Refunds & Notifications · Article 6.1
Alle e-mails die Clozo verstuurt, in één tabel
Clozo verstuurt 13 verschillende transactionele e-mails gedurende de offerte- en addendumlevenscyclus. Deze pagina geeft een overzicht van elke e-mail, wie hem activeert, wie hem ontvangt en wat er is bijgevoegd.
De e-maillaag van Clozo is gebouwd voor twee doelgroepen: uw klant (die duidelijkheid en een heldere volgende stap nodig heeft) en u (die het audittraject en een kopie in uw archief nodig heeft). Elke e-mail dient één statusovergang — een offerte die naar Verzonden gaat, een voorschot dat binnenkomt, een addendum dat wordt medeondertekend. De onderstaande inventaris is de hoofdindex; elke rij verwijst naar een apart artikel met de activator, de tekst, de bijlagen en de herstelstroom.
Why this works this way
Drie eigenschappen gelden voor elke e-mail die Clozo verstuurt:
1. Idempotentie by design. Elke verzending is omhuld door het _claim_email_field()-patroon ([D-070]). Voordat de taak een bericht samenstelt, wisselt hij atomisch een per-rij-tijdstempel van NULL naar now(). Als een Celery-herpoging, een webhook-herhaling of een handmatige her-activering arriveert nadat het veld al geclaimd is, stopt de tweede poging stil — uw klant ontvangt nooit een duplicaat.
2. Bijlagen komen uit R2, niet uit het geheugen. PDF's worden eenmalig gegenereerd (wanneer de onderliggende gebeurtenis plaatsvindt) en geüpload naar onveranderlijke Cloudflare R2-opslag. De e-mailtaak downloadt de bytes uit R2 op het moment van verzending; als R2 kortstondig niet bereikbaar is, probeert de taak het opnieuw met exponentiële vertraging tot maximaal drie keer. Door deze scheiding houdt een trage Gotenberg-render de e-mailwachtrij nooit op.
3. Locale wordt eenmalig bepaald, op de offerte. Wanneer een klant voor het eerst ondertekent (of wanneer u de offerte-taal instelt), wordt de locale vastgelegd in het offerterecord. Elke volgende e-mail — herinnering, terugbetaling, addendum — zoekt dezelfde waarde op, zodat een klant nooit een Engelstalige voorschotfactuur ontvangt gevolgd door een Duitstalige eindfactuurherinnering.
Troubleshooting
Keep reading
Refunds & Notifications
Email: "Proposal from [your name]"
The first email your client receives. Triggered the moment you click `Send` on the proposal wizard; carries the proposal PDF and the 4-digit access code.
Refunds & Notifications
Email: "Signed — [proposal title]"
Fires the instant the client signs. Two recipients, two slightly different bodies — yours has the audit summary, your client's has the deposit invoice and a payment CTA.
Configuration
Auto-reminders: gentle nudges on the EU Late Payment Directive cadence
Toggle one switch and Clozo emails the client at three escalating intervals after an invoice goes overdue — default 3, 7, and 14 days, fully customisable per user.
Refunds & Notifications
What to do when an email didn't arrive
A diagnostic flowchart for the most common case — your client (or you) is missing an email Clozo should have sent. Five checks, in order, that resolve 95% of cases.