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Proposals & Invoices · Article 5.1

Wann ein Änderungsauftrag zu verwenden ist (vs. ein neues Angebot vs. Zurückziehen)

Es gibt drei Wege, einen Deal zu ändern: Änderungsauftrag erstellen, zurückziehen und erneut senden oder ein neues Angebot beginnen. Den falschen zu wählen, bricht entweder den Prüfpfad oder erschreckt den Kunden. Hier ist der Entscheidungsbaum.

Änderungsaufträge sind für den Moment konzipiert, in dem ein bereits unterzeichneter Vertrag geändert werden muss. Der Kunde hat eine Funktion hinzugefügt, einen Liefergegenstand entfernt, um einen Rabatt gebeten, oder Sie haben festgestellt, dass das ursprüngliche Angebot nach Beginn der Arbeit falsch war. Ohne Änderungsaufträge sind Ihre einzigen rechtlichen Optionen, einen neuen Vertrag zu beginnen oder über den alten zu streiten — beides unordentlich. Mit ihnen erstellen Sie ein frisch unterzeichnetes Dokument, das das ursprüngliche ersetzt, explizit auf es verweist und automatisch die richtige Rechnung oder Erstattung auslöst.

Step by step

  1. Den aktuellen Status prüfen.

    Unter /proposals/{id} das Badge ansehen. Entwurf oder Gesendet (noch nicht unterzeichnet) → Zurückziehen verwenden und bearbeiten. Unterzeichnet, Anzahlung bezahlt, In Arbeit, Schlusszahlung ausstehend, Bezahlt, Abgeschlossen → Umfangsänderung vorschlagen (Änderungsauftrag) verwenden.

  2. Bestätigen, dass die Änderung diesen Vertrag betrifft, nicht einen neuen.

    Faustregel: Wenn die Positionen noch dasselbe Projekt für denselben Kunden beschreiben, ändern. Wenn es ein separater Umfang ist (neues Projekt, Folgearbeit), ein neues Angebot erstellen — einfacher finanziell zu verfolgen und rechtlich sauberer.

  3. Sicherstellen, dass kein Änderungsauftragsentwurf bereits existiert.

    Nur ein offener Änderungsauftrag pro Angebot zu einem Zeitpunkt. Wenn ein vorheriger Entwurf noch vorhanden ist (Sie haben einen begonnen und nie gesendet), setzt der Assistent ihn fort, anstatt ein Duplikat zu erstellen.

  4. /proposals/{id}/amend öffnen.

    Im Aktionsbereich auf Umfangsänderung vorschlagen klicken. Der Assistent übernimmt von dort — siehe Artikel 7.3.

Bei jedem Angebot im Status Unterzeichnet oder später zeigt der Aktionsbereich Umfangsänderung vorschlagen. Wenn ein Änderungsauftragsentwurf bereits in Bearbeitung ist, lautet dieselbe Schaltfläche Änderungsauftragsentwurf fortsetzen. Zurückziehen ist nur in den Status Gesendet / Angesehen vorhanden; einmal unterzeichnet, verschwindet es (ein unterzeichneter Vertrag kann nicht rückgängig gemacht werden).

Why this works this way

Der Grund, warum dies rechtlich wichtig ist: Eine EU-Rechnung ist eine dauerhafte Rechtsaufzeichnung. Sie können sie nicht löschen, bearbeiten oder still ersetzen gemäß §14 UStG (Deutschland), CGI Art. 289 (Frankreich), Art. 6 Reglamento de Facturación (Spanien) oder BTW Art. 35 (Niederlande). Wenn sich der Vertrag ändert, müssen die Dokumente diese Änderung in einem Prüfpfad widerspiegeln, dem jeder Steuerprüfer folgen kann: ursprüngliche Rechnung → Stornorechnung → neue Rechnung. Clozos Änderungsauftrag-Fluss erstellt genau diesen Pfad. Ein „Ich bearbeite einfach die Rechnung"-Ansatz würde Ihre Bücher in jeder EU-Rechtsordnung ungültig machen.

Der „Zurückziehen und erneut senden"-Pfad ist nur offen, bis der Kunde unterschreibt. Sobald unterzeichnet, ist das Angebot ein Vertrag; Sie können nicht mehr so tun, als hätte es ihn nie gegeben. Der Änderungsauftrag ist der einzige legitime Weg nach vorne.

Troubleshooting

Keep reading

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The 4 delta branches: Δ+, Δ−, Δ=0, Δ_REFUND

Every signed amendment falls into one of four branches based on (a) the sign of the cost change and (b) whether the proposal was already paid. Each branch fires a different document chain. This is the central conceptual map for the entire amendment system.

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Creating an amendment (the 4-step wizard)

The amendment wizard at `/proposals/{id}/amend` walks you through line items, reason, preview, and email — in that order. Five minutes for a simple change, ten minutes for a complex one. The client doesn't see anything until you click Send on Step 4.

Lifecycle

Status: Sent — the proposal is in your client's inbox

You've clicked `Send`. The PDF is rendered, the email is on its way, the proposal number is assigned, and the audit trail starts here. Now you wait — until the client opens it (`Viewed`) or signs (`Signed`).

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