Refunds & Notifications · Article 6.6
E-Mail: „Zahlung eingegangen — Angebot abgeschlossen"
Die abschließende E-Mail des Standard-Happy-Path. Wird ausgelöst, wenn die Abschlusszahlung eingeht; beide Parteien erhalten eine Bestätigung und die endgültige Quittung.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Die Abschlusszahlungs-E-Mail ist der formelle Abschluss des Auftrags. Ab hier verbleibt das Angebot im Status Bezahlt und wechselt (wenn Sie den Abschluss bestätigen) in den terminalen Zustand Abgeschlossen.
Step by step
Abschlusszahlung bestätigt.
Entweder trifft der Stripe-Webhook ein oder Sie klicken auf
Abschlusszahlung manuell als bezahlt markieren.Quittungs-PDF wird gerendert.
REC-2026-NNNN-final wird generiert und in R2 hochgeladen.
E-Mail wird versendet.
Sie und der Kunde erhalten beide die E-Mail mit der beigefügten Quittung.
Status wechselt zu Bezahlt. Die Timeline zeigt „Abschlusszahlung über [Methode] bestätigt" und „Quittung gesendet". Eine neue Schaltfläche Als abgeschlossen markieren erscheint im Aktionsmenü — durch Klicken wird das Angebot in den terminalen Zustand Abgeschlossen versetzt.
Why this works this way
Quittungen werden pro Umsatzsteuerstufe aufgeteilt — wenn die Anzahlung zu einem Umsatzsteuersatz und die Abschlusszahlung zu einem anderen gezahlt wurde (selten, tritt nur auf, wenn sich Ihr Steuerregime mitten im Projekt geändert hat), erhält jede Stufe ihr eigenes Quittungs-PDF. Die meisten Projekte produzieren insgesamt zwei Quittungen: eine für die Anzahlung, eine für die Abschlusszahlung. Die PDFs sind in R2 unveränderlich — wenn Sie jemals neu ausstellen müssen, klicken Sie auf Quittung neu generieren und es wird eine neue Revision mit einem versionierten Suffix erstellt.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Awaiting final payment, then Paid
You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.
Lifecycle
Status: Completed — the proposal lifecycle is done
You've delivered the work, the client has paid, you're marking the project officially closed. `Completed` is a terminal state: no more emails, no more status changes (except Amendments which create branches). The proposal now lives in your archive.
Refunds & Notifications
Refresh status — pull-based sync when the Stripe webhook didn't land
Webhooks aren't perfect. When a credit note appears stuck in `requested` despite Stripe having processed the refund, click `Refresh status` to pull the current state from Stripe directly. Same transition logic as the webhook; no risk of double-firing side-effects.