Proposals & Invoices · Article 5.3

Faktura końcowa (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde

Faktura końcowa zamyka projekt. Podaje pełną wartość pracy, a następnie wyraźnie odwołuje się do faktury zaliczkowej i **odlicza zarówno kwotę zaliczki, jak i VAT zaliczki**, aby nie płacić podatku dwa razy. To odliczenie jest wymagane przez §14 UStG i analogiczne przepisy w całej UE.

Schlussrechnung to dokument, który sprawia, że rozliczanie VAT UE dla płatności etapowych działa poprawnie. Pełna wartość Twojego projektu jest opodatkowana; już wystawiłeś fakturę za zaliczkę (i miałeś wtedy zobowiązanie VAT); teraz faktura końcowa musi rozliczyć resztę bez ponownego naliczania VAT od części zaliczkowej. Mechanika jest nieubłagana — błąd oznacza zastosowanie §14c UStG „pułapki podwójnego VAT", gdzie prawnie jesteś winny zarówno oryginalny VAT zaliczkowy, jak i (błędnie) ponownie naliczony VAT od zaliczki na fakturze końcowej.

Step by step

Potwierdź opłacenie zaliczki.
Faktura końcowa nie może zostać wystawiona przed statusem Deposit paid. Sprawdź plakietkę na pulpicie.
Kliknij Wystaw fakturę końcową.
Z menu Akcji na stronie szczegółowej oferty. Okno modalne z potwierdzeniem pyta o datę ukończenia projektu (domyślnie dzisiaj).
E-mail wychodzi automatycznie.
W ciągu ~2 sekund klient otrzymuje e-mail z dołączonym INV-2026-NNNN i (jeśli Stripe jest włączony) przyciskiem „Zapłać końcowe saldo X zł".
Zweryfikuj odliczenie.
Otwórz INV z listy Dokumenty i potwierdź, że linie odliczenia zaliczki (netto, VAT, brutto) pojawiają się — powinny, ale jeśli ręcznie edytowałeś szablony, sprawdź to.
Czekaj na płatność końcową.
Webhook Stripe ląduje automatycznie; dla SEPA oznacz ręcznie, gdy zobaczysz przychodzący przelew.

Status zmienia się z In work na Awaiting final payment. Lista Dokumenty zyskuje INV-. Oś czasu rejestruje „Faktura końcowa wystawiona o GG:MM UTC". Przyciski akcji się zmieniają: Wystaw fakturę końcową znika; pojawia się Oznacz płatność końcową jako otrzymaną.

Why this works this way

Mechanizm odliczenia §14 UStG (Niemcy; analogiczne przepisy w innych krajach). Faktura końcowa ma następującą strukturę:

``` Suma projektu (netto) 1 600,00 zł + VAT 23% 368,00 zł = Suma projektu (brutto) 1 968,00 zł

Mniej: Faktura zaliczkowa DEP-2026-0042 Zaliczka (netto) -400,00 zł VAT zaliczki 23% -92,00 zł Zaliczka (brutto) -492,00 zł

Saldo do zapłaty (brutto) 1 476,00 zł ```

Co to oznacza dla księgowości klienta:

- Całkowity VAT projektu (368 zł) był kwotą do naliczenia. - 92 zł zostało już zafakturowane + opłacone przy zaliczce (DEP). - 276 zł pozostaje do zafakturowania + opłacenia od salda. - Rejestr naliczonego VAT klienta (odliczenie podatku) pokazuje: 92 zł z DEP + 276 zł z INV = 368 zł łącznie, dokładnie odpowiadające dostawie.

Dlaczego każda linia odliczenia musi być obecna. Typowy skrót — wpisanie tylko „Mniej: Zaliczka (brutto) 492 zł" bez rozbicia netto i VAT — nie przechodzi inspekcji Art. 226 w Niemczech i Austrii. Organ podatkowy musi widzieć linię VAT, aby odliczenie podatku naliczonego klienta było możliwe do prześledzenia. render_final_invoice_pdf Clozo (apps/pdf/service.py:182) jawnie emituje wszystkie trzy linie (netto, VAT, brutto).

Parytet między jurysdykcjami:

- Niemcy: §14 UStG Abs. 5 — Schlussrechnung musi odwoływać się do każdej Anzahlungsrechnung i odliczać netto + VAT. - Holandia: BTW Art. 35a Wet OB — eindfactuur musi pokazywać wcześniej zafakturowane kwoty i powiązany VAT. - Francja: CGI Art. 271-II + BOI-TVA-DECLA-30-20-10 — facture de solde musi cytować każdą facture d'acompte; VAT naliczony był już odliczony przez klienta w chwili płatności zaliczki, więc facture de solde go odejmuje. - Włochy: DPR 633/1972 Art. 21 — fattura di saldo musi odwoływać się do każdej fattura di acconto. - Polska: Ustawa VAT Art. 106f — faktura końcowa musi zawierać odniesienie do faktury zaliczkowej/zaliczkowych i wykazywać kwotę zaliczki oraz jej VAT.

Pułapka podwójnego VAT §14c UStG. Jeśli przypadkowo wykazujesz VAT od części zaliczkowej w fakturze końcowej bez odliczenia go jako „wcześniej zafakturowanego", niemieckie prawo podatkowe traktuje nową linię VAT jako oddzielną kwotę do naliczenia. Byłbyś winny oba:

1. Oryginalny VAT 92 zł z DEP (już należny). 2. Dodatkowe 92 zł implikowane przez błędnie wskazany VAT w fakturze końcowej.

Klient nie może odliczyć drugiej kwoty jako podatku naliczonego, ponieważ dostawa była ta sama. Wynik końcowy: płacisz 92 zł VAT, których faktycznie nie jesteś winien; klient jest niezadowolony; korekta wymaga Berichtigungsrechnung. Renderer Clozo zawsze emituje linie odliczenia poprawnie, więc ta pułapka jest domyślnie zamknięta — ale jeśli kiedykolwiek ręcznie edytujesz fakturę końcową (czego nie powinieneś), zwróć na to uwagę.

Kiedy faktura końcowa jest wysyłana. Dwie ścieżki:

1. Ręcznie: kliknij Wystaw fakturę końcową z menu Akcji oferty po Deposit paid. Użyj tego, gdy chcesz oznaczyć projekt jako ukończony w konkretnej dacie. 2. Automatyczny wstępny render (w tle): zadanie Celery (prepare_final_invoice.delay()) renderuje PDF faktury końcowej z wyprzedzeniem w chwili opłacenia zaliczki, więc e-mail po kliknięciu Wystaw wychodzi natychmiast. Patrz artykuł 2.6 (proposal-status-deposit-paid) dla przepływu asynchronicznego.

Oferty ze 100% przedpłatą nie mają faktury końcowej. Jeśli wybrałeś zaliczkę 100% w ofercie, DEP jest jedyną fakturą — nie ma pozostałego salda do rozliczenia. Oferta zamyka się po Oznacz jako ukończone.

Troubleshooting

Keep reading

Proposals & Invoices

The deposit invoice (DEP-) — Anzahlungsrechnung, facture d'acompte

The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.

Lifecycle

Status: Awaiting final payment, then Paid

You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.

Refunds & Notifications

EU invoice compliance — Art. 226 mandatory fields, sequence numbering, retention

Every invoice Clozo issues complies with EU VAT Directive Art. 226: 14 mandatory fields, sequential numbering with no gaps, immutability after issue, and 10-year retention.

Proposals & Invoices

The 4 delta branches: Δ+, Δ−, Δ=0, Δ_REFUND

Every signed amendment falls into one of four branches based on (a) the sign of the cost change and (b) whether the proposal was already paid. Each branch fires a different document chain. This is the central conceptual map for the entire amendment system.

Proposals & Invoices

Invoice numbering — sequential per year per type, atomic, no gaps

Every invoice gets a sequential number from an atomic counter scoped per freelancer per year per document type. No gaps allowed under EU VAT Directive Art. 226(2); enforced by a row-level database lock so concurrent operations cannot collide.