Skip to main content
Gratis starten

Refunds & Notifications ยท Article 6.9

Handmatig als terugbetaald markeren โ€” voor SEPA en buiten-het-systeem-bewijs

Wanneer een terugbetaling buiten Stripe wordt uitgevoerd โ€” SEPA-bankoverboeking, contant, PayPal, gemailde cheque โ€” is `Handmatig als terugbetaald markeren` de manier om het in Clozo te registreren. Het redenveld is verplicht (doorgaans een bankreferentie). De creditnota gaat naar status `handmatig` en de klant ontvangt een bevestigings-e-mail.

De grote meerderheid van terugbetalingen in Clozo verloopt via Stripe en is automatisch. Maar drie veelvoorkomende gevallen doorbreken dat patroon: (1) SEPA-betaalde voorschotten, waarbij Stripe niets heeft om terug te betalen; (2) Stripe-terugbetalingen die om niet-tijdelijke redenen mislukken (gesloten kaart, onvoldoende saldo โ€” zie artikel 8.10) en de freelancer voert in plaats daarvan een buiten-het-systeem-overboeking uit; (3) terugbetalingen die de freelancer om zakelijke redenen handmatig wil afhandelen (bijv. samenvoegen met een aparte goodwill-betaling in รฉรฉn bankoverboeking). Alle drie eindigen op dezelfde plek: de freelancer voert de werkelijke terugbetaling uit via zijn eigen bankieren en klikt dan op Handmatig als terugbetaald markeren om de administratie van Clozo kloppend te houden.

Step by step

  1. Voer de terugbetaling uit via uw eigen bankieren.

    SEPA-overboeking, cheque, contant, wat van toepassing is. Gebruik het creditnotanummer (CRN-2026-NNNN) als referentie zodat de klant het kan matchen.

  2. Bevestig dat de overboeking uw rekening heeft verlaten.

    Controleer dit via uw internetbankieren voordat u handmatig als terugbetaald markeert โ€” zodra u klikt, ontvangt de klant een e-mail dat het is gedaan.

  3. Open de creditnota.

    Via de terugbetalingsbanner van de offerte, de creditnotapagina of de Documenten-dropdown.

  4. Klik op Handmatig als terugbetaald markeren.

    Er verschijnt een dialoogvenster dat om een reden vraagt.

  5. Voer een reden in.

    Bankreferentienummer is de conventie ("Sparkasse ref XYZ-789", "PayPal txn 7K9N", "Bankcheque #4521"). Wat u ook in staat stelt de werkelijke overboeking jaren later te reconstrueren.

  6. Bevestigen.

    Status gaat naar handmatig; banner schakelt naar "Terugbetaling voltooid op [datum] via handmatige overboeking"; klant ontvangt bevestigings-e-mail; offerte sluit indien van toepassing.

Terugbetalingsbanner met de knop Handmatig als terugbetaald markeren. Na het klikken en bevestigen schakelt de banner naar "Terugbetaling voltooid op [datum] via handmatige overboeking โ€” [reden]". De creditnota-PDF (opnieuw gegenereerd) bevat dezelfde redentekst in zijn inhoud.

Why this works this way

Implementatie (CreditNoteMarkRefundedView in amendment_views.py:686):

1. Autoriseren. IsAuthenticated, eigenaar-begrensd. 2. Idempotentiebewaker. Al-geslaagd retourneert 409 met completed_at โ€” u kunt een terugbetaling die Stripe al heeft voltooid niet handmatig als terugbetaald markeren. 3. Reden vereisen. Als de body geen niet-lege reason heeft, retourneer 400 met details.field=reason. 4. De creditnota bijwerken. refund_status=manual, refund_completed_at=now, manual_refund_reason=reason (afgekapt tot 500 tekens). 5. Probeer de offerte te sluiten. close_proposal_if_settled schakelt de offerte naar Betaald als er geen andere verplichtingen meer zijn (geen andere openstaande terugbetalingen, geen uitstaande actieve facturen met amount_due > 0). 6. Activeer de "terugbetaling voltooid"-e-mail. send_credit_note_refund_completed_email.delay(credit_note_id). Hetzelfde sjabloon als Stripe-geslaagd; de klant ziet het verschil niet. 7. Retourneer de bijgewerkte creditnotastatus + of de offerte is gesloten.

De status handmatig (vs geslaagd) behoudt het auditonderscheid. Voor boekhouding en belasting wordt handmatig identiek behandeld aan geslaagd โ€” beide betekenen dat het kasgedeelte is verrekend en de creditnota gesloten is. Het audittraject houdt het kanaal gescheiden zodat bij geschillen jaren later precies te traceren is hoe de terugbetaling is uitgegeven.

Troubleshooting

Keep reading

Refunds & Notifications

SEPA / out-of-band refund: when automation can't help

When the original deposit was paid via SEPA bank transfer (or any non-Stripe channel), Clozo can't refund automatically โ€” Stripe API has nothing to refund. You issue the SEPA transfer manually from your bank, then click `Mark refunded` to update the credit note and notify the client.

Refunds & Notifications

Refund stages: issued โ†’ requested โ†’ succeeded (or manual)

The credit note moves through up to four states from creation to settled. Each state corresponds to a specific point in the refund lifecycle, with predictable UI badges and email triggers.

Refunds & Notifications

The Credit Notes page

A first-class section in the freelancer dashboard that lists every credit note across all your proposals, with status, refund amount, linked proposal, and action buttons. Use this when you want to manage refunds without drilling into each proposal individually.

Refunds & Notifications

Failed refunds & recovery โ€” common Stripe failure reasons

A `failed` credit note has a `refund_failure_reason` string from Stripe. Most reasons fall into a small set; here's what each means and the recommended recovery.

Handmatig als terugbetaald markeren โ€” voor SEPA en buiten-het-systeem-bewijs ยท Help ยท Clozo