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Proposals & Invoices · Article 5.8

Wenn der Kunde ablehnt (oder der Nachtrag abläuft)

Zwei Endzustände für einen nicht unterzeichneten Nachtrag: Der Kunde hat auf „Ablehnen" geklickt (optional mit Begründung) oder nach 14 Tagen ohne Aktion ist die Frist abgelaufen. In beiden Fällen bleibt der ursprüngliche Vertrag unverändert – und Sie können sofort einen neuen Nachtrag entwerfen.

Ablehnungen und Ablauffristen sind bewusst als unkomplizierte Sackgassen gestaltet. Sie machen den Vertrag nicht ungültig, bestrafen keine der Parteien und sperren Sie nicht von weiteren Versuchen aus. Das ursprünglich unterzeichnete Angebot gilt genau wie zuvor weiter; der fehlgeschlagene Nachtrag wird als historisches Artefakt in der Nachragsliste des Angebots aufgeführt, und Sie können jederzeit mit angepassten Bedingungen einen neuen Nachtrag entwerfen.

Step by step

  1. Ablehnungs- / Ablaufbenachrichtigung erhalten.

    Ablehnung → E-Mail + Timeline-Ereignis + rotes Badge im Panel für ausstehende Nachträge. Ablauf → keine E-Mail, nur Timeline-Ereignis + ausgegrautes Badge.

  2. Begründung lesen (falls vorhanden).

    Öffnen Sie unter /proposals/{id} den Bereich „Nachträge" und klicken Sie auf die Zeile des abgelehnten Nachtrags, um die Begründung zu sehen. Häufige Gründe: Preis, Umfangsunklarheiten, Timing, „Ich muss darüber nachdenken".

  3. Nächsten Schritt festlegen.

    Drei Möglichkeiten: (a) einen neuen Nachtrag mit angepassten Bedingungen entwerfen (häufigste Option), (b) zuerst außerhalb von Clozo mit dem Kunden sprechen, um den Einwand zu verstehen, dann entwerfen, (c) akzeptieren, dass der ursprüngliche Vertrag so gilt, wie er ist, und die Arbeit wie vereinbart fortsetzen.

  4. (Optional) Neuen Nachtrag entwerfen.

    Wählen Sie im Aktionspanel „Umfangsänderung vorschlagen". Der neue Nachtrag basiert auf dem aktuell gültigen Umfang (letzter unterzeichneter Zustand oder Original, wenn kein vorheriger unterzeichneter Nachtrag vorhanden) – abgelehnte / abgelaufene Nachträge werden nicht zur Grundlage, da sie nie unterzeichnet wurden.

Ein rotes Badge „Abgelehnt" oder ein graues Badge „Abgelaufen" in der Zeile des fehlgeschlagenen Nachtrags im Bereich „Nachträge". Das Panel für ausstehende Nachträge verschwindet (nicht mehr ausstehend). Das Dokumente-Dropdown ist unverändert gegenüber dem Stand vor dem Versand des Nachtrags. Wenn Sie einen neuen Nachtrag entwerfen, funktioniert der Assistent genau wie beim ersten Mal.

Why this works this way

Ablehnung: Der Kunde klickt auf den kleinen Ablehnen-Link unterhalb der Unterschreiben-Schaltfläche auf der öffentlichen Nachtragsseite, schreibt optional eine Begründung (Freitext, keine Längenbegrenzung, in der Anzeige bei ca. 500 Zeichen abgeschnitten) und bestätigt. Der Nachtragsstatus wechselt zu declined, declined_at und declined_reason werden gespeichert, die Post-Sign-Pipeline läuft NICHT (keine Dokumentänderungen), die dem Nachtrag beigefügte Vorschau-Schlussrechnung verbleibt im Status cancelled, und eine „Ablehnungsbenachrichtigung" mit der Begründung wird an Sie per E-Mail gesendet.

Abgelaufen: Ein täglicher Hintergrundjob um 03:00 UTC setzt jeden Nachtrag im Status sent oder viewed, der expires_at überschritten hat (berechnet zum Versandzeitpunkt als sent_at + 14 Tage), auf expired. Es wird keine E-Mail versendet (der Kunde hat sich offensichtlich nicht damit befasst); ein Timeline-Ereignis dokumentiert den Ablauf. Genau wie bei der Ablehnung werden keine Dokumentänderungen vorgenommen.

In beiden Fällen bleibt die Vorschau-Schlussrechnung (die während des Assistenten mit status=cancelled erstellt wurde, damit sie nicht mit der bestehenden aktiven Rechnung kollidiert) storniert. Sie wird nie gelöscht – sie ist ein Nachweis, dass dieser Nachtragsversuch stattgefunden hat, mit den vorgeschlagenen Zahlen im Prüfpfad sichtbar.

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