Refunds & Notifications · Article 6.5
Stornorechnung vs Berichtigung vs Gutschrift: drie documenten, drie functies
Drie Duitse btw-documenten die vaak met elkaar worden verward, elk met een specifieke juridische functie en een specifiek moment waarop Clozo ze uitgeeft. EU-equivalenten hebben vergelijkbare namen en identieke doeleinden. Ze door elkaar halen is een veelvoorkomend onderwerp in supporttickets — en een veelvoorkomende oorzaak van commentaar van accountants.
"Gutschrift" in het bijzonder heeft meerdere betekenissen in het Duitse zakenleven — in het dagelijks gebruik kan het "creditnota", "tegoed op een rekening" of "door de klant uitgestelde factuur" betekenen (Gutschriftsverfahren op grond van §14 (2) UStG). In Clozo betekent Gutschrift specifiek een creditnota die een terugbetaling aankondigt bij de klant, gegenereerd op Δ_REFUND-addenda. Stornorechnung is de annulering van een eindafrekening; Berichtigung is de correctie van een aanbetalingsfactuur. Elk heeft zijn eigen juridische grondslag en zijn eigen rol in het audittraject.
Step by step
Bij Δ_REFUND verwacht u drie nieuwe documenten.
Stornorechnung + Berichtigung + Gutschrift. Plus een geannuleerde (Δ_REFUND volledig) of actieve-op-kleiner-bedrag (Δ_REFUND gedeeltelijk) Eindafrekening.
Bij niet-terugbetalingstakken met een eerdere FAC verwacht u twee.
Stornorechnung + nieuwe actieve Eindafrekening. De nieuwe FAC draagt
revisie = v2(of hoger).Bij niet-terugbetalingstakken zonder eerdere FAC (Venster A) verwacht u één.
Alleen de nieuwe actieve Eindafrekening — er was niets te vernietigen.
Alle documenten toegankelijk via het dropdown-menu Documenten
op de offerte-detailpagina, met statusbadges en downloadbare PDF-koppelingen. Elk heeft zijn eigen onveranderlijke R2-opslagsleutel en 10-jaar retentie.
Why this works this way
#### Stornorechnung (Annuleringsfactuur — STR-NNNN)
Gegenereerd wanneer een addendum een eerder actieve Eindafrekening (FinalInvoice) tenietdoet (elke Δ-tak waar een actieve factuur bestond). Het is een negatief-bedragdocument dat de originele eindafrekening spiegelt maar met omgekeerde tekens, verwijst naar de tenietgedane factuur via voids_invoice FK, en legt de reden van tenietdoening uit (doorgaans "Tenietgedaan door addendum AMD-NNNN — [reden]").
Juridische grondslag: §14 UStG, §14a UStG (Duitsland — facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn, correcties zijn zelf facturen). EU BTW-richtlijn Art. 220 (algemeen). Per land: BTW Art. 35a Wet OB (Nederland), CGI Art. 289-V (Frankrijk), Art. 6 Reglamento de Facturación (Spanje), Ustawa VAT Art. 106j (Polen — "faktura korygująca"), DPR 633/72 Art. 26 (Italië — "nota di variazione").
Documenttype per taal (StornoInvoice.DOC_*):
- DE: Stornorechnung
- FR: Annulation
- NL: Creditfactuur
- ES: Rectificativa
- PL: Korekta
- EN / standaard: Cancellation Invoice
Wanneer het NIET wordt gegenereerd: wanneer er geen eerdere actieve Eindafrekening bestond. Venster A (er is nooit eerder een FAC uitgegeven voor dit addendum) slaat de Stornorechnung over omdat er niets te annuleren is.
#### Berichtigung der Anzahlungsrechnung (Aanbetalingsfactuur Correctie — DCR-NNNN)
Alleen gegenereerd op Δ_REFUND-addenda. Het corrigeert formeel de oorspronkelijke aanbetalingsfactuur (Anzahlungsrechnung) door een deel of alle btw terug te boeken. Twee correctietypes:
- partial_refund — herzien totaal > 0 maar < deposit_paid; corrigeert het te veel geïnde deel.
- full_cancellation — herzien totaal = 0; corrigeert het volledige aanbetalingsbedrag.
Juridische grondslag: §17 UStG (Duitsland — uitdrukkelijke verplichting tot correctie van btw wanneer betaling wordt verminderd). EU BTW-richtlijn Art. 90 (algemeen beginsel). Per land: BTW Art. 29 Wet OB (Nederland), CGI Art. 272 (Frankrijk), Art. 89 LIVA (Spanje), Ustawa VAT Art. 106j (Polen), DPR 633/72 Art. 26 (Italië).
Dit is het document dat uw accountant gebruikt om de input/output-btw-boeking van de oorspronkelijke aanbetalingsfactuur terug te draaien. Zonder dit document blijft de oorspronkelijke btw-regel in uw boeken staan op het oorspronkelijke bedrag, betaalt u te veel btw, en verliest de klant (als btw-plichtig) de overeenkomstige voorbelastingaftrek. Belastingdienst geschillen over aanbetalingsterugbetalingen zijn bijna altijd te herleiden tot een ontbrekende Berichtigung.
Wanneer het NIET wordt gegenereerd: op niet-terugbetalingstakken (Δ+, Δ−, Δ=0 waarbij de aanbetaling niet wordt overschreden). De btw-boeking van de aanbetaling blijft geldig omdat de aanbetalingskaspositie niet is veranderd.
#### Gutschrift (Creditnota — CRN-NNNN)
Het document dat de klant ontvangt met de aankondiging van de terugbetaling. Alleen gegenereerd op Δ_REFUND-addenda, naast de Berichtigung. Het verwijst zowel naar de oorspronkelijke aanbetalingsfactuur (per Art. 219 EU BTW-richtlijn — correcties moeten kruisverwijzingen naar het origineel bevatten) als naar de Berichtigung die de terugbetaling juridisch mogelijk maakt.
Juridische grondslag: Art. 219 EU BTW-richtlijn (kruisverwijzingen verplicht). Nationale termen variëren: Gutschrift (DE), facture d'avoir (FR), creditnota (NL), nota de crédito (ES), nota di credito (IT), nota kredytowa (PL).
De creditnota bevat het terugbetalingsbedrag (bruto + netto + btw-uitsplitsing), de bankrekening of kaart die voor de terugbetaling is gebruikt (indien van toepassing) en de Stripe-terugbetalingsreferentie (bij Stripe-gedreven terugbetalingen). Het veld refund_status volgt de voortgang van de kasleg (artikel 8.4).
Wanneer het NIET wordt gegenereerd: op niet-terugbetalingstakken.
### Documentcombinatiematrix
| Tak | Stornorechnung | Berichtigung | Gutschrift |
|---|---|---|---|
| Δ+ (actieve FAC bestond) | ✓ | — | — |
| Δ+ (geen eerdere FAC) | — | — | — |
| Δ− (actieve FAC bestond, totaal ≥ aanbetaling) | ✓ | — | — |
| Δ=0 (actieve FAC bestond) | ✓ | — | — |
| Δ_REFUND gedeeltelijk (actieve FAC bestond) | ✓ | ✓ (partial_refund) | ✓ |
| Δ_REFUND volledig (actieve FAC bestond) | ✓ | ✓ (full_cancellation) | ✓ |
Troubleshooting
Keep reading
Proposals & Invoices
Why a signed amendment issues two new documents (Storno + new INV)
Every signed amendment that touches the financial side of the contract generates at minimum two new documents: a Stornorechnung (cancellation invoice) for the old final invoice, and a fresh active FinalInvoice with revised numbers. This is required by GoBD §147 AO and parallel EU rules — never an arbitrary Clozo choice.
Refunds & Notifications
The Credit Notes page
A first-class section in the freelancer dashboard that lists every credit note across all your proposals, with status, refund amount, linked proposal, and action buttons. Use this when you want to manage refunds without drilling into each proposal individually.
Refunds & Notifications
When refunds happen: the Δ_REFUND amendment branches
A refund in Clozo is always tied to a Δ_REFUND amendment branch — partial (revised total smaller than deposit paid) or full (revised total at zero). The amendment is the legal trigger; the refund is the cash consequence.
Proposals & Invoices
The 4 delta branches: Δ+, Δ−, Δ=0, Δ_REFUND
Every signed amendment falls into one of four branches based on (a) the sign of the cost change and (b) whether the proposal was already paid. Each branch fires a different document chain. This is the central conceptual map for the entire amendment system.