Refunds & Notifications · Article 6.11

Wat te doen als een e-mail niet is aangekomen

Een diagnostisch stroomschema voor het meest voorkomende geval — uw klant (of u) mist een e-mail die Clozo had moeten sturen. Vijf controles, op volgorde, die 95% van de gevallen oplossen.

E-mail is onbetrouwbaar transport. Ongeveer 1-2% van de legitieme transactionele e-mails wordt gefilterd, vertraagd of verloren — dat is de prijs van het draaien op gedeelde infrastructuur. Dit artikel loopt de diagnose door van "ontbrekende e-mail" naar "e-mail in inbox" of, in het ergste geval, "we leiden het probleem om."

Step by step

Bevestig dat de gebeurtenis is geactiveerd.
Open de offerte-detailpagina → Tijdlijn. Zoek naar de gebeurtenis die de e-mail had moeten activeren (bijv. "Ondertekend om HH:MM", "Voorschot bevestigd", "Addendum verstuurd"). Als de gebeurtenis ontbreekt, had de e-mail nooit een reden om te verzenden — focus op waarom de gebeurtenis niet is geactiveerd (zie Sectie 10 voor die reeks problemen).
Vraag de ontvanger spam te controleren.
"Kunt u uw inbox doorzoeken op useclozo.com? Het belandt soms in spam." Acht van de tien ontbrekende-e-mailmeldingen worden hier opgelost.
Opnieuw activeren vanuit Acties.
Vanuit de offerte-detailpagina → Acties-menu, klik op de relevante Opnieuw verzenden-knop. De meeste e-mailtypen hebben er één (Offerte opnieuw verzenden, Voorschotfactuur opnieuw verzenden, Addendum opnieuw verzenden, Terugbetalings-e-mail opnieuw verzenden). Het opnieuw verzenden voert dezelfde taak opnieuw uit met een nieuwe poging — als het onderliggende probleem een tijdelijke bezorgingsfout was, komt de tweede poging gewoonlijk aan.
Voor addenda/terugbetalingen: probeer de onderliggende hertriggering.
Als Opnieuw verzenden niet helpt, kan het probleem dieper liggen. Voor addenda lost intrekken en opnieuw aanmaken vaak diepliggende e-mailproblemen op. Voor terugbetalingen haalt Status vernieuwen op de creditnota Stripe rechtstreeks op en activeert eventuele openstaande e-mailneveneffecten.
Neem als laatste redmiddel contact op met ondersteuning.
Als stappen 1-4 niet oplossen, stuur het offertenummer naar ondersteuning. Vanuit de backend kan ondersteuning: (a) de bezorgingslogs van Resend controleren om te bevestigen wat er werkelijk is gebeurd, (b) het relevante *_claimed_at-veld resetten, (c) de taak handmatig aanroepen, (d) een handmatig gerouteerde kopie versturen via een andere e-mailprovider als useclozo.com wordt geblokkeerd.

Why this works this way

Drie faalmodussen verklaren bijna alle ontbrekende-e-mailmeldingen:

1. Inboxfiltering (~70% van de gevallen). De e-mail is verstuurd en geaccepteerd door de mailserver van de ontvanger; hij is alleen in spam, promoties of een regelmap terechtgekomen. Oplossing: spam controleren. 2. Onderliggende gebeurtenis niet geactiveerd (~20%). De e-mail is conditioneel op een gebeurtenis (voorschot betaald, addendum ondertekend, enz.) die aan de kant van Clozo niet werkelijk heeft plaatsgevonden — doorgaans een Stripe-webhookvertraging of een Gotenberg PDF-fout. Oplossing: de onderliggende gebeurtenis opnieuw activeren. 3. Idempotentieclam al genomen (~5%). Een eerdere verzendpoging heeft de clam-vlag gezet, maar de werkelijke bezorging is stilletjes mislukt (bijv. Resend-snelheidslimiet). De nieuwe poging ziet de clam, stopt, en er worden geen verdere pogingen gedaan. Oplossing: backend-reset van de clam-vlag (ondersteuningsinterventie).

De resterende ~5% zijn mailserver-problemen (het domein van de ontvanger heeft useclozo.com geblokkeerd, of het account van de ontvanger is opgeschort). Hiervoor helpt geen Clozo-interventie — de oplossing is de openbare link te kopiëren en via uw eigen kanaal te versturen.

Troubleshooting

Keep reading

Refunds & Notifications

Every email Clozo sends, in one table

Clozo dispatches 13 distinct transactional emails across the proposal and amendment lifecycle. This page lists each one, who triggers it, who receives it, and what's attached.

Troubleshooting & Reference

"My client can't enter the PIN" (lockouts and lost codes)

The 4-digit PIN gate protects every proposal and amendment link. Five wrong attempts in 24 hours triggers a per-IP lockout. Recovery is one click away — issue a fresh link.

Troubleshooting & Reference

"The invoice link is broken or the PDF is missing"

PDFs occasionally fail to render (Gotenberg flake) or fail to upload to R2. Symptom: the document shows as "issued" but clicking the link returns 404 or the PDF is blank. Recovery: regenerate from the Documents dropdown.