Refunds & Notifications · Article 6.4
E-mail: "Voorschot ontvangen — bon bijgesloten"
Verstuurd op het moment dat Clozo bevestigt dat het voorschot is ontvangen (Stripe-webhook of uw handmatige markering als betaald). Bevat de voorschot-bon-PDF en bevestigt dat het project kan beginnen.
Where this fits in the lifecycle
Draft
Only you can see this. Edit anything.
Sent
Email landed in the client's inbox.
Viewed
Client opened the link — awaiting decision.
Signed
Legally binding. Audit trail captured.
Deposit paid
Money in escrow. You can start work.
In work
Project running. Final invoice ready when you're done.
Paid
Final invoice settled. Just one click left.
Completed
Closed. Archived. You did the thing.
Voor de meeste freelancers is dit de e-mail die het begin van betaald werk markeert. Zowel u als uw klant heeft een schriftelijke bevestiging nodig dat het geld is ontvangen, met een bon voor de belastingadministratie.
Step by step
Betaling bevestigd.
De Stripe-webhook arriveert automatisch of u bevestigt via Acties →
Voorschot handmatig als betaald markeren.Bon-PDF wordt gegenereerd.
REC-2026-NNNN wordt aangemaakt en geüpload naar R2 (doorgaans 3-5 seconden).
E-mail wordt verstuurd.
Zowel u als de klant ontvangen dezelfde e-mail met de bon bijgevoegd.
Status schakelt van Ondertekend naar Voorschot betaald. Tijdlijngebeurtenissen: "Voorschot bevestigd via [methode]", "REC-XXXX gegenereerd", "E-mail verstuurd". Documentendropdown krijgt REC-XXXX. Inbox: één e-mail met de bon bijgevoegd.
Why this works this way
De bon-PDF (REC-) is een apart document van de voorschotfactuur (DEP-). De DEP is de betalingseis ("u bent €X verschuldigd"); de REC is de bevestiging dat het geld is ontvangen ("we hebben €X ontvangen op [datum]"). Beide zijn vereist voor een correcte EU-boekhouding — de DEP activeert de BTW-verplichting onder Art. 65 van de BTW-richtlijn, de REC sluit de cirkel.
Voor betalingen via Stripe wordt de e-mail verstuurd binnen ~2 seconden na ontvangst van de payment_intent.succeeded-webhook. Voor SEPA-/buiten-het-systeem-betalingen wordt de e-mail verstuurd op het moment dat u op Voorschot handmatig als betaald markeren klikt. De bon registreert de betaalmethode ("Stripe kaart", "Bankoverschrijving (handmatig)", enz.) zodat uw accountant kan afstemmen met bankafschriften.
Troubleshooting
Keep reading
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Proposals & Invoices
Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Troubleshooting & Reference
"My client says their card was declined"
Stripe returns a clear decline reason (`card_declined`, `insufficient_funds`, `expired_card`, `authentication_required`). The remediation depends on the reason — Clozo surfaces it on the failed-payment banner; pass it to the client.