Proposals & Invoices · Article 5.4
Reçus (REC-) — confirmation de paiement, en une ou deux étapes
Un reçu confirme qu'un paiement a bien été reçu. Clozo émet un reçu par événement de paiement : un pour l'acompte, un pour le solde final, ou un seul reçu si le projet était prépayé à 100%.
Beaucoup de freelancers confondent « facture » et « reçu » — ce sont des documents différents en vertu des règles comptables européennes. La facture est la demande (et l'événement taxable pour la TVA) ; le reçu est la confirmation que les fonds ont réellement été reçus. Certains clients demandent les deux ; d'autres uniquement la facture. Clozo émet les deux automatiquement pour que vous n'ayez jamais à le faire.
Step by step
Aucune étape manuelle
: les reçus se déclenchent automatiquement à chaque événement de paiement.
Vérifiez dans le menu déroulant Documents.
Une entrée REC- apparaît dans les ~5 secondes après la confirmation de paiement. Modèle de nom de fichier :
REC-2026-NNNN.pdf.L'e-mail est envoyé automatiquement.
Vous et le client recevez tous les deux un e-mail « Paiement reçu » avec le REC- joint.
Transmettez à votre comptable.
Beaucoup de comptables veulent le REC- avec la facture pour la comptabilité de caisse. Le lien R2 est stable — partagez-le directement ou téléchargez et transmettez.
chaque événement de paiement crée un événement dans la Chronologie avec un lien REC-. Le menu déroulant Documents affiche REC-acompte, REC-final, et tout REC- de remboursement. Votre boîte de réception reçoit une copie de chaque e-mail « Paiement reçu » pour que vous ayez aussi une piste complète par courrier.
Why this works this way
Pourquoi un reçu est un document séparé. Deux raisons :
1. Timing de comptabilité de caisse vs. comptabilité d'engagements. La facture enregistre l'événement taxable (quand la TVA devient exigible) ; le reçu enregistre le mouvement de trésorerie réel. Pour une petite entreprise sous le régime de comptabilité de caisse TVA (TVA sur encaissements, disponible en DE sous §20 UStG et des règles similaires ailleurs), la date du reçu — pas la date de la facture — détermine quand la TVA est déclarable. Sans reçu séparé, vous devriez deviner la date de mouvement de trésorerie à partir des relevés bancaires. 2. Exhaustivité de la piste d'audit. Les inspecteurs fiscaux de l'UE s'attendent à voir, pour chaque paiement, à la fois une facture et une confirmation de paiement. Le reçu remplit ce rôle ; sans lui, un audit vous demande de fouiller les relevés bancaires comme preuve.
[D-083] Conception des reçus fractionnés. Selon l'entrée du journal des décisions de projet [D-083], Clozo émet :
- Pour les projets avec acompte fractionné (% d'acompte > 0 et < 100%) : un REC- lorsque l'acompte arrive, un second REC- lorsque le solde final arrive. Les deux référencent leurs factures correspondantes (DEP- et INV- respectivement). - Pour les projets à 100% de prépaiement : un REC- lorsque l'acompte arrive. Pas de second reçu car il n'y a pas de solde final. - Pour les projets sans acompte (0%) : un REC- lorsque le solde final arrive. Pas de reçu d'acompte car il n'y avait pas de facture d'acompte. - Pour les règlements de remboursement : un REC- supplémentaire lorsque la note de crédit est réglée (remboursement Stripe réussi, ou remboursement SEPA manuel confirmé). Ce reçu confirme le mouvement du remboursement, pas le paiement original.
Ce qui figure sur un REC- Clozo (vérifié par rapport à apps/pdf/service.py:render_receipt_pdf) :
1. Numéro de document (REC-2026-0042) et date d'émission.
2. Libellé d'étape : « Reçu d'acompte » / « Reçu final » / « Reçu de paiement complet » / « Reçu de remboursement » — traduit selon la locale.
3. Référence à la facture qu'il confirme : « Ce reçu confirme le paiement contre DEP-2026-0042 » (ou INV-, ou CRN-).
4. Montant reçu (TTC), avec ventilation TVA si multi-taux (rare ; généralement un seul taux).
5. Mode de paiement (Stripe / SEPA / manuel / remboursement).
6. Date de paiement — importante pour le timing TVA sur encaissements.
7. Identifiant de débit Stripe ou référence SEPA le cas échéant, pour la traçabilité médico-légale.
En-tête localisé :
- EN : « Receipt » - DE : « Quittung » (ou « Zahlungsbeleg ») - NL : « Kwitantie » (ou « Betalingsbewijs ») - FR : « Reçu » - ES : « Recibo » - PL : « Pokwitowanie »
Ventilation par taux de TVA (scénarios multi-tranches). Si un seul paiement couvre plusieurs taux de TVA (rare pour les freelancers — ne se produirait qu'avec le mécanisme de remplacement manuel), render_receipt_pdf produit un reçu par taux selon [D-083]. Pour 99% du travail freelance, c'est invisible — un seul taux, un seul reçu par paiement.
Troubleshooting
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The deposit invoice is the legal artefact that records VAT liability on an advance payment. Under EU VAT Directive Art. 65, the deposit becomes chargeable the moment the client pays — the deposit invoice is what the law requires you issue.
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The final invoice (INV-) — Schlussrechnung, facture de solde
The final invoice closes the project. It states the full work value, then explicitly references the deposit invoice and **deducts both the deposit amount and the deposit VAT**, so you don't pay tax twice. This deduction is mandated by §14 UStG and parallel rules across the EU.
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Marking a payment as paid manually — for SEPA, cash, wire, anything outside Stripe
When a payment lands outside the auto-detected channels (SEPA bank transfer, cash, foreign wire), use `Mark as paid manually` to record it. Clozo creates the receipt, fires confirmation emails, and preserves the audit trail.
Lifecycle
Status: Deposit paid — work can start
The deposit landed (Stripe webhook or manual confirmation). Clozo flips the status, queues the deposit receipt PDF, and starts a behind-the-scenes job to pre-render the final invoice. You can begin the work.
Lifecycle
Status: Awaiting final payment, then Paid
You've issued the final invoice. The client now owes the remaining balance (full amount minus the deposit they already paid). When the money lands, status flips to `Paid` and the final receipt is generated.