Stripe-Zahlungen wird die E-Mail innerhalb von ca. 2 Sekunden nach Eingang des payment_intent.succeeded-Webhooks ausgelöst. Bei SEPA-/außerbörslichen Zahlungen wird die E-Mail ausgelöst, sobald Sie auf Anzahlung manuell als bezahlt markieren klicken. Der Beleg enthält die Zahlungsmethode ("Stripe-Karte", "Banküberweisung (manuell)" usw.), damit Ihr Buchhalter mit Kontoauszügen abgleichen kann.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Proposals & Invoices
Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Troubleshooting & Reference
"My client says their card was declined"
Stripe returns a clear decline reason (`card_declined`, `insufficient_funds`, `expired_card`, `authentication_required`). The remediation depends on the reason — Clozo surfaces it on the failed-payment banner; pass it to the client.