Skip to main content
Zacznij za darmo

Proposals & Invoices · Article 5.4

Potwierdzenia (REC-) — potwierdzenie płatności, jednoetapowe i podzielone

Potwierdzenie potwierdza, że płatność faktycznie wpłynęła. Clozo wystawia jedno potwierdzenie na zdarzenie płatności: jedno dla zaliczki, jedno dla salda końcowego, lub jedno potwierdzenie jeśli projekt był opłacony w 100% z góry.

Wielu freelancerów myli „fakturę" z „potwierdzeniem" — to różne dokumenty zgodnie z unijnymi przepisami księgowymi. Faktura to żądanie (i zdarzenie naliczenia VAT); potwierdzenie to potwierdzenie, że środki faktycznie wpłynęły. Niektórzy klienci proszą o oba; niektórzy tylko o fakturę. Clozo wystawia oba automatycznie, żebyś nigdy nie musiał o tym myśleć.

Step by step

  1. Brak kroku ręcznego

    : potwierdzenia wystrzelają automatycznie przy każdym zdarzeniu płatności.

  2. Zweryfikuj na liście Dokumenty.

    Wpis REC- pojawia się w ciągu ~5 sekund od potwierdzenia płatności. Wzorzec nazwy pliku: REC-2026-NNNN.pdf.

  3. E-mail wysyłany jest automatycznie.

    Ty i klient otrzymujecie e-mail „Płatność otrzymana" z dołączonym REC-.

  4. Przekaż swojemu księgowemu.

    Wielu księgowych chce REC- wraz z fakturą dla księgowości kasowej. Link R2 jest stabilny — udostępnij go bezpośrednio lub pobierz i prześlij.

każde zdarzenie płatności tworzy zdarzenie na Osi Czasu z linkiem REC-. Lista Dokumenty pokazuje REC-zaliczka, REC-końcowy i wszelkie REC- zwrotów. Twoja skrzynka dostaje kopię każdego e-maila „Płatność otrzymana", więc masz pełny ślad również w poczcie.

Why this works this way

Dlaczego potwierdzenie jest osobnym dokumentem. Dwa powody:

1. Synchronizacja rachunkowości kasowej i memoriałowej. Faktura rejestruje zdarzenie naliczenia (kiedy VAT staje się wymagalny); potwierdzenie rejestruje faktyczny przepływ gotówki. Dla małej firmy stosującej kasowy schemat VAT (dostępny w DE zgodnie z §20 UStG i podobnymi przepisami w innych krajach), data potwierdzenia — nie data faktury — decyduje o tym, kiedy VAT podlega raportowaniu. Bez osobnego potwierdzenia trzeba by zgadywać datę przepływu gotówki z wyciągów bankowych. 2. Kompletność ścieżki audytu. Inspektorzy podatkowi UE oczekują, że dla każdej płatności zobaczą zarówno fakturę, jak i potwierdzenie płatności. Potwierdzenie pełni tę rolę; bez niego audyt wymaga wyciągania wyciągów bankowych jako dowodów.

[D-083] Projekt podzielonego potwierdzenia. Zgodnie z wpisem dziennika decyzji projektu [D-083], Clozo wystawia:

- Dla projektów z podzieloną zaliczką (% zaliczki > 0 i < 100%): jedno REC- gdy zaliczka wpłynie, drugie REC- gdy wpłynie saldo końcowe. Oba odwołują się do swoich odpowiednich faktur (odpowiednio DEP- i INV-). - Dla projektów z 100% przedpłatą: jedno REC- gdy zaliczka wpłynie. Brak drugiego potwierdzenia, bo nie ma salda końcowego. - Dla projektów z 0% zaliczki: jedno REC- gdy saldo końcowe wpłynie. Brak potwierdzenia zaliczki, bo nie było faktury zaliczkowej. - Dla rozliczeń zwrotów: dodatkowe REC- gdy nota kredytowa się rozliczy (zwrot Stripe udany lub ręczny zwrot SEPA potwierdzony). To potwierdzenie potwierdza przepływ zwrotu, nie oryginalną płatność.

Co jest na Clozo REC- (zweryfikowane względem apps/pdf/service.py:render_receipt_pdf):

1. Numer dokumentu (REC-2026-0042) i data wystawienia. 2. Etykieta etapu: „Potwierdzenie zaliczki" / „Potwierdzenie końcowe" / „Potwierdzenie pełnej płatności" / „Potwierdzenie zwrotu" — tłumaczone według lokalizacji. 3. Odniesienie do faktury, którą potwierdza: „To potwierdzenie potwierdza płatność do DEP-2026-0042" (lub INV-, lub CRN-). 4. Kwota otrzymana (brutto), z rozbiciem VAT jeśli wielostawkowe (rzadkie; zazwyczaj jedna stawka). 5. Metoda płatności (Stripe / SEPA / ręczna / zwrot). 6. Data płatności — ważna dla synchronizacji kasowego VAT. 7. Identyfikator opłaty Stripe lub referencja SEPA w stosownych przypadkach, dla identyfikowalności śledczej.

Zlokalizowany nagłówek:

- EN: „Receipt" - DE: „Quittung" (lub „Zahlungsbeleg") - NL: „Kwitantie" (lub „Betalingsbewijs") - FR: „Reçu" - ES: „Recibo" - PL: „Pokwitowanie"

Podział per stawka VAT (scenariusze wieloprzedziałowe). Jeśli jedna płatność obejmuje wiele stawek VAT (rzadkie dla freelancerów — mogłoby się zdarzyć tylko z mechanizmem ręcznego nadpisania), render_receipt_pdf produkuje jedno potwierdzenie per stawka zgodnie z [D-083]. Dla 99% pracy freelancerów jest to niewidoczne — jedna stawka, jedno potwierdzenie na płatność.

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte

The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.

Proposals & Invoices

The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.

Proposals & Invoices

Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe

When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.

Lifecycle

Status: Deposit paid — work can start

The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.

Lifecycle

Status: Awaiting final payment, then Paid

You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.

Potwierdzenia (REC-) — potwierdzenie płatności, jednoetapowe i podzielone · Help · Clozo