Podział zaliczki: 0%, 25%, 50%, 100% — i kiedy wybrać każdy z nich

Zaliczka 0% oznacza, że cała kwota staje się jedną fakturą końcową wystawioną po oznaczeniu projektu jako ukończony. Stosuj wyłącznie dla klientów, z którymi już wcześniej pracowałeś, lub dla krótkich zleceń, gdzie Twoje ryzyko jest niskie (np. jednodniowe warsztaty). Dla nowych klientów zaliczka 0% jest najczęstszą przyczyną tego, że freelancer przez miesiące goni za płatnością — a w niektórych jurysdykcjach UE możesz nawet musieć wnieść pozew w postępowaniu uproszczonym za granicą, co jest powolne i niewdzięczne.

Podziały 25% / 50% to branżowy standard dla freelancerów w UE. Mechanizm: podpisujesz, faktura zaliczkowa wychodzi w ciągu sekund, klient ją opłaca, zaczynasz pracę; gdy praca jest gotowa, wystawiasz fakturę końcową na pozostałą część, która wyraźnie odwołuje się do faktury zaliczkowej i odlicza zarówno kwotę zaliczki, jak i jej VAT (to jest reguła Schlussrechnung z §14 UStG — szczegóły w artykule 6.3).

Przedpłata 100% oznacza, że cała kwota brutto jest na fakturze zaliczkowej. Wbrew intuicji, Clozo nadal nazywa to „zaliczką" zamiast „pełną fakturą", ponieważ łańcuch dokumentów i potwierdzenie są prostsze, gdy każda oferta przechodzi przez tę samą ścieżkę DEP-a-(ewentualnie)-INV. PDF wygląda jak faktura końcowa (Rechnung / facture / factuur) dla klienta; różni się tylko przedrostek numeru dokumentu (DEP- zamiast INV-). Po opłaceniu nie jest wystawiana żadna kolejna faktura — projekt zamyka się po ukończeniu.

Termin płatności zaliczki jest niezależny od daty rozpoczęcia projektu. Możesz prosić o zaliczkę w dniu podpisania z projektem rozpoczynającym się dwa tygodnie później. Wielu freelancerów ustawia termin płatności zaliczki na „niezwłocznie" (tj. dzień podpisania), co i tak sugeruje CTA płatności w e-mailu.

Dlaczego podział jest zablokowany po podpisaniu: gdy klient podpisuje, kwota zaliczki i VAT są wbudowane w fakturę zaliczkową (DEP-), której prawo UE nie pozwala cicho przepisywać. Jeśli naprawdę musisz to zmienić później, jedyną legalną drogą jest Aneks (Sekcja 7) — który tworzy dokument korekty zaliczki (DCR-) odwołujący się do oryginału DEP- i albo go zwiększa, albo częściowo zwraca.