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Proposals & Invoices · Article 5.8

Modèles et devis récurrents — automatiser les tâches répétitives

Enregistrez un devis comme modèle pour éviter 80 % de saisie sur le suivant. Configurez un calendrier récurrent pour les missions au forfait qui se renouvelle mensuellement, trimestriellement ou selon la cadence de votre choix.

Après vos 3 à 5 premiers devis, des schémas apparaissent : des lignes similaires, des conditions de paiement similaires, la même cadence client. Les modèles et les calendriers récurrents vous permettent d'encoder ces schémas pour que les futurs devis prennent 30 secondes plutôt que 10 minutes. Ils se trouvent respectivement dans /templates et /recurring, tous deux sous Paramètres.

Step by step

  1. Enregistrez un modèle depuis n'importe quel devis.

    Depuis la page de détail du devis (n'importe quel statut, brouillons compris), cliquez sur Enregistrer comme modèle dans le menu Actions. Donnez-lui un nom descriptif (« Forfait mensuel », « Pack conception logo »).

  2. Utilisez un modèle.

    Cliquez sur + Nouveau devis → à l'étape 1 de l'assistant, choisissez dans le menu déroulant Commencer depuis un modèle. La plupart des champs se remplissent automatiquement ; choisissez le client et ajustez les dates.

  3. Configurez un calendrier récurrent.

    Ouvrez /recurring → + Nouveau calendrier. Choisissez le client, le modèle, la cadence, une date de départ. Activez auto_send uniquement si vous faites confiance à la stabilité de la cadence.

  4. Mettez en pause ou supprimez un calendrier.

    Depuis /recurring/{id}, désactivez Actif pour mettre en pause, ou Supprimer pour retirer. La suppression d'un calendrier n'affecte pas les devis déjà créés par lui.

Why this works this way

Les modèles sont stockés sous votre compte, pas par client. Un modèle capture la structure du devis : lignes (description, quantité, tarif, type), conditions de paiement par défaut, pourcentage d'acompte par défaut, langue par défaut, devise par défaut. Il ne capture pas le client (à qui vous l'adressez est décidé à chaque fois) ni les dates (début/fin sont spécifiques au projet). Quand vous commencez un devis depuis un modèle via le menu déroulant Commencer depuis un modèle à l'étape 1 de l'assistant, tous les champs capturés sont pré-remplis automatiquement ; vous choisissez le client, ajustez les dates et cliquez pour envoyer.

Les calendriers récurrents se superposent aux modèles. Un calendrier récurrent comporte : un client cible, un modèle à utiliser, une cadence (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle, intervalle personnalisé en jours), un bouton actif et un indicateur optionnel auto_send. Le planificateur Celery s'exécute quotidiennement à 09:00 UTC ; pour chaque calendrier actif dont le next_run_at est <= maintenant, il crée un nouveau devis depuis le modèle, l'adresse au client, définit les dates relatives à aujourd'hui (ex. project_start = aujourd'hui, project_end = aujourd'hui + 30 jours pour un forfait mensuel), et soit :

- Le crée en brouillon (auto_send=false, par défaut) : vous recevez une notification sur le tableau de bord « 1 devis récurrent prêt pour révision ». Vous l'ouvrez, vérifiez, cliquez sur Envoyer. - L'envoie (auto_send=true) : le devis est créé et envoyé immédiatement, l'e-mail part, la facture d'acompte se déclenche quand le client signe. Utilisez auto-send uniquement pour les clients de confiance où vous avez convenu de la cadence à l'avance.

Après chaque exécution, next_run_at avance de l'intervalle de cadence. Si le calendrier était mensuel et s'est exécuté le 15/04/2026, la prochaine exécution est le 15/05/2026.

Considérations sur l'auto-envoi. Avec auto-send activé, vous renoncez à la révision manuelle pour ce devis. Si vos lignes changent (hausse de tarif, nouveau régime TVA, portée différente), mettez à jour le modèle sous-jacent avant la prochaine exécution — sinon l'ancienne structure part automatiquement. De nombreux freelancers maintiennent auto-send désactivé et utilisent la notification quotidienne du tableau de bord comme étape de révision de 30 secondes.

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A Clozo proposal is a single legal document with seven moving parts: title, line items, deposit split, payment terms, language, dates, and the metadata that drives VAT and signatures.

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