Refunds & Notifications · Article 6.9
E-mail: Automatische herinneringen voor achterstallige facturen (escalatie na 3/7/14 dagen)
Wanneer een eindfactuur na de vervaldatum onbetaald blijft, stuurt Clozo drie escalerende herinneringen naar de klant op +3, +7 en +14 dagen. De toon gaat van vriendelijk naar formeel; de herinnering op +14 dagen verwijst naar de EU-richtlijn betalingsachterstand.
Late betalingen zijn het meest voorkomende pijnpunt voor EU-freelancers — de Europese Commissie's eigen data stelt de gemiddelde betalingsvertraging op 23 dagen na de vervaldatum. Het automatische herinneringsritme van Clozo is ontworpen om eerst vriendelijk aan te sporen, geleidelijk te escaleren en te eindigen met een juridisch zwaarwegende formele kennisgeving die u anders zelf zou moeten schrijven.
Step by step
Factuur raakt achterstallig.
Zodra de vervaldatum van de eindfactuur is verstreken, schakelt de status naar
Achterstalligen wordt de offerte in aanmerking voor herinneringen.Tier 1 activeert op +3 dagen.
Om 09:00 lokaal voor de klant. Tijdlijngebeurtenis geregistreerd. Klant ontvangt de vriendelijke nudge-e-mail.
Tier 2 activeert op +7 dagen.
Zelfde tijdstip, geëscaleerde toon. Tijdlijngebeurtenis geregistreerd.
Tier 3 activeert op +14 dagen.
Formele kennisgeving met Richtlijnverwijzing. Tijdlijngebeurtenis geregistreerd. Na Tier 3 geen verdere automatische herinneringen — verdere follow-up is aan u (handmatige herinneringen of extern incasso).
Statusbadge Achterstallig met subbeller "Herinnering N van 3 verstuurd". Tijdlijn krijgt een gebeurtenis per tier. Actiemenu biedt Automatische herinneringen uitschakelen voor deze offerte (schakelt alle toekomstige tiers uit) en Handmatige herinnering versturen (buiten-ritme-nudge met aangepaste notitie).
Why this works this way
Het ritme (REMINDER_TIERS = (3, 7, 14)) is gekalibreerd op gedragsonderzoek en EU-rechtspraktijk:
- Dag +3 (Tier 1 — vriendelijke nudge): Onderwerp (NL): "Herinnering: factuur {{number}} van {{your_name}}". Inhoud opent met "Ter herinnering — factuur {{number}} voor €X was verschuldigd op [datum]." Geen bedreigingen, geen vergoedingen, alleen een beleefde aansporing. De meeste achterstallige facturen worden in dit stadium voldaan.
- Dag +7 (Tier 2 — strikter): Onderwerp (NL): "Factuur {{number}} is nu {{days}} dagen achterstallig". Inhoud erkent dat dit de tweede herinnering is, herhaalt het bedrag, bevat dezelfde betalings-CTA en vermeldt dat voortdurende niet-betaling formele betalingsachterstandsvoorwaarden activeert.
- Dag +14 (Tier 3 — formele kennisgeving): Onderwerp (NL): "Formele kennisgeving: factuur {{number}} {{days}} dagen achterstallig". Dit is de juridische escalatie. Inhoud verwijst naar EU Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties: "Wettelijke rente wegens betalingsachterstand is nu verschuldigd over het onbetaalde bedrag. Daarnaast is een forfaitaire invorderingsvergoeding van toepassing (Artikel 6 van de Richtlijn)." Gelokaliseerd in EN/DE/NL/FR/PL/ES. De invorderingsvergoeding is gestaffeld naar factuurbedrag per Richtlijn Art. 6 ([GEVERIFIEERD 2026-05-03] tasks.py:2094): €40 voor facturen onder €1.000, €70 voor €1.000–€10.000, €100 boven €10.000.
Herinneringen worden verstuurd om 09:00 in de lokale tijdzone van de klant (opgelost vanuit de landcode van de klant), zodat een Nederlandse klant de ochtend-e-mail om 09:00 CET/CEST ontvangt, een Spaanse klant om 09:00 CET/CEST, enz. Dag-van-de-week-filtering: standaard worden herinneringen elke dag verstuurd; u kunt alleen-werkdagen configureren via uw profiel.
Idempotentie wordt afgedwongen door een ProposalTimelineEvent van het type overdue_reminder_sent te registreren met metadata.tier = N. Vóór het verzenden controleert de beat-taak op die gebeurtenis — als die bestaat, wordt overgeslagen. Zelfs als de beat-taak twee keer in hetzelfde uur wordt uitgevoerd (bijv. tijdens een Celery-herstart), wordt elke tier precies één keer per offerte verstuurd.