Skip to main content
Zacznij za darmo

Proposals & Invoices · Article 5.2

Faktura zaliczkowa (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte

Faktura zaliczkowa jest artefaktem prawnym rejestrującym zobowiązanie VAT z tytułu płatności z góry. Zgodnie z Art. 65 Dyrektywy VAT UE, zaliczka staje się podatkowym zdarzeniem w momencie zapłaty przez klienta — faktura zaliczkowa to dokument, którego wymaga prawo.

Faktura zaliczkowa to najbardziej niezrozumiany dokument w unijnym fakturowaniu dla freelancerów. Jej celem nie jest „prośba o pieniądze" — to tylko efekt uboczny po stronie żądania płatności. Jej prawnym celem jest zarejestrowanie podatkowego zdarzenia zgodnie z Art. 65 Dyrektywy VAT UE: gdy dokonywana jest płatność zaliczkowa, dostawca jest zobowiązany zapłacić VAT natychmiast. Faktura to artefakt, którego organy podatkowe oczekują w Twoich księgach.

Step by step

  1. Wyzwolenie jest automatyczne.

    DEP jest generowana natychmiast po podpisaniu przez klienta. Brak ręcznego kroku.

  2. Zweryfikuj w menu Dokumenty.

    W ciągu ~5 sekund od podpisania DEP pojawia się pod „Faktura zaliczkowa" z linkiem do pobrania.

  3. Potwierdź, że e-mail został wysłany.

    E-mail po podpisaniu wysłany do klienta zawiera dołączoną DEP oraz kod QR SEPA + (jeśli włączono Stripe) przycisk „Zapłać €X teraz".

  4. Oznacz jako opłacone, gdy środki dotrą.

    Webhook Stripe uruchamia się automatycznie (~2 sekundy po obciążeniu). W przypadku SEPA kliknij Oznacz zaliczkę jako opłaconą ręcznie, gdy zobaczysz przychodzący przelew w aplikacji bankowej.

  5. Pokwitowanie generuje się automatycznie.

    Dokument REC- jest generowany i wysyłany e-mailem do obu stron po zdarzeniu opłacenia zaliczki.

Why this works this way

Art. 65 Dyrektywy VAT UE (zdarzenie podatkowe dla płatności z góry):

> „W przypadku gdy zapłaty dokonuje się przed dostawą towarów lub świadczeniem usług, VAT staje się wymagalny z chwilą przyjęcia zapłaty i od przyjętej kwoty."

Jeśli więc klient płaci zaliczkę w wysokości 500 € na projekt za 2000 €, jesteś zobowiązany zapłacić VAT od 500 € teraz, nawet jeśli projekt nie został jeszcze dostarczony. Faktura zaliczkowa to rejestruje. Krajowe implementacje:

- Niemcy: §14 UStG definiuje Anzahlungsrechnung; §13 UStG określa moment wymagalności. - Niderlandy: BTW Art. 35a (zasady wystawiania), Art. 13 (wymagalność). - Francja: CGI Art. 271-II (odliczalność na podstawie facture d'acompte). - Hiszpania: Ley 37/1992 Art. 75 (wymagalność zaliczki). - Włochy: DPR 633/1972 Art. 6 (fattura di acconto). - Polska: Ustawa VAT Art. 19a ust. 8 (obowiązek podatkowy przy zaliczce).

Co zawiera faktura zaliczkowa DEP- Clozo (zweryfikowane względem `apps/pdf/service.py:render_deposit_invoice_pdf`):

1. Numer dokumentu (DEP-2026-0042) i data wystawienia. 2. Tożsamość Twojej firmy: nazwa, adres, numer VAT (lub adnotacja o reżimie). 3. Dane rozliczeniowe klienta: nazwa, adres, numer VAT jeśli B2B. 4. Opis: zlokalizowany „Faktura zaliczkowa do oferty PRO-2026-0042 – [tytuł oferty]". 5. Kwota netto + kwota VAT + kwota brutto (w walucie zablokowanej w momencie wysłania oferty). 6. Obowiązująca stawka VAT i reguła (np. „23% (krajowa)" lub „0% (odwrócone obciążenie — VAT do rozliczenia przez odbiorcę)"). 7. Warunki płatności: termin płatności zaliczki, IBAN, BIC, nazwa beneficjenta, ustrukturyzowany tytuł przelewu PRO-2026-0042-DEP i kod QR EPC. 8. Odwołanie do oferty nadrzędnej: „Ta faktura zaliczkowa rozlicza 25% Oferty PRO-2026-0042 z dnia 2026-04-15". 9. Wymagane pola Art. 226 (kolejny numer, data wystawienia, tożsamości dostawcy i klienta, numer identyfikacji VAT, opis, kwota podlegająca opodatkowaniu, stawka, kwota VAT).

Zlokalizowany tekst nagłówka (szablony Jinja2 apps/pdf/service.py):

- EN: „Deposit invoice" - DE: „Anzahlungsrechnung" - NL: „Voorschotfactuur" - FR: „Facture d'acompte" - ES: „Factura de anticipo" - PL: „Faktura zaliczkowa"

Przypadek odwróconego obciążenia (B2B wewnątrzunijne): jeśli klient jest w innym państwie członkowskim UE z ważnym numerem VAT (zweryfikowanym przez VIES), DEP jest wystawiana na 0% VAT z prawną adnotacją: „Odwrócone obciążenie — VAT do rozliczenia przez odbiorcę (Art. 196 Dyrektywy VAT UE)" — przetłumaczoną zgodnie z ustawieniami regionalnymi. Klient samodzielnie rozlicza VAT we własnym kraju. Ty wykazujesz dostawę w wykazie sprzedaży UE (Zusammenfassende Meldung w DE, ICP-opgaaf w NL, DES w FR, informacja podsumowująca VAT-UE w PL).

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.

Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Refunds & Notifications

EU invoice compliance — Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention

Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.

Proposals & Invoices

Invoice numbering — sequential per year per type, atomic, no gaps

Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.

Proposals & Invoices

Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe

When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.

Faktura zaliczkowa (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte · Help · Clozo